Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Завод бурового оборудования»

Срок командировки определяется руководителем ОАО «Завод бурового оборудования», однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах (Приложение 6). К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду, другие оправдательные документы.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Важно, чтобы он был правильно оформлен. В нем надо указать не только то, сколько было выдано из кассы и сколько потрачено, но также: дату и номер авансового отчета; назначение аванса; дату выдачи денег под отчет, реквизиты расходного кассового ордера; номера счетов и субсчетов бухгалтерского учета, на которых отражаются расходы сотрудника по данному отчету.

Отчет подписывается подотчетным лицом, руководителем ОАО «Завод бурового оборудования», главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет.

Сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтверждает свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их прикладывают к авансовому отчету, перечисляя их на его обратной стороне и нумеруют. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.

Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил «подотчетник». Это позволит избежать споров с налоговыми органами при проверке.

К товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек. Исключение составляют только те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Но тогда на товарных чеках должно быть написано, что продавцу разрешено торговать без ККМ.

Сотрудники ОАО «Завод бурового оборудования», вернувшиеся из командировки, прикладывают к отчету командировочное удостоверение. Оно необходимо бухгалтеру, чтобы начислить суточные, опираясь на отметки о датах убытия в командировку и возвращения из нее.

Бухгалтерия ОАО «Завод бурового оборудования» проверяет авансовые отчеты подотчетных лиц и приложенные к ним документы по форме и существу. Особое внимание обращается на командировочные расходы, для которых установлены нормы возмещения суточных. Бухгалтер предприятия проверяет обоснованность произведенных расходов по авансовому отчету, соответствие утвержденным нормам их возмещения. В ОАО «Завод бурового оборудования» размер суточных составляет 100 рублей.

Если из авансового отчета видно, что «подотчетник» истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер ставит прочерки.

В ОАО «Завод бурового оборудования» представительские расходы оформляются следующими документами:

- приказ руководителя  организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских  расходов;

- первичные документы (в случае приобретения на стороне  каких-либо товаров для представительских  целей, оплаты услуг сторонних  организаций, например организаций  общественного питания, и т.п.);

- акт об осуществлении  представительских расходов, подписанный  руководителем организации с  указанием сумм фактически произведенных  представительских расходов.

В смете представительских расходов, составленной конкретно под какие-либо представительские мероприятия, отражается:

- цель представительских  мероприятий;

- дата и место  проведения;

- программа мероприятий;

- состав приглашенной  делегации;

- участники принимающей  стороны;

- величина расходов  на представительские цели.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами в ОАО «Завод бурового оборудования» являются первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

При заключении ОАО «Завод бурового оборудования» договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов служит договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура.

 

3.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

 

В ОАО «Завод бурового оборудования» для обобщения информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71 «Расчеты  подотчетными лицами».

Счет 71 «Расчет с подотчетными лицами» - активно-пассивный. Это значит, что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. Если кто-то из работников ОАО «Завод бурового оборудования» еще не отчитался по подотчетным деньгам - тогда будет значиться сальдо по дебету. А некоторые сотрудники, наоборот, потратили свои деньги, а предприятие их пока не вернуло. Тогда сальдо по счету 71 «Расчет с подотчетными лицами» значится по кредиту.

Как правило, подотчетные лица покупают для предприятия материалы. Если их используют сразу, не храня на складе, то составляется акт на списание материалов, перечислив в нем все, что куплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учета затрат – 26 «Общехозяйственные расходы». Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью вы сможете доказать при проверке, какие именно материалы вы списали.

Если же купленные материалы отправляют на склад, то их приходуют на счет 10, а списывают только в момент передачи в производство.

20 января 2011 г. ОАО «Завод бурового оборудования» отправило своего штатного сотрудника Макарцева Р.Ю. в командировку на 5 суток. Ему был выдан аванс в размере 20 000 руб., суточные составили 300 руб. в сутки, 1 500 руб. за всю командировку (бухгалтерские проводки приведены только для условий вычета НДС).

27 января 2011 г. сотрудник предъявил в бухгалтерию авансовый отчет и следующие документы:

- два железнодорожных  билета, общей стоимостью 4 000 руб. (в  том числе НДС);

- счет-фактура  и кассовый чек из гостиницы  на сумму 11 800 руб. (в том числе  НДС - 1 800 руб., выделенный в кассовом  чеке отдельной строкой).

28 января 2011 г. командированный сотрудник вернул в кассу неиспользованные средства в размере 2 700 руб. (20 000 руб. - 4 000 руб. - 11 800 руб. - 1 500 руб.).

В бухгалтерском учете составляются следующие записи.

При выбытии работника в командировку:

Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - 20 тыс. руб. - на сумму выданного аванса;

после предъявления авансового отчета:

Дебет 26 Кредит 71 - 4 тыс. руб. - на сумму документально подтвержденных расходов по проезду;

Дебет 26 Кредит 71 - 10 тыс. руб. - на сумму расходов по проживанию в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71 - 1800 руб. - на сумму уплаченного НДС;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» кредит счета 19 - 1800 руб. - на сумму налогового вычета.

Сумма налога на добавленную стоимость по расходам, связанным с проездом, в данном случае к вычету не принимается, так как сумма НДС не выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой.

ОАО «Завод бурового оборудования» направило 15 мая 2011г. работника на 5 дней в командировку. Из кассы под отчет ему была выдана сумма 15 000 руб. По приезде из командировки работником был составлен авансовый отчет, к которому он приложил авиабилеты туда и обратно на сумму 5000 руб. (в том числе НДС - 763 руб.), счет гостиницы (оформлен на бланке строгой отчетности) на сумму 3600 руб. (в том числе НДС - 549 руб.). НДС в представленных документах выделен отдельной строкой. Суточные - 500 руб. в день.

