Бухгалтерский учет дебиторской и кредиторской задолженности

По кредиту субсчета 75/1 отражается стоимость фактически поступивших вкладов учредителей в корреспонденции с дебетом счетов по учету денежных средств, а так же счетов 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 10 «Материалы» и т.п. в зависимости от содержания вклада. Внесенные материальные ценности приходуются в оценке по договоренности учредителей, которая фиксируется в учредительных документах.

Если в качестве вклада вносится имущество (денежные средства), оцененное в учредительных документах в иностранной валюте, то задолженность по данному вкладу начисляется в рублях в оценке имущества по официальному курсу на дату подписания учредительных документов. При оприходовании поступившего имущества оно оценивается в рублях по официальному курсу на дату оприходования. Курсовые разницы в рублевой оценке данного имущества, возникшие в связи с изменением курса валют на указанные даты, отражаются по счету 75 в корреспонденции со счетом 83 «Добавочный капитал».

Предоставление учредителем в качестве вклада права пользования зданиями, сооружениями и оборудование, отражается записью по кредиту счета 75 и дебету счета 04 «Нематериальные активы». Одновременно на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» принимается балансовая стоимость указанных зданий, сооружений и оборудования.

Активно-пассивный счет 75 имеет развернутое сальдо. Субсчет 75/1 имеет дебетовое сальдо, равное дебиторской задолженности за учредителями по вкладам в уставный капитал. В течение первого года деятельности данное сальдо должно стать нулевым. Субсчет 75/2 имеет кредитовое сальдо, равное задолженности организации перед участниками (учредителями) по выплате доходов (дивидендов). Аналитический учет по счету 75 ведется по каждому учредителю, кроме учета расчетов с акционерами - собственниками акций на предъявителя в акционерных обществах.

 

1.4 Дебиторская  задолженность за подотчетными  лицами

 

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, называются подотчетными лицами.

Дебиторская задолженность за подотчетными лицами начисляется по факту получения данными лицами авансовых подотчетных сумм и погашается при полном расчете по данным суммам. Выданные под отчет суммы должны расходоваться строго по назначению, передача их одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Подотчетные суммы на командировочные расходы выдаются на основании приказа руководителя или заявления подотчетного лица с разрешительной подписью руководителя. В этом документе указывается срок, на который выдаются подотчетные суммы. На основании приказа и с учетом действующих норм расходов в бухгалтерии составляется смета.

Данная смета утверждается и на ее итог оформляется расходный кассовый ордер. Кассир выдает подотчетному лицу подотчетную сумму в качестве аванса. Если характер командировки предусматривает необходимость каких-либо дополнительных производственных расходов (телефонных переговоров, провоза багажа),руководителем организации до направления работника в командировку оформляется соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов.

Положением «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», утвержденным Центральным банком РФ 25 июня 1997 года №62 (в редакции от 20 августа 2002г), предусмотрена возможность выдачи организациями наличной иностранной валюты для оплаты расходов по загранкомандировкам. Наличная валюта может быть выдана организацией с ее текущего валютного счета из средств, полученных ею в результате осуществления хозяйственной деятельности. Валютное законодательство РФ разрешает организациям приобретать иностранную валюту для оплаты командировочных расходов на внутреннем валютном рынке (Инструкция Банка России «О порядке обязательной продажи предприятиями, объединениями, организациями части валютной выручки через уполномоченные банки и проведения операций на внутреннем валютном рынке Российской Федерации», утвержденная приказом ЦБ РФ от 29 июня 1992 г. №7 с последующими изменениями и дополнениями).

Положением №62 определено, что организации могут покупать наличную иностранную валюту за рубли только через уполномоченные банки в безналичном порядке. Покупка наличной иностранной валюты (через обменные пункты) для оплаты командировочных расходов запрещена.

Расчеты с подотчетным лицом отражаются в учете в рублях путем пересчета иностранной валюты в рубли в установленном порядке с выявлением курсовой разницы. При наличии у командированного работника задолженности по авансу, она может быть погашена (по согласованию с организацией) в соответствующей сумме в рублях или иностранной валюте по курсу на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчета).

При этом в бухгалтерском учете на эти суммы делается запись:

Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч.71 «расчеты с подотчетными лицами».

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать следующее:

платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделке 100000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. №1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»);

платежи должны вноситься в кассу организации-продавца;

при покупке товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательно или соглашением сторон;

при покупке у физического лица сделка оформляется договором купли-продажи, который содержит данные физического лица - продавца товаров;

при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительство продавца, наименование продуктов и т.д.);

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т сч. 50 «Касса»

выданы денежные средства под отчет;

Д-т сч. 10 «Материалы», 19 «НДС по приобретенным ценностям», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.

К-д сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;

Д-т сч. 10 «Материалы», 41 «Товары»

К-д сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях;

Д-т сч. 50 «Касса»

К-д сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

возвращен неиспользованный аванс;

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-д сч. 50 «Касса»

выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

Денежные средства также могут быть выданы работнику на представительские расходы, состав которых для целей налогообложения установлен ст.264 главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.

