Бухгалтерский учет расхода материалов и анализ их использования

-  суммы, уплачиваемые другим организациям за информационно – консультатив­ные услуги, связанные с приобретением запасов;

-  таможенные пошлины и иные платежи; невозмещенные налоги, уплачиваемые в связи с поступлением каждой единицы запасов (например, налог с продаж);

-  вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям;

-  затраты по заготовлению и доставке материально – производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию грузов;

-  иные затраты на приобретение материально – производственных запасов.

П.7 ПБУ 598 устанавливает, что при изготовлении различных видов материальных запасов собственными силами организации фактическая себестоимость определяется в сумме факти­ческих затрат на производство соответст-

вующего вида продукции согласно действующему порядку формирования себестоимости.

В соответствии с п.8 ПБУ 598, фактическая себестоимость запасов, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется на основе их денежной оценки, согласованной с учредителями.

П.9 ПБУ 598 определяет, что при безвозмездном получении материальных запасов в порядке дарения фак­тическая себестоимость определяется по их рыночной стоимости на дату при­нятия на учет организацией – получателем. При приобретении материалов в обмен на другое имущество (кроме денежных средств) их фактическая се­бестоимость определяется исходя из стоимости обмениваемого имущества по   балансу организации на момент обмена.

Согласно п.11 ПБУ 598, фактическая себестоимость материальных ресурсов организации не под­лежит изменению, кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ и Положением ПБУ 5/98.

Материальные ресурсы, не принадлежащие данной организации, но вре­менно находящиеся в ее распоряжении по договору с собственником (нап­ример,  давальческое сырье), показывают на забалансовых счетах в оценке по договору.  

Согласно п. 14 ПБУ 598, при приобретении запасов за иностранную валюту производится пере­счет их стоимости в рубли по курсу ЦБР на дату принятия ценностей к бух­гал­терскому учету организацией – получателем в соответствии с договором.

Определить фактическую себестоимость приобретаемых запасов от

различных поставщиков сразу возможно только при ограниченной номенкла­туре потребляемых запасов и по их основным видам. Поэтому текущий учет за­пасов ведут по учетной стоимости, т.е. по средним покупным ценам, по плановой (нормативной) себестоимости и др.

Учетная цена материальных запасов представляет собой себестои­мость приобретения (заготовления), которая определяется самой орга­низацией по

сложившимуся уровню покупных цен с добавлением  расходов на транспортировку, упаковку, погрузку, разгрузку и т.п.

В качестве учетной цены могут выступать и так называемые средние или средневзвешенные покупные цены,  определяемые расчетным путем по сложившимся уровням цен на начало и конец отчетного периода по отдель­ным видам запасов. В том и другом случае разница между фактической се­бестоимостью приобретения и стоимостью запасов по учетным ценам отра­жается в бухгалтерском учете как отклонения в стоимости материалов.

1.2.              Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Для обеспечения производственной программы соответствующими ма­териальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные  склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, за­пасных частей , малоценных и быстроизнашивающихся предметов и дру­гих материалов. Кроме центральных заводских складов в различных струк­турных подразделениях предприятия могут быть кладовые , выполняющие функции промежуточных складов . Каждому складу приказом по предприя­тию присваивается постоянный номер , который впоследствии указывается на всех документах , относящихся к операциям данного склада . Склады дол­жны быть обеспечены исправными весами , измерительными приборами  и мерной тарой . 

На складах (кладовых ) материальные ценности размещают по секци­ям,  а внутри них – по группам,  типо - и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках,  ячейках, поддонах,  что обеспечива­ет быструю их приемку,  отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кла­довщик),  являющийся материально ответственным лицом,  которого при­нимают на работу,  как правило,  по согласованию с главным бухгалтером предприятия.  С кладовщиком заключается типовой договор по установлен­ной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании предприятия отсутствует должность заве­дующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого ра­ботника предприятия с его согласия и с обязательным заключением догово­ра об индивидуальной материальной ответственности.  От занимаемой до­­­лжности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвен­таризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвер­ж­денному руководителем предприятия.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов,  номенклатурный номер, единицу измерения, це­ну и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют уче­та материалов в карточках. На каждый номенклатурный номер открывают отдель­ную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в ней номер склада,

наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измере­ния, номенклатурный номер , учетную цену и срок  годности . После этого карточки передают на склад , и кладовщик заполняет колонки прихода , рас­хода и остатка материалов .

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных доку­ментов (приходных ордеров, требований – накладных и др.) в день сове­р­­шения операций.  После каждой записи выводят остаток материалов. Благо­даря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запа­сов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов,  то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге учета материа­лов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов. В условиях функционирования АСУП и автоматизированного склад­ского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически состав­ляемые машинограммы – ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета,  однако  в отличие от них машинограммы – ве­домости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за  движением и состоянием ма­териалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета пе­редают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно – заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го  числа следующего месяца.

Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименова­ние и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных предприятиях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгал­терию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало ме­сяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мас­теров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их рас­ход по норме. Нормативный  расход материалов исчисляют в бухгалте­рии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость

в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет

материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического уче­та используются отчеты материально ответственных лиц.

Контроль за правильностью складского учета осуществляется в бух­галтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках складс­кого учета и их остатков в сальдовой книге.

Для обеспечения достоверности данных учета и отчетности, соответ­ствия учетной оценки материалов их реальной (как правило, рыночной) стоимости организации проводят инвентаризацию материальных ценнос­тей.

При инвентаризации решаются следующие задачи:

-  выявляется фактическое наличие материально-производственных за­пасов в целях обеспечения их сохранности;

- определяется фактическое количество использованных на произ­водство материально-производственных ресурсов;

- появляется возможность оценить материально – производственные

запасы с учетом их рыночной стоимости и фактического физического сос­тояния;

- проверяется соблюдение правил и условий хранения материально –производственных запасов.

При инвентаризации проверяется соответствие данных фактического

наличия производственных запасов данным складского учета, данных складского учета данным бухгалтерского учета, а также данных фактическо­го наличия производственных запасов данным бухгалтерского учета.

Все первичные документы по движе­нию материалов со складов и подразделений предприятия поступают в бух­галтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем  на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществ­лять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правиль­ностью документального оформления операции по движению материалов.

После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умноже­нием количества материалов на цену).

Первичные документы по движению материалов могут передаваться

сразу на ВУ, минуя бухгалтерию. В этом случае контроль первичных доку­ментов осуществляется работниками ВУ.

Существуют несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии[1].

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт ма­териалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основа­нии первичных документов операции по поступлению и расходу материа­лов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет мате-

риалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выра­жении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составля­ют сортовые количественно- суммовые оборотные ведомости аналитическо­го учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синте­тических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группи­руют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по доку­ментам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денеж­ном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синте­тическим счетам и субсчетам.

Этот вариант значительно уменьшает трудоемкость учета, поскольку

отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако

учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведо­мость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных но­меров материалов.

Более прогрессивным является оперативно – бухгалтерский, или сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета, ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже

одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных  кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным    контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.