Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Завод бурового оборудования»

Бухгалтерские проводки в учете:

Дебет  26 Кредит 60 - 6644 руб. - включены в себестоимость представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 60 - 1196 руб. - учтен НДС по представительским расходам.

Рассчитаем норматив представительских расходов - 63408 руб. (1585200 руб. x 4%). Только эта сумма может быть принята для целей налогообложения прибыли в качестве косвенных расходов и включена в налоговые регистры организации по результатам полугодия.

При приобретении товаров на представительские цели подотчетным лицом, в ОАО «Завод бурового оборудования» составляются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - выданы денежные средства подотчетному лицу на осуществление представительских расходов;

Дебет 10 Кредит 71 - приняты к учету материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом на представительские цели, согласно авансовому отчету подотчетного лица;

Дебет 26 Кредит 10 - отражены произведенные представительские расходы согласно акту об осуществлении представительских расходов с приложением требования-накладной.

Указанные выше бухгалтерские проводки делаются в случае, если кроме чека ККМ и товарного чека подотчетным лицом не представлено иных документов.

Если продавцом материальных ценностей выписан счет-фактура, то составляются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - выданы денежные средства подотчетному лицу на осуществление представительских расходов;

Дебет 60 Кредит 71 - отражена оплата материальных ценностей, приобретенных на представительские цели;

Дебет 10 Кредит 60 - приняты к учету материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом на представительские цели, согласно авансовому отчету подотчетного лица;

Дебет 19 Кредит 60 - отражен НДС согласно счету-фактуре поставщика;

Дебет 68 Кредит 19 - принята к вычету на основании п.7 ст.171 НК РФ сумма НДС, относящаяся к сумме представительских расходов, принимаемой для целей налогообложения прибыли (в пределах норматива, установленного п.2 ст.264 НК РФ);

Дебет 91 Кредит 19 - списан НДС, не принимаемый к вычету, относящийся к сумме представительских расходов, не учитываемой для целей исчисления налога на прибыль (сверх норматива, установленного п.2 ст.264 НК РФ);

Дебет 26 Кредит 10 - отражены произведенные представительские расходы согласно акту об осуществлении представительских расходов с приложением требования-накладной.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами указывается в строке 240 «Дебиторская задолженность, платежи по  которой ожидаются в течении 12 месяцев», а кредиторскую - по строке 625 «Прочие кредиторы».

Регистрами синтетического и аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ОАО «Завод бурового оборудования» являются отчеты, формируемые программой 1С:Бухгалтерия 7.7 (Приложения 7,8).

 

3.3 Автоматизация учета расчетов  с подотчетными лицами

 

Рассмотрим, какими документами в применяемой в ОАО «Завод бурового оборудования» программе 1С:Бухгалтерия 7.7 обеспечивается ввод проводок по данному счету:

1) «Расходный кассовый ордер» - для оформления выдачи из кассы наличных денежных средств под отчет или возмещения перерасхода.

2) «Приходный кассовый ордер» - для оформления операций возврата неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет.

3) «Выписка» - для оформления операций получения денежных средств с расчетного счета по чеку и сдачи неиспользованной части подотчетных сумм на расчетный счет в банке.

4) «Авансовый отчет» - универсальный документ для отражения расходов, осуществленных подотчетным лицом.

Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в программе предусмотрен документ «Авансовый отчет» (меню: «Документы - Авансовый отчет».).

Форма документа имеет две закладки.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая отражается на лицевой стороне обычного авансового отчета. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

На первой закладке устанавливаются значения следующих реквизитов.

Переключатель «Тип авансового отчета» может быть установлен в одно из двух положений - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При выборе валютного варианта появляется два поля. В одном запрашивается валюта расчетов, в другом отображается курс этой валюты на дату составления авансового отчета.

Значение реквизита «Сотрудник» вводится путем выбора элемента из справочника «Сотрудники».

В реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

В группе «Получено (от кого, дата, сумма)» указывается источник получения аванса, дата получения, сумма выданного аванса.

В реквизите «Приложено документов» указывается количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов.

Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то в поле «Предыдущий аванс» указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

На закладке «Оборотная сторона» формы диалога расположена табличная часть документа.

В каждой строке табличной части следует указывают:

дату или интервал дат совершения расходов;

корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;

назначение расходов (поле «кому, за что и по какому документу уплачено»);

общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету;

если на выбранном корреспондирующем счете предусмотрен количественный учет, необходимо ввести количество приобретенных материальных ценностей;

если расходы оплачены с учетом налога на добавленную стоимость, возмещаемого в установленном порядке из бюджета, следует дополнительно указать сумму НДС.

При проведении авансового отчета по каждой строке табличной части будет сформирована проводка на сумму без НДС по дебету указанного корреспондирующего счета и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов. Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца (Приложение 6).

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки.

При проведении документа по какой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета, на который списываются затраты.

 

4 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

 

Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом (или иным организационно-распорядительным документом) руководителя ОАО «Завод бурового оборудования» должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет.

В данном приказе необходимо указать также сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть также установлены и суммы выдачи денег под отчет.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Отсутствие в приказе указания о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств или возврат их в кассу должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложнит как работу бухгалтерии организации, так и самого подотчетного лица.

Для организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства, предприятию необходимо:

- не выдавать  новые авансы подотчетным лицам, не отчитавшимся по ранее полученным  подотчетным суммам;

- разработать  приказ, утверждающий список лиц, которым разрешено получать  в  кассе наличные деньги под отчет;

- составлять  сметы представительских расходов,  утвержденные письменным распоряжением  руководителя предприятия.

В ходе работы ОАО «Завод бурового оборудования» было рекомендовано в качестве приложения к приказу по учетной политике утвердить документ, который определял бы конкретный порядок использования средств на представительские расходы, их документального оформления и контроля, а также устанавливал бы круг лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.

Отражение указанных пунктов в смете позволит подтвердить обоснованность представительских расходов. При этом все расходы, перечисленные в смете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

По результатам проведенного исследования  можно сделать вывод, что оформление командировочных расходов в ОАО «Завод бурового оборудования»  соответствует всем требованиям законодательства.

Предприятию необходимо составлять:

-  приказ (распоряжение) о направлении работника  в  командировку по форме № Т-9 или № Т-9а

- служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении (форма  № Т-10а). Формулировке цели командировки  нужно уделить особое внимание, так как от этого зависит, как  в дальнейшем будут учитываться  затраты по ней на счетах бухгалтерского учета и в целях налогообложения прибыли.

- смету командировочных  расходов.

Оформление представительских расходов и командировочных расходов в соответствии с требованиями действующего законодательства позволит учесть их при налогообложении прибыли с соблюдением принципов обоснованности и документального подтверждения расходов для целей исчисления налога на прибыль.

Внедрение указанных предложений позволит ОАО «Завод бурового оборудования» организовать бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии с требованиями законодательства и нормативных документов, обеспечит формирование достоверных показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В качестве рекомендации ООО «Рынок» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

Хорошо было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ООО «Рынке» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.

Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.

Если раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным сумма, то теперь данная программа оповестит, о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и без ошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.

Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.

  
Заключение

 

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами.

В данной работе на примере ОАО «Завод бурового оборудования» рассмотрен учет расчетов с подотчетными лицами.

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятие часто производит расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей выдаются под отчет.  Денежные средства выдаются также на служебные командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные расходы.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами в ОАО «Завод бурового оборудования», с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, приказы  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по  движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.