В учете организации оформлены следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 15 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет

Дебет 26 Кредит 71 - 4237 руб. (5000 руб. - 763 руб.) - включена в расходы стоимость авиабилетов (без НДС)

Дебет 19 Кредит 71 - 763 руб. - учтен НДС по авиабилетам

Дебет 26 Кредит 71 - 3051 руб. (3600 руб. - 549 руб.) - включена в расходы сумма, указанная в счете гостиницы за оплату (без НДС)

Дебет 19 Кредит 71 - 549 руб. - учтен НДС из стоимости гостиничных услуг

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - 763 руб. - принят к вычету НДС по авиабилетам

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - 549 руб. - принят к вычету НДС по счету гостиницы

Дебет 26 Кредит 71 - 2500 руб. - суточные

Дебет 50 Кредит 71 - 3900 руб. (15 000 руб. - 2500 руб. - 5000 руб. - 3600 руб.) - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.

Работник ОАО «Завод бурового оборудования» Ткаченко Б.Я. получил под отчет из кассы 1500 руб. по расходному ордеру от 10 декабря 2010 г. № 971. Деньги ему выдали на покупку бумаги для ксерокса. 13 декабря 2010 года он купил 20 пачек бумаги по цене 80 руб. за одну пачку, в том числе НДС – 12,2 руб. В магазине Ткаченко Б.Я. получил товарную накладную, корешок от приходного кассового ордера, а также счет-фактуру.

14 декабря 2010 года работник составил авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы, выданные магазином, - товарную накладную № 1125-15 от 13 декабря 2010 года корешок от приходного ордера и чек ККМ с выделением в них суммы НДС. Потом он передал авансовый отчет бухгалтеру, который указал в авансовом отчете корреспонденцию счетов, а также поставил свою подпись. Проводки, которыми отражена расходы на покупку бумаги в бухгалтерском учете, следующие:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 1356 руб. (20 пач. x (80 руб. – 12,2 руб.)) - оприходована бумага для ксерокса;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  - 244 руб. (20 пач. x 12,2 руб.) - отражен уплаченный НДС.

Отчет Ткаченко Б.Я. зарегистрирован за номером 242. В тот же день отчет подписали главный бухгалтер и директор. Оприходовав купленную бумагу, бухгалтер ОАО «Завод бурового оборудования» сделал проводку:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 «НДС по приобретенным ценностям»  - 244 руб. - предъявлен к возмещению из бюджета НДС.

В августе 2008 года бухгалтер ОАО «Завод бурового оборудования» по распоряжению руководителя выдал менеджеру 300 руб. под отчет на покупку канцтоваров. Отчитаться за эти деньги работник должен был до 1 сентября 2010 года. Получив деньги, сотрудник не отчитался и 12 октября был уволен по собственному желанию, а подотчетную сумму не вернул. Через три года, в сентябре 2011 года, бухгалтер ОАО «Завод бурового оборудования» решил списать дебиторскую задолженность.

В учете он сделал следующие проводки:

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 300 руб. - списана дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности;

Дебет 007 - 300 руб. - списанная дебиторская задолженность учтена на забалансовом счете.

При расчете налога на прибыль сумму списанной дебиторской задолженности бухгалтер не учел.

Кроме того, бухгалтер ОАО «Завод бурового оборудования» сообщил в налоговую инспекцию, в которой зарегистрирована фирма, о том, что не может удержать с дохода менеджера НДФЛ в сумме: 300 руб. x 13% = 39 руб.

ОАО «Завод бурового оборудования» 30 сентября 2006 года поручило своему снабженцу Федорову В.М. приобрести за наличный расчет запчасти для автомобиля. Ориентировочно они должны стоить 5500 руб. Остаток кассы 30 сентября составил 3000 руб.

Купив запчасти на общую сумму 5448 руб. (в том числе НДС - 831 руб.), Федоров В.М. в тот же день сдал их механику и составил авансовый отчет.

2 октября 2011 года из банка получено по чеку на хозяйственные расходы 10000 руб. Из этой суммы фирма погасила свою задолженность перед Федоровым В.М.

Бухгалтер сделал в учете записи: 30 сентября 2011 года

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» - 3000 руб. - выданы Федорову В.М. деньги в подотчет на покупку запчастей;

Дебет 10-5 «Запчасти» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 4617 руб. - приняты к учету запчасти для автомобилей;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 831 руб. - принят к учету НДС на запчасти для автомобилей;

2 октября 2011 года

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» - 2 448 руб. (5 448 - 3 000) - выданы Федорову В.М. деньги в перерасход по авансовому отчету.

 

3.3 Учет представительских расходов

 

К представительским в ОАО «Завод бурового оборудования» относятся расходы:

- на проведение  официального приема (завтрака, обеда  или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц ОАО «Завод бурового оборудования», участвующих в переговорах;

- на транспортное  обеспечение доставки этих лиц  к месту проведения представительского  мероприятия;

- на буфетное  обслуживание во время переговоров.

Рассмотрим порядок отражения представительских расходов на счетах бухгалтерского учета ОАО «Завод бурового оборудования».

ОАО «Завод бурового оборудования» в июне 2011 года принимала представителей организации, приобретающей продукцию завода. За банкет в ресторане уплачено 7840 руб., включая НДС - 1196 руб. Расходы на оплату труда составили за 1 полугодие 2011 года 1585200 руб.