Бухгалтерский учет товарных операций в розничной торговле

3. Таксировочный этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки товаров по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

4. Сравнительно-аналитический этап. Производится сравнение фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально-ответственных лиц. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. По результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа все предложения комиссии обобщаются в унифицированной форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.

5. Заключительный этап. Ведомость подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.

Перед тем как проводить переучет, руководитель торгового предприятия издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22). Унифицированные формы первичных документов, которыми оформляют результаты инвентаризации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Приказом определяются имущество, подлежащее инвентаризации (в нашем случае это товары), сроки ее проведения, а также создается инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтеры и другие специалисты. Если это необходимо, в комиссию могут входить аудиторы, работающие в данной организации или привлекаемые из других аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В состав комиссии ООО «Опт-торг» входят: руководитель – председатель комиссии, бухгалтер, материально-ответственное лицо и представитель общественности. Перед тем как начать инвентаризацию, бухгалтеру необходимо установить, какое количество товарных запасов числится в бухгалтерском учете на дату ее проведения. Поэтому до начала инвентаризации бухгалтерия должна получить все последние приходные и расходные документы на прием и отпуск товаров (или товарные отчеты). А материально–ответственные лица обязаны дать расписки о том, что к моменту инвентаризации все приходные и расходные документы на товары сданы в бухгалтерию, все поступившие товары оприходованы, а выбывшие списаны.

Инвентаризация начинается с проверки денежных средств в кассе. Такую проверку оформляют актом снятия остатков кассы в магазине и фиксируют на титульном листе инвентаризационной описи. Кассир на момент инвентаризации составляет кассовый отчет и передает его для проверки и визирования документов председателю комиссии. Определяют результат по кассе (недостачу, излишек), который отражают в акте.

Председатель комиссии и счетный работник проверяют и визируют товарные отчеты и все приходные и расходные документы, приложенные к нему, и ставят штамп «До инвентаризации». С материально ответственного лица берут подписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи № _ по № _, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

В торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета. Подготовка товаров к пересчету производится в присутствии членов комиссии, которые пересчитывают все товары. Не распакованные товары распаковывают. Если распаковка товара может вызвать понижение его качества, то массу товара определяют по трафарету (по массе брутто) с выборочной проверкой ряда товарных мест. Установленное комиссией фактическое количество товара отражается в инвентаризационной описи – акте. Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торгового предприятия. Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле. При выявлении недостачи рассчитывают и списывают по нормам естественную убыль (при наличии норм) и потери (в пределах фактических недостач). Недостача, не перекрытая суммой нормируемых потерь, подлежит взысканию с виновных лиц в установленном порядке. Излишки товаров и тары приходуются с отнесением на доходы предприятия. Результат инвентаризации тары оформляют составлением сличительной ведомости в количественно-стоимостном выражении по каждому виду тары в отдельности. Со сличительной ведомостью бухгалтер знакомит материально-ответственное лицо под расписку в ведомости. По распоряжению руководителя выявленная недостача товаров и тары сверх норм естественной убыли в размере, не превышающем среднего месячного заработка работника (каждого члена бригады при коллективной ответственности), взыскивается путем удержания ее из заработной платы работника. Ущерб, превышающий средний месячный заработок работника, взыскивается путем подачи иска в суд, если работник отказался погасить его добровольно. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки товаров вход в помещение не допускается (например, пломбируется). По результатам инвентаризаций (в отсутствие хищений) легко рассчитать стоимость проданной продукции. Для этого, например, на каждое первое число каждого месяца проводят инвентаризацию остатков товара в данном подразделении. Затем рассчитывают стоимость проданной продукции, которая будет равна стоимости остатка товаров на начало месяца плюс стоимость поступивших в этом месяце товаров (по данным накладных или дневных заборных листов) и минус стоимость остатков товаров на конец месяца. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

При инвентаризации товаров в ООО «Опт-торг» используются следующие формы:

Таблица 2.3 – Формы документов, используемые при инвентаризации

При заполнении инвентаризационных описей и актов следует соблюдать следующие правила:

1) описи заполняются ручным  способом или с использованием  средств вычислительной и другой  организационной техники;

2) при ручном способе  описи заполняют чернилами или  шариковой ручкой;

