Аудит расчетов с подотчетными лицами

- правильность  возмещения командировочных расходов  и затрат на операционно-хозяйственные  нужды;

- правильность  составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

- своевременность  погашения задолженности по ранее  выданным авансам;

- наличие оправдательных  документов по всем операциям

Необходимо  также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.

При сплошной проверке отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под  отчет подотчетных лиц требуется  проверить:

- подписываются  ли отчеты бухгалтером и утверждаются ли руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации.

- полноту и  действительность прилагаемых документов. Часто допускают ошибку, прилагая к отчету недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов) или списывая на себестоимость выданные подотчетным лицам суммы на горюче-смазочные материалы, технический ремонт, приобретение запасных частей и ремонтных материалов без оправдательных документов. В то же время к отчетам не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Выявляя такие факты, аудитор должен признать списание сумм на затраты необоснованными.

Состав первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это отчеты об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- отчеты об  использовании средств, выданных  на командировку или под отчет;

- приказы о  направлении сотрудников в командировки;

- командировочные удостоверения;

- копии загранпаспортов  с отметками о пересечении  границы;

- список лиц,  которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

- сметы представительских  расходов;

- приказы об  утверждении смет представительских  расходов;

- оправдательные первичные документы;

- приходные  и расходные кассовые ордера.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят  свое отражение в следующих бухгалтерских  регистрах:

- журнал-ордер  № 3, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

- главная книга;

- иные регистры  аналитического и синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами, в зависимости от принятой  на предприятии форме учета.

Определение уровня существенности представим в таблице 2.6.

Таблица 2.6

Определение уровня существенности

Базовые показатели	Значение базового показателя	Доля, %	Значение, приемлемое для нахождения уровня существенности, тыс. грн.
Балансовая прибыль предприятия	2769	5	139
Выручка (нетто) без НДС, акцизов и других платежей	46431	2	929
Валюта баланса	64731	2	1295
Собственный капитал	42458	10	4246
Общие затраты  предприятия	46345	2	927

 

Среднее арифметическое показателей  в графе 4 составляет (139 + 929 + 1295 + 4246 + 927) / 5 = 1507 тыс. грн.

Наименьшее значение отличается от среднего на (1507 - 139) / 1507 100% = 90,8%

Наибольшее значение отличается от среднего на (4246 - 1507) / 1507 100% = 182%

Поскольку и в том, и в другом случаях отклонение наибольшего  и наименьшего показателей от среднего и от всех остальных является значительным, принимаем решение отбросить значения 139 тыс. грн. и 4246 тыс. грн. и не использовать их при дальнейшем усреднении. Находим новую среднюю величину:  (929 + 1295 + 927) / 3 = 1050,33 тыс. грн.

Таким образом, величина 1050 тыс. грн. является единым показателем уровня существенности, который является максимально допустимым показателем бухгалтерской ошибки по итогам проведенной проверки.

Другим элементов деятельности при планировании аудита является оценка аудиторского риска. Риск аудитора означает вероятность того, что бухгалтерская отчетность организации может содержать не выявленные существенные ошибки и искажения после подтверждения ее достоверности или что она содержит существенные искажения, когда на самом деле таких искажений в бухгалтерской отчетности нет.

Уровень внутрихозяйственного риска (ВХР) на основе проведенного тестирования СВК оценим в 80%. Тестирование системы  бухгалтерского учета показало, что  по отдельным бухгалтерским операциям  внутренний контроль на среднем уровне, как следствие, появление  единичных  и случайных ошибок. Итак, риск средств контроля (РК) определим в размере 50%. Между риском необнаружения (РН) и комбинацией внутрихозяйственного риска и риска средств контроля существует обратная связь. Определим уровень риска необнаружения ниже среднего, а значит, следует проводить аудиторскую проверку более детально, модифицировать аудиторские процедуры. Уровень риска необнаружения составит 10%.

Планируемый аудиторский  риск:

ПАР = ВХР х  РК х РН     (4.1)

ПАР = (0,8 х 0,5 х 0,1) х 100% = 4%

Содержание  общего плана аудита оформляется  в виде таблицы. В общем плане  аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании  результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита. Содержание общего плана оформляется в виде таблицы. Общий план аудита расчетов с подотчетными лицами за 2012 год на предприятии ООО "Украинская дистрибуционная компания" представлен в таблице 2.7.

Таблица 2.7

Общий план аудита расчетов с подотчетными лицами за 2012 год

 ООО "Украинская  дистрибуционная компания"

                          с 04.11.2013 гг. по 27.11.2013 гг.

