Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Завод бурового оборудования»

 

 

 

(20)СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Приложения 

Введение

 

В связи с производственной необходимостью в организациях часто приходится оплачивать административно-хозяйственные и операционные расходы наличными денежными средствами. В подобных случаях работнику организации могут быть выданы наличные деньги под его персональную ответственность (под отчет) для выполнения конкретных действий по распоряжению (приказу) руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами, список которых утверждается распоряжением или приказом по организации.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполнение операционно-хозяйственных задач и для компенсации расходов на служебные командировки.

Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов. А именно: для покупки билетов, оплаты проживания и др. Работникам, которые направляются в служебные командировки, выдаются также суточные - деньги на питание. Кроме того, работникам могут понадобиться наличные средства для покупки канцелярских товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что расчеты с подотчетными лицами производятся в основном наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации, поэтому относятся аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание. Кроме того, неправильное документальное оформление расходов, произведенных подотчетными лицами, может привести к необоснованному их отнесению в состав затрат предприятия.

Объектом исследования курсовой в работе является ОАО «Завод бурового оборудования».

Цель курсовой работы работы – изучение теоретических основ и практического опыта ОАО «Завод бурового оборудования» по организации учета расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели в ходе работы были решены следующие задачи:

- изучены действующие  нормативные и законодательные  акты, регулирующие порядок ведения  бухгалтерского учета расчетов  с  подотчетными лицами;

- изучено современное  состояние методики учета расчетов  с подотчетными лицами;

- дана краткая  экономическая характеристика ОАО «Завод бурового оборудования»;

- изучено документальное  оформление операций по расчетам  с подотчетными лицами;

- исследована  организация синтетического и  аналитического учета расчетов  с подотчетными лицами;

- разработаны  рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

 

 

1. Теоретические аспекты организации учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативное регулирование бухгалтерского  учета расчетов с  подотчетными  лицами

 

Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40, предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций [6].

Предприятия выдают работникам деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача под отчет денег на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. При этом предприятия должны учитывать следующие требования Порядка ведения кассовых операций:

1) подотчетные  лица обязаны не позднее трех  рабочих дней по истечении  срока, на который деньги выданы, или со дня возвращения из  командировки предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним;

2) выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

3) передача выданных  под отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или форме № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» [19].

Сумма денежного аванса, выдаваемого на командировочные расходы, обычно рассчитывается по смете.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При этом в случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. То же относится и ко дню приезда.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе за время нахождения в пути. Кроме этого, ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Согласно ст.166 ТК РФ, утвержденного Федеральным законом от 30.12.2001 № 197-ФЗ, служебной признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [20].

В течение трех дней по возвращении из служебной командировки на территории Российской Федерации (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации) работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним [19].

Для этих целей используется унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55. К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. Обоснованность произведенных расходов подтверждается руководителем организации, который должен поставить на авансовом отчете свою подпись. Работник со своей стороны характер произведенных расходов обосновывает в кратком отчете о проделанной в ходе командировки работе с приложением документов, подтверждающих результат работы.

В случае, если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше, чем выданный на командировку аванс, то недостающая сумма должна быть выплачена работнику из кассы предприятия по расходному ордеру. Если фактически израсходованная сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан вернуть ее в кассу предприятия.

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного указанием Центрального Банка России, который составляет 100 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день [16].

В ситуациях, когда работник не представил в установленный срок авансовый отчет по командировочным расходам, а также не произвел возврат неизрасходованных сумм, возникает долг работника перед предприятием. В соответствии со ст. 137 Трудового кодекса РФ работодатель может сделать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания . Распоряжение об удержании производится не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если работник оспаривает наличие задолженности перед предприятием или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд [19].

В случае возвращения работника из зарубежной командировки оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету, обычно составляются на языке той страны, в которую ездил сотрудник. Первичным документом, на основании которого производится возмещение сотруднику понесенных расходов, является утвержденный руководителем авансовый отчет, который составляется на русском языке. Окончательный расчет с сотрудником производится после утверждения и обработки авансового отчета.

В случае, когда работник направляется в служебную командировку за пределы Российской Федерации, денежные средства (суточные, расходы на проживание и т.п.) выдаются в иностранной валюте. Чаще всего либо в валюте страны, в которую направлен работник, либо в долларах США.

Если командированный сотрудник израсходовал выданную на командировочные расходы сумму в наличной иностранной валюте не полностью, то он обязан сдать остаток средств в наличной иностранной валюте в кассу предприятия. Предприятие же обязано вернуть этот остаток иностранной валюты в банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом в кассу (42; с.21).

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. В случае перерасхода по авансовому отчету сумма задолженности организации перед командированным работником может погашаться различными способами в зависимости от договоренности с работодателем: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте.

Курсовые разницы, которые образуются при изменении курса иностранной валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н. Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета (дата признания расходов в иностранной валюте).

В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе прочих доходов, а отрицательная курсовая разница - прочих расходов [13].

Согласно п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если этими альбомами не предусмотрена унифицированная форма, первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, должность, имя и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции.

 

1.2 Особенности налогового учета командировочных и представительских расходов

 

Учет командировочных расходов для целей налогообложения прибыли во многом совпадает с правилами бухгалтерского учета.

Если командировка связана с производством или реализацией продукции (работ, услуг), то расходы на командировку включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией [19].

Если целью командировки является приобретение основных средств, затраты на командировку будут увеличивать их первоначальную стоимость.

При направлении работника в командировку для закупки товарно-материальных ценностей, включаемых в материальные расходы организации, затраты на командировку подлежат включению в стоимость приобретения этих ценностей.

В то же время при ведении налогового учета необходимо учитывать три основных правила, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ:

- расходы должны быть обоснованными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

- расходы должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому признание затрат зависит от экономической обоснованности этих расходов и документального их подтверждения [1].

Поэтому организации должны уделять особое внимание оформлению первичных документов, подтверждающих командировочные расходы.

Момент признания командировочных расходов в налоговом учете зависит от применяемого организацией метода учета расходов и доходов.

Если организация начисляет налог на прибыль по методу начисления, то расходы по командировкам признаются в том налоговом периоде, в котором происходит дата утверждения авансового отчета командированного работника.

При использовании кассового метода расходы признаются после их фактической оплаты. Расходы в этом случае признаются в периоде утверждения авансового отчета, но только в части, не превышающей сумму выданного аванса. Если по отчету возник перерасход, то часть командировочных расходов в части перерасхода должна быть учтена в составе расходов только после погашения долга перед работником.

Командировочные расходы включаются в затраты предприятия, принимаемые для целей налогообложения, только при условии их связи с производственном процессом предприятия [15].