В состав представительских расходов включаются затраты, связанные с проведением официального приема (завтрак, обед или другие аналогичные мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Расходы командированных работников по оказанию представительских услуг включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) по соответствующей статье общехозяйственных расходов. К представительским расходам не относятся расходы по организации развлечения и отдыха, профилактике или лечения заболеваний. Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот период. При превышении норм, установленных главой 25 НК РФ, сумма превышения для целей налогообложения не включается в состав прочих расходов и, следовательно, увеличивает сумму налогооблагаемой прибыли.

При этом в бухгалтерском учете делают записи:

Д-т сч. 71 «Расчет с подотчетными лицами»

К-т сч. 50 «Касса»

выданы денежные средства под отчет на представительские расходы;

Д-т сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», 26 «Общехозяйственные расходы»

К-т сч. 71 «Расчет с подотчетными лицами»

отнесены представительские расходы, в том числе НДС по услугам;

Д-т сч. 50 «Касса»

К-д сч. 71 «Расчет с подотчетными лицами»

возвращен в кассу неиспользованный аванс;

Д-т сч.71 «Расчет с подотчетными лицами»

К-т сч. 50 «Касса»

выданы денежные средства в счет перерасхода по авансовому отчету.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет и оправдательные документы в установленный сроки не возвратило в кассу остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерская служба вправе произвести удержания из сумм оплаты труда данного лица, в погашении начисленной за ним дебиторской задолженности.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета 71 отражаются суммы денежных средств, выданных работникам под отчет (данной проводкой начисляется дебиторская задолженность за работником) или в счет компенсации произведенных расходов - в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

С кредита данного счета списываются:

израсходованные суммы согласно отчету работника - в корреспонденции с дебетом счетов учета ценностей и затрат, в зависимости от направления расходования средств. Данной проводкой погашается (частично) дебиторская задолженность за подотчетным лицом;

возвращенные в кассу остатки подотчетных сумм, не израсходованные работником, - в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса». Данной проводкой погашается дебиторская задолженность за подотчетным лицом;

суммы, не возвращенные работником в установленные сроки и подлежащие взысканию, - в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 71 имеет развернутое сальдо. Дебетовая часть отражает сумму дебиторской задолженности за одними подотчетными лицами, кредитовая часть отражает сальдо суммы, не возмещенной другими лицами (перерасхода, кредиторская задолженность). Данные задолженности не могут быть взаимно погашены, так как относятся к разным лицам.

 

1.4 Претензионные  отношения с контрагентами

 

В процессе приобретения (заготовления) товарно-материальных ценностей и взаимодействия с контрагентами, организация может выявить следующие нарушения договорных условий:

несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, обнаруженные при проверке расчетных документов; недостачу сверх норм естественной убыли, другие нарушения условий договора об ассортименте, упаковки и проч., обнаруженные при приемке поступивших ценностей;

несоответствие качества поступивших ценностей стандартам, техническим условиям, заказу, обнаруженное в процессе приемки, хранения, производства и эксплуатации.

В этих случаях организация предъявляет претензии своим контрагентам, требуя передать недостающее количество товара, заменить, либо исправить некачественный товар, доукомплектовать, вернуть уплаченные ранее суммы. Если выявленные недостачи и потери сверх норм естественной убыли, которые произошли по вине транспортной организации, то предъявляется претензия к транспортной организации на сумму сверхнормативных потерь. Организация может предъявить претензии к поставщикам и подрядчикам за брак и простои, возникшие по их вине, за несоблюдение договорных обязательств и потребовать уплаты штрафов, пеней, неустоек. Также организация может предъявить претензии учреждениям банков на суммы, ошибочно списанные (перечисленные) банком с расчетного счета организации.

Составленная в письменной форме претензия вместе с подтверждающими документами направляется контрагенту. Ответ о рассмотрении претензии, составленной в письменной форме, может содержать согласие на полное или частичное удовлетворение претензии, либо полный или частичный отказ. При полном или частичном удовлетворении претензии указываются признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке. При полном частичном отказе в удовлетворении претензии указываются мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство, обосновывающее отказ, перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, других доказательств.

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии или в случае если ответ на претензию получен не в срок, заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд. При отсутствии у должника денежных средств для взыскания признанной суммы претензии, организация-кредитор вправе обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании соответствующей денежной суммы с обращением взыскания на принадлежащее должнику имущество. Дебиторская задолженность по претензиям начисляется в определенных случаях претензионных отношений с контрагентами. Например, задолженность за поставщиками по претензиям начисляется в том случае, если нарушения договорных условий были выявлены после оплаты (акцепта) расчетных документов поставщиков, и организация требует полного или частичного возврата уплаченных ранее сумм. Задолженность по претензиям начисляется, если деньги поставщику еще не перечислены, но условиями договора отказ покупателя от оплаты недостающих (испорченных) товаров не предусмотрен. Дебиторская задолженность по претензиям не начисляется, если оплата поставщикам и подрядчикам не была произведена. В этом случае обязательства перед поставщиками могут быть отражены покупателем в бухгалтерском учете в сумме, признаваемой им правильной. По результатам рассмотрения претензии сумма обязательств перед поставщиками уточняется. Дебиторская задолженность, начисляемая при расчетах по претензиям, учитывается на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на субсчете 76/2 «Расчеты по претензиям».