Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

Из таблиц 2.3 и 2.4 видны изменения основных финансово-экономических  показателей деятельности предприятия ООО "Украинская дистрибуционная компания". Как показал анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия ООО "Украинская дистрибуционная компания", его деятельность можно охарактеризовать положительно. Установлено, что состояние предприятия финансово устойчиво, но не всегда рентабельно. Предприятие увеличило свои активы, снизило затраты производства, вследствие чего уменьшилась производственная себестоимость, которая привела к увеличению чистой прибыли в 2010 г.

Собственный капитал  предприятия увеличился в 2011 г. на 2105,4 тыс. грн., а в 2012 г. – на 283,0 тыс. грн. Это связано с увеличением уставного капитала. Нераспределенная прибыль снизилась в 2011 г. на 1309,3 тыс. грн., затем в 2012 г. снизилась на 967,0 тыс. грн. Это связно со снижением объема производства и реализации продукции предприятия. Заемный капитал предприятия снизился в 2011 г. на 660,5 тыс. грн., а через год, в 2012 г. еще на 106,2 тыс. грн. Это произошло в связи с погашением задолженности по кредитам перед банковскими учреждениями.

Среднегодовая стоимость основных средств снизилась  в 2011 г. на 210,7 тыс. грн., через год, в 2012 г. – еще на 212,8 тыс. грн. Это связано со списанием основных средств предприятия вследствие его износа.

Выручка от реализации увеличилась в 2011 г. на 1001,4 тыс. грн., а через год, в 2012 г. еще на 588,6 тыс. грн. Это связано с увеличением  объема производства и реализации продукции. Себестоимость реализации также увеличилась в 2011 г. на 1247,0 тыс. грн., через год, в 2012 г. еще на 476,8 тыс. грн. Причинами этому могут быть увеличение цен на сырье, материалы и т.д., увеличение производства продукции.

Численность работников возросла незначительно, на 2 человека в 2011 г., но среднегодовая заработная плата, несмотря на это, увеличивалась  из года в год. Это говорит о  том, что на предприятие было принято  еще 2 работника, и были повышения  заработной платы.

Расходы операционной деятельности увеличились в 2011 г. на 402,5 тыс. грн., в 2012 г. еще на 411,4 тыс. грн. Это связано с увеличением  стоимости необходимых ресурсов. Расходы от финансовой деятельности увеличились в 2012 г. на 514,4 тыс. грн. по сравнению с 2011 г. В 2010 г. такие расходы отсутствовали. Причиной повышения расходов от финансовой деятельности послужили увеличение выплаченных процентов акционерам предприятия.

Валовая прибыль  снизилась в 2011 г. на 412,5 тыс. грн., а  через год, в 2012 г. увеличилась на 13,8 тыс. грн. Это связано с увеличение объема реализации продукции. Прибыль от операционной деятельности снизилась в 2011 г. на 928,5 тыс. грн., а через год, в 2012 г. – еще на 212,1 тыс. грн. Это связано с увеличением себестоимости продукции предприятия. Прибыль от обычной деятельности снизилась в 2011 г. на 1617,5 тыс. грн., а через год, в 2012 г. еще на 817,1 тыс. грн. Чистая прибыль снизилась в 2011 г. на 1313,5 тыс. грн., а через год, в 2012 г. чистая прибыль снизилась на 713,2 тыс. грн., что является отрицательным аспектом для предприятия. Следует заметить, что убыток предприятие получило в целом за год. Но в отдельных кварталах 2012 г. у предприятия бала прибыль и был уплачен налог на прибыль.

Производительность  труда работников предприятия в 2011 г. увеличивалась на 16,9 грн., затем, в 2012 г. - еще на 23,5 грн. Это связано с увеличением объема производства продукции. Фондоотдача увеличивалась из года в год: сначала в 2011 г. на 3,4, затем, в 2012 г. - на 2,1. Это связано со снижением износа основных средств предприятия.