3) не допускаются помарки  и подчистки в инвентаризационных  описях и актах. Такие описи (акты) придется переписать заново;

4) наименования инвентаризуемых  ценностей и объектов и их  количество указывают по номенклатуре  и в единицах измерения, принятых  в учете;

5) на каждой странице  описи указывают прописью число  порядковых номеров материальных  ценностей, записанных на данной  странице;

6) на каждой странице  описи указывают общий итог  количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких  единицах измерения эти ценности  показаны;

7) исправление ошибок  производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных  записей. Над зачеркнутыми записями  делают правильную запись. Исправления  должны быть оговорены и подписаны  всеми членами комиссии и материально–ответственными лицами;

8) нельзя оставлять в  описях незаполненные и пропущенные  строки. Незаполненные строки на  последней странице прочеркиваются;

9) на последней странице  описи делают запись о проверке  цен, таксировки и подсчета итогов  за подписями лиц, производивших  эту проверку;

10) описи подписывают все  члены комиссии и материально–ответственные лица;

11) в конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что:

– инвентаризация проведена в их присутствии;

– у материально–ответственного лица нет претензий к членам комиссии;

– материально–ответственное лицо принимает на ответственное хранение имущество, перечисленное в описи;

12) при смене материально–ответственных лиц:

– лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении этого имущества;

– лицо, сдавшее имущество, расписывается в описи в сдаче имущества;

13) если после проведения  инвентаризации материально–ответственное лицо обнаруживает ошибку в описях, то оно должно немедленно до открытия склада (кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю комиссии. В таких случаях производится проверка указанных фактов и делаются исправления в описях.

Распоряжение о проведении инвентаризации в ООО «Опт-торг» оформляется на бланке «Приказ о проведении инвентаризации» (форма № ИНВ–22), в котором определяются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ–23). Сведения о фактическом наличии товаров в ООО «Опт-торг» записываются в инвентаризационные акты и описи по форме № ИНВ–3 «Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей», № ИНВ–4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных», № ИНВ–5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» и др.

Каждая из описей составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за хранение. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственных лиц. Все товары заносятся в опись отдельно по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.). Товары отражают в тех ценах, в которых они числятся в бухгалтерском учете ООО «Опт-торг», т.е. в продажных ценах.

Если комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет товаров и записать их в инвентаризационную опись, то используется форма № ИНВ–2 «Инвентаризационный ярлык». Заполняется она в одном экземпляре членами комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарами. В конце инвентаризации данные из формы № ИНВ–2 переносят в опись формы № ИНВ–3. Если у организации есть товары, которые приняты на ответственное хранение, то по ним составляют отдельную опись по форме № ИНВ–5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».

На находящиеся в пути товары должна заполняться отдельная форма – «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» (форма № ИНВ–6). В ООО «Опт-торг» формы № ИНВ–5, ИНВ–6 не составляются, так как в организации отсутствуют товары, находящиеся на ответственном хранении, и товары, находящиеся в пути.

Если проверяют фактическое наличие товара при смене материально–ответственного лица, то лицо, принимающее и сдающее товар, расписывается в соответствующих строках описи. В описи должны включаться все выявленные товары, в том числе и излишки. Если при инвентаризации обнаружены испорченные товары, то на них составляют соответствующие акты. Товары, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально–ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товары приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. При инвентаризации они заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В такой описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти товары.

Как правило, товар во время инвентаризации не отпускается. Однако если инвентаризация длится долго, то в особых случаях материально–ответственные лица могут отпускать товар в присутствии членов инвентаризационной комиссии, но на это у них должно быть письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Эти товары заносятся в отдельную опись под названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается соответствующая отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

По результатам проверки фактического наличия товаров, отраженных в инвентаризационных описях и актах, составляются сличительные ведомости по форме № ИНВ–19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в ее бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, приняты на комиссию и т.п.), составляются отдельные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются только те товары, по которым были выявлены отклонения от учетных данных. В ведомостях показывают расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Излишки или недостачи отражаются в тех ценах, в которых ведется учет товаров (покупных, отпускных). В ООО «Опт-торг» таких случаев не было, форма ИНВ–19 не составлялась.