Аудит расчетов с подотчетными лицами

Срок отчетности не может превышать трех рабочих  дней по истечении срока, на который  выданы деньги, или со дня возвращения  из командировки. При этом аудитор  должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Кроме того, осуществляется сверка документов, прилагаемых к  отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, с  данными, отраженными в отчете об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Проверке подвергаются отчеты об использовании средств, выданных на командировку или под отчет и прилагаемые к ним документы: товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, справки, счета, накладные, квитанции и т.д.

В процессе проверки отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под  отчет детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение материально-производственных запасов, командировочные и представительские расходы, операции по приобретению горюче-смазочных материалов.

Аудиторские процедуры  проверки хозяйственных операций, осуществленных подотчетными лицами, представлены в  таблице 2.9.

Таблица 2.9

Аудиторские процедуры  проверки хозяйственных операций, осуществленных подотчетными лицами

Содержание  операции	Аудиторские процедуры
Поступление материально-производственных запасов	Проверка наличия  платежных и расчетных документов (товарного чека, накладной, кассового  чека, квитанции к приходному кассовому ордеру). Контроль наличия  записей о наименовании приобретенных  ценностей и подтверждение производственного  характера расходов.
Командировочные расходы	Контроль наличия  документов, подтверждающих командировочные  расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения и их соответствия требованиям. Проверка наличия  служебного задания для направления  в командировку и отчета о его  выполнении для определения источника  финансирования расходов и их признания в учете. Проверка оправдательных документов, подтверждающих расходы (счет-фактура  гостиницы, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру, билеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, автомобильной стоянки, за право  въезда на территорию города)
Операции по приобретению горюче-смазочных материалов	Установление  производственного характера расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации, по данным кассовых чеков  об оплате бензина, дизельного топлива  и смазочных масел. Подтверждение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов актами о расходе и путевыми листами
Представительские расходы	Проверка правомерности  и документального оформления расходов (проведение официального приема, транспортное обеспечение представителей, буфетное обслуживание участников переговоров, оплата услуг переводчиков). Установление  наличия приказа руководителя и  отчета о представительских расходах, перечня участников и программы  мероприятия, авансового отчета с прилагаемыми документами (товарным и кассовым чеком, закупочным актом и др.) Проверка обоснованности расходов статей затрат для их подтверждения  в бухгалтерском и налоговом  учете

 

При проверке отчетов  об использовании средств, выданных на командировку или под отчет  обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов с наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к отчетам об использовании средств, выданных на командировку или под отчет подотчетных лиц.

На заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 372 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере № 3.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 37 «Расчеты с подотчетными лицами»  по данным Главной книги. Сальдо по счету 37 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца, и обороты по счету в аналитическом  и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с  подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка  выдачи подотчетных сумм:

- отсутствует приказ  руководителя, устанавливающий порядок  выдачи работникам подотчетным  средств;

- в приказе о порядке  выдачи подотчетных средств не  установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

- выдача денежных средств  лицам, не указанным в списке  лиц, которым в соответствии  с приказом руководителя предприятия  могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

- выдача денежных сумм  из кассы под отчет лицам,  не являющимся работниками предприятия;

- выдача денег под  отчет лицам, не рассчитавшимся  по ранее выданным авансам;

- списание подотчетных  сумм за счет чистой прибыли  предприятия;

- несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям,  на которые они были выданы;

- допускается передача  полученных под отчет наличных  денег одним работником другому.

2. Нарушения при оформлении  командировочных расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- отсутствие командировочных  удостоверений с отметкой в  месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных  норм командировочных расходов;

- отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

- отсутствие аналитического  учета командировочных расходов  в пределах норм и сверх  норм.

4. Нарушения при приобретении  материальных ценностей, оплате  работ, услуг подотчетными лицами:

- выделение сумм налога  на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

- списание на затраты  сумм налога на добавленную  стоимость от стоимости материальных  ценностей, приобретенный через  подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка  учета представительских расходов:

- несоответствие фактического  размера представительских расходов  утвержденной смете (или ее  отсутствие);

- отсутствие учета  представительских расходов в  пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка  ведения синтетического учета  расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление  бухгалтерских проводок по операциям  расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода;

- журнал-ордер № 7 ведется  не по каждому подотчетному  лицу и выданной сумме одновременно;

- несоответствие записей  в отчетах об использовании  средств, выданных на командировку  или под отчет и журнале-ордере  № 7.

7. Нарушения в форме  и реквизитах первичных документов.

Таким образом, изучение типичных ошибок, которые допускаются  на предприятиях во время расчетов с подотчетными лицами дает возможность  утверждать, что большинство таких  ошибок происходит из-за сложности  в бухгалтерском учете, в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля над расчетами с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

РАЗДЕЛ 3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ  АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Ход аудиторской проверки и ее результаты должны быть документально оформлены. Документальное оформление аудита считается одним из наиболее важных условий его квалифицированного проведения. Основной целью подготовки рабочих документов является подтверждение того, что аудиторская проверка была проведена в соответствии с принятыми принципами аудита.