 

 

2.2. Внутренний аудит расчетов с подотчетными лицами

Последовательность  и основные направления внутреннего  аудита расчетов с подотчетными лицами:

1. Проверка соблюдения  правил выдачи авансов подотчетным  лицам осуществляется методом нормативной проверки по датам выдачи из кассы, объемам сумм, целевым назначениям.

2. Проверка целесообразности, правомерности и правильности  оформления командировок отдельных  работников. При этом целесообразно  применять методы анализа и логической взаимосвязи производственной деятельности предприятия, выполняемых работ и компетенции подотчетного лица, целевой задачи и сроков командировки, фактического выполнения.

3. Контроль отчетов  об использовании средств, выданных  на командировку или под отчет на полноту и достоверность документов по затратам, которые подлежат возмещению подотчетному лицу и оформление документов. Осуществляется визуальная проверка наличия основных реквизитов документов соответственно действующему законодательству о документации подобных операций. Особое внимание обращается на то, нет ли в них исправлений, или не принадлежат они к фиктивным или таким, что не могут быть основанием для возмещения затрат по командировке.

4. Проверка правильности  определения размеров возмещения затрат на командировку по отчетам об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Особое внимание обращается на соблюдение установленных законодательством норм суточных при командировках в пределах страны и за границу при включении в документы на оплату жилья стоимости питания в отелях.

5. Контроль обоснованности  бухгалтерских записей в журнале  № 3 при отображении операций  по выдаче авансов, возвращение  неиспользованных сумм, списание  за счет соответствующих источников  средств (на затраты производства, административные затраты, затраты на сбыт или другие затраты). При этом контролируется правильность определения корреспонденции счетов, исходя из содержания хозяйственной операции, отображенной в первичном документе. Особое внимание обращается на правомерность и обоснованность внесения исправлений, корректирование ошибок за прошлые периоды.

6. Заканчивая  проверку операций по журналу-ордеру  № 3 за месяц, нужно проверить  правильность обобщений (итогов  оборотов за месяц), определение  остатков в разрезе подотчетных лиц на конец месяца и соответствия их данным на начало месяца в журнале-ордере в следующем месяце, а также данным Главной книги относительно объемов оборотов по дебету и кредиту и остатков.

7. Проверка состояния  контроля бухгалтерии за своевременностью расчетов (контроль сроков сдачи отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет и неиспользованных остатков авансов).

В случае допущения  ошибок в учете, проверяющие имеют  право требовать от руководства  предприятия приведения учета в соответствие с действующим законодательством, устанавливать сроки выполнения этой работы. Проверяющие не должны возобновлять учет на предприятии, которое подлежит контролю, и проводить проверку по возобновленному им же учетом.

В условиях формирования рыночной инфраструктуры большое значение приобретает контроль соблюдения законодательных норм относительно осуществления расчетных операций, в частности расчетов с подотчетными лицами. Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляют сплошным способом.

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

- проверка соблюдения  правил выдачи авансов; 

- контроль за  своевременностью сдачи отчетов  об использовании средств, выданных  на командировку или под отчет; 

- проверка правильности использования подотчетных сумм и оформление документов, добавленных к отчетам об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, а также своевременности возвращения неизрасходованных сумм.

Кроме того, задачей  контроля является выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения затрат.

Источниками контроля являются: приказы и распоряжения предприятия, отчеты об использовании  средств, выданных на командировку или  под отчет с приложенными к  ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета со счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами". Сальдо этого счета может быть как дебетовым, так и кредитовым. Проверяется, своевременно ли подотчетное лицо подало отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет и приложенные к этому отчету: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке (с отметками об убытии и прибытии), железнодорожный и другие билеты, копии товарных чеков.

Отчет об использовании  средств, выданных на командировку или  под отчет бухгалтерия проверяет  как с точки зрения правильности его оформления и арифметических подсчетов, так и по сущности, то есть правильность и законность затрат каждой суммы, указанной в отчете. О проверке делается запись на бланке отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, после чего последний утверждает руководитель предприятия. Остаток неиспользованных сумм подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия.