                                                   160 человек

                                                   Агеева Н.В.

№ п/п	Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнитель
1	Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы  на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия	04.11.2013 -08.11.2013 гг.	Агеева Н.В.
2	Проверка  получения  под отчет сумм денежных средств  лицами, не отчитавшимися по ранее  полученным авансам	11.11.2013 -13.11.2013 гг.	Агеева Н.В.
3	Проверка полноты  оправдательных документов по командировкам, приложенных к отчетам об использовании средств, выданных на командировку или под отчет	18.11.2013 -20.11.2013 гг.	Агеева Н.В.
4	Проверка правильности ведения аналитического учета представительских  расходов в пределах и сверх норм	21.11.2013 -22.11.2013 гг.	Агеева Н.В.
5	Проверка соответствия записей в отчетах об использовании средств, выданных на командировку или под отчет и журнале-ордере № 3 «Расчеты с подотчетными лицами»	25.11.2013 -27.11.2013 гг.	Агеева Н.В.

Перед началом  основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.

Разработка  программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и  разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный  перечень аудиторских процедур.

Программа аудита и аудиторские процедуры проверки расчетов с подотчетными лицами за 2012 год на предприятии ООО "Украинская дистрибуционная компания" представлена в таблице 2.8.

Таблица 2.8

Программа аудита и аудиторские процедуры проверки расчетов с подотчетными лицами за 2012 год на предприятии ООО "Украинская дистрибуционная компания"

Объем аудита	Аудиторские процедуры
1. Аудит приказов  руководителя организации	1.1. Определение  наличия приказов руководителя  организации о закреплении подотчетных  лиц, отчетности по подотчетным  суммам и порядка выдачи подотчетных  сумм 1.2. Исследование  приказов по существу на соответствие  действующему законодательству
2. Аудит оформления  первичных документов	2.1. Определение  степени унификации первичных  документов по учету расчетов  с подотчетными лицами 2.2. Проверка  учета выдачи и возврата подотчетных  сумм 2.3. Проверка  правильности оформления отчетов  об использовании средств, выданных на командировку или под отчет и приложенных к ним оправдательных документов 2.4. Проверка  правильности документального оформления  расходов
3. Аудит расчетов  с подотчетными лицами	3.1. Аудит выдачи  подотчетных сумм лицам, установленным приказом руководителя организации 3.2. Аудит своевременности  отчетности по подотчетным суммам 3.3. Аудит законности  операций и остатков по подотчетным  суммам, числящимся в подотчете  работников организации
4. Аудит налогообложения  расходов, произведенных через подотчетных лиц	4.1. Аудит правильности  начисления налогового кредита  по НДС 4.2. Аудит законности  и правомерности отнесения расходов, осуществленных через подотчетных  лиц для целей налогообложения  налога на прибыль
5. Аудит организации  аналитического учета расчетов с подотчетными лицами	5.1. Проверка  достоверности подотчетных сумм, отраженных в аналитической ведомости  по счету 37 "Расчеты с подотчетными  лицами" 5.2. Проверка  наличия задолженности по подотчетным  суммам
6. Аудит достоверности сальдо по счету 37 "Расчеты с подотчетными лицами"	6.1. Проверка  правильности отражения оборотов  по счетам и субсчетам в  Главной книге с аналогичными  показателями регистров синтетического  и аналитического учета

 

На начальном  этапе аудита необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя.

Далее осуществляется проверка документального оформления отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. В ходе проверки обращается внимание:

- на порядок  оформления отчетов об использовании  средств, выданных на командировку  или под отчет;

- на порядок  оформления командировочных расходов (в том числе за рубеж);

- на случаи  передачи подотчетных сумм другому  лицу;

- на факты  несвоевременности возврата подотчетных  сумм и сдачи отчетов об  использовании средств, выданных  на командировку или под отчет  в бухгалтерию;

- на порядок  отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная  проверка отчетов об использовании  средств, выданных на командировку или  под отчет предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

При проверке отчетов  об использовании средств, выданных на командировку или под отчет по форме осуществляется тестирование отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет организации по признакам соответствия унифицированной форме и правилам заполнения документов. При этом анализируются: наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода; факт указания назначения аванса; наличия подписей; порядок заполнения оборотной стороны отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Методика документальной проверки отчетов об использовании  средств, выданных на командировку или  под отчет по существу заключается  в проверке законности отраженных в  учете операций с подотчетными лицами. При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах и в отчетах об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.