Рабочие документы аудитора должны отвечать ряду определенных требований:

- содержать достаточно полную  и детальную информацию, чтобы  другой аудитор, который не  брал участия в этой проверке, мог составить четкое представление  о выполненной работе и подтвердить  выводы этой проверки;

- документы должны быть составлены  в ходе проверки, составление  их после завершения проверки  и подготовки аудиторского вывода  не допускается;

- должны учитывать информацию  не только отчетного периода,  что проверяется, но и данные  предыдущих периодов;

- давать возможность оценить  финансовую отчетность согласно  установленным критериям и признакам  содержать информацию необходимую  или полезную при следующих  аудиторских проверках;

- отображать состояние и оценку  системы внутреннего контроля  на предприятии и степень доверия к ней;

- фиксировать проведенные аудиторские  процедуры из проверки и оценки  системы бухгалтерского учета  клиента, соблюдения принятой  учетной политики, и соответствие  бухгалтерского учета установленным  принципам, стандартам, требованиям и действующему законодательству;

- документы должны быть составлен  четко и разборчиво, сокращение  или условны обозначения, которые  используются, должны быть объяснены.

Требования к рабочим документам аудитора определяют их обязательные реквизиты: название аудиторской фирмы, название предприятия-клиента, название документа, период проверки, содержание (изложение аудиторских процедур, методы и приемы аудиторской проверки, получено результаты, вывод аудитора по факту проверки), порядковый номер, номер страницы, в аудиторском досье, фамилия аудитора, что составил документ, его подпись и дата составления документа.

На основе проведенной проверки подготавливается аудиторское заключение.

 

Отчет аудиторской фирмы/аудитора исполнительному органу ООО "Украинская дистрибуционная компания"

1. Нами проведен аудит бухгалтерской  отчетности ООО "Украинская дистрибуционная компания" за 2012 г.

2. При планировании и проведении  аудита отчетности, указанной в  параграфе 1 настоящей части, нами  рассмотрено состояние внутреннего контроля у ООО "Украинская дистрибуционная компания". Ответственность за организацию и состояние внутреннего контроля несет исполнительный орган ООО "Украинская дистрибуционная компания".

3. Мы рассмотрели состояние внутреннего  контроля исключительно для того, чтобы определить объем работ, необходимых для формирования аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности. Проделанная в процессе аудита работа не означает проведения полной и всеобъемлющей проверки системы внутреннего контроля ООО "Украинская дистрибуционная компания" с целью выявления всех возможных недостатков.

4. Наше мнение о достоверности  отчетности, указанной в параграфе  1 настоящей части, приведено в  следующей части Аудиторского  заключения. Нами не обнаружены  никакие серьезные нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского учета и подготовки бухгалтерской отчетности, которые могли бы существенно повлиять на достоверность бухгалтерской отчетности.

5. При проведении аудита отчетности, указанной в параграфе 1 настоящей части, нами рассмотрено соблюдение ООО "Украинская дистрибуционная компания" применимого законодательства Украины при совершении финансово-хозяйственных операций. Ответственность за соблюдение применимого законодательства Украины при совершении финансово-хозяйственных операций несет исполнительный орган ООО "Украинская дистрибуционная компания".

6. Мы проверили соответствие  ряда совершенных ООО "Украинская дистрибуционная компания" финансово-хозяйственных операций применимому законодательству исключительно для того, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений. Однако цель проведенного нами аудита бухгалтерской отчетности не состояла в том, чтобы выразить мнение о полном соответствии деятельности ООО "Украинская дистрибуционная компания" законодательству. Поэтому такое мнение мы не высказываем.

7. Результаты проведенной нами  проверки показывают, что проверенные финансово-хозяйственные операции осуществлялись ООО "Украинская дистрибуционная компания", во всех существенных отношениях, в соответствии с указанным в предыдущем параграфе настоящей части законодательством.

 

Заключение  внутреннего аудитора руководству ООО "Украинская дистрибуционная компания" о бухгалтерской отчетности ООО "Украинская дистрибуционная компания" за 2012 г.

1. Нами проведен аудит прилагаемой  бухгалтерской отчетности ООО "Украинская дистрибуционная компания" за 2012 г. Данная отчетность подготовлена исполнительным органом ООО "Украинская дистрибуционная компания".

2. Ответственность за подготовку данной отчетности несет исполнительный орган ООО "Украинская дистрибуционная компания". Наша обязанность заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основе проведенного аудита.

3. Мы проводили аудит в соответствии  с Законом Украины «Об аудиторской  деятельности». 

Аудит планировался и проводился таким  образом, чтобы получить достаточную  уверенность в том, что бухгалтерская  отчетность не содержит существенных искажений. Аудит включал проверку на выборочной основе подтверждений числовых данных и пояснений, содержащихся в бухгалтерской отчетности. Мы полагаем, что проведенный аудит дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности данной отчетности.