Проверяющему  следует установить, определен ли круг лиц, которые имеют право  получать подотчетные суммы. Дальше проверяющий требует сдачи в  бухгалтерию отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. К лицам, которые не отчитались за полученные деньги в подотчет, применяют мероприятия по погашению задолженности из начисленной заработной платы или через суд или прокуратуру. Кроме того, проверка выясняет, не было ли случаев выдачи авансов при наличии задолженности за ранее полученные суммы или выдачи денег лицам, которые не числятся в штате. Также следует проверить, не выдавался ли аванс в размере, который значительно превышает потребность. Из выручки выдавать аванс под отчет не разрешается. Проверяющий сверяет аналитический и синтетический учет на счете 372 "Расчеты с подотчетными лицами", потом начинает сплошную проверку документов.

Эффективность внутреннего  аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию.

Тесты проверки состояния  систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО "Украинская дистрибуционная компания" представлены в таблице 2.5.

Таблица 2.5

Тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии  ООО "Украинская дистрибуционная  компания"

Содержание  вопроса или объект исследования	Содержание  ответа (результат проверки)	Выводы аудитора
Имеется ли приказ руководителя об определении круга  подотчетных лиц, сроках отчетности и подотчетных суммах?	Приказ о  закреплении подотчетных лиц, сроках отчетности имеется	Контроль удовлетворительный
Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций?	Порядок расчетов наличными денежными средствами соответствует законодательству	Контроль удовлетворительный
Своевременно  ли сдаются отчеты об использовании  средств, выданных на командировку или  под отчет в бухгалтерию организации?	Сроки отчетности соблюдаются и не противоречат законодательству	Необходимо  усилить контрольные функции
Проверяются ли отчеты об использовании средств, выданных на командировку или под отчет  по форме и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка отчетов и прилагаемых к ним документов?	Проверяются при  отражении подотчетных сумм в  бухгалтерском учете	Необходимо  провести выборочную проверку
Используются  ли типовые формы первичных документов?	Соответствуют	Контроль удовлетворительный
Применяются ли специализированные компьютерные программы  для расчетов с подотчетными лицами?	Используется  программа 1С:Бухгалтерия	Контроль удовлетворительный
Осуществляется  ли контроль лимита расчетов наличными  между юридическими лицами?	Расчет наличными  не превышают установленного лимита	Провести выборочный контроль
Какие документы  ведутся по аналитическому учету  расчетов с подотчетными лицами?	Ведутся ведомости  аналитического учета	Провести инспектирование  аналитического учета
Нарушаются  ли сроки возврата подотчетных сумм и выдачи перерасхода?	Отсутствуют нарушения  в соблюдении сроков	Контроль удовлетворительный
Правильно отражаются на счетах бухгалтерского учета расчеты  с подотчетными лицами?	Порядок ведения  бухгалтерского учета соответствует действующему законодательству	Провести тестирование записей в соответствии с Планом счетов

 

Таким образом, по результатам опроса у проверяющего, складывается определенное мнение о  состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

 

 

2.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами

Перед началом  основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить  примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Взаимоувязка аналитический и синтетический данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии.

Приступая к  проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

- кто ведет  учет расчетов с подотчетными  лицами (должность, образование,  стаж работы по специальности,  нет ли родственных связей  с руководителем, кассиром организации);

- имеется ли  в наличии нормативная база  для работы бухгалтера;

- кому подотчетен  бухгалтер и кто его проверяет  по исполняемой работе;

- имеется ли  утвержденный руководителем организации  список (круг) подотчетных лиц (круг  подотчетных лиц определяется  в начале года и список по ним утверждается руководителем организации).

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 372 "Расчеты с подотчетными лицами" в журнале-ордере № 3, Главной книге  и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой  проведения проверки. При наличии расхождений выявить их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 3, необходимо выявить:

- суммы выдаваемых  под отчет авансов;

- имеются ли  приказы (распоряжения) о направлении  работников в командировку;

- назначение  и фактическое использование  авансов;

- сроки представления  отчетов об использовании средств,  выданных на командировку или  под отчет;

- имеются ли  командировочные удостоверения  с отметками о местах пребывания  согласно заданию;

- правильность и своевременность составления (представления) отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет;