Бухгалтерский учёт в бюджетном учереждении

Введенные ошибочные записи по учёту материальных запасов можно сторнировать в Системе. Расчёт сумм сторнирующей проводки возможен:

- в форме регистрации и редактирования  проводки;

- путём обработки в учёте  документа.

Внутренние документы используются при внутренних перемещениях материальных ценностей. Регистрация внутреннего документа сопровождается заполнением формы, имеющей две вкладки: «Документ» и «Спецификация».

Регистрацию хозяйственной операции, отражающей факт перемещения материалов, называют обработкой документа в учёте.

Для учёта материальных запасов в Системе формируются следующие документы:

- Акт о приемке материалов;

- Требование-накладная;

- Накладная на отпуск материалов на сторону;

- Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря;

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения;

- Акт о списании материальных запасов;

- Акт о списании бланков строгой отчетности;

- Уведомление о лимитах бюджетных обязательств;

- Бухгалтерская справка;

- М-2 Доверенность;

- М-2а Доверенность;

- М-4 Приходный ордер;

- Оборотная ведомость по ТМЦ;

- Ведомость движения;

- Ведомости аналитического учета ТМЦ;

- Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5) ;

- Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути.

Для контроля движения материальных запасов по счетам формируется оборотная ведомость движения средств по счетам.

Для контроля по материально-ответственным лицам и артикулам формируется оборотная ведомость движения материальных ценностей.

В конце месяца по данным движения материальных ценностей можно подготовить отчётные документы.

При закрытии учётного периода система позволяет автоматически перенести остатки материальных ценностей на начало следующего периода. Процедура переноса остатков объединена с переносом остатков средств по счетам. Это обеспечивает соответствие данных учёта материальных ценностей с данными учёта средств по «материальным» счетам.

 

3.2 Первичный учет

 

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо: установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей; проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок; разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов; внедрять средства автоматизации учета.

При учете материальных запасов в муниципальном учреждении здравоохранения «Ишимбайская центральная районная больница» Республики Башкортостан задействованы следующие счета Плана счетов бюджетного учета:

- счет 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

- счет 010502000 «Продукты питания»;

- счет 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

- счет 010505000 «Мягкий инвентарь»;

- счет 010506000 «Прочие материальные запасы».

На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» в МУЗ «Ишимбайская ЦРБ» РБ учитываются:

- медикаменты: лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, дезинфекционные средства;

- перевязочные средства: марля, бинты, вата, компрессная клеенка и бумага;

- вспомогательные материалы: бумага  вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола;

- тара: склянки и банки емкостью  свыше 5000 мл, бутылки, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в цену приобретенных медикаментов, а показана в оплаченных счетах отдельно.

Хранение и учет лекарственных средств и изделий медицинского назначения осуществляется по группам, в соответствии с Инструкцией по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения, утвержденной приказом Минздрава России от 13.11.96 № 377. Унифицированные формы учетных документов по учету медикаментов и перевязочных средств представлены в таблице 3.1.

Формы утверждены следующими документами:

- приказом Минздрава СССР от 02.06.1987 № 747 «Об утверждении Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете»;

- приказом Минздрава СССР от 30.12.1987 № 1337 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для учреждений здравоохранения, состоящих на государственном бюджете»;

- приказом Минздрава СССР от 08.01.1988 № 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений»;

- постановлением Госкомстата России 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

Таблица 3.1 Унифицированные формы учетных документов по учету медикаментов и перевязочных средств

№ формы	Код формы	Наименование формы
М-11	0315006	Требование-накладная
1-МЗ	–	Ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету
7-МЗ	–	Книга учета протаксированных накладных (требований)
8-МЗ	–	Книга предметно-количественного учета аптекарских запасов
11-МЗ	–	Отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммовом) выражении
2-МЗ	–	Отчет о движении лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету
АП-20	–	Акт о порче товарно-материальных ценностей

 

Поступление медикаментов на склад межбольничной аптеки МУЗ «Ишимбайская ЦРБ» РБ осуществляется на основании заключенных договоров, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон. Фармацевт, получая товар, должен проверить, соответствует ли он количеству и качеству, указанному в документах поставщика. Лекарственные средства, принимаются к учету на основании представленных ими сопроводительных документов.

Отпуск лекарственных средств из аптеки материально-ответственным лицам отделений (кабинетов) производится заведующей аптекой или его заместителем. С сотрудниками аптеки заключен типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме 523.

Основанием для отражения в учете выдачи лекарственных средств из аптеки материально-ответственным лицам отделений (кабинетов) служит требование-накладная ф. № М-11 (0315006), утвержденная главным врачом или заместителем главного врача по лечебной работе учреждения или лицом, на то уполномоченным.

В требованиях-накладных обязательно указывается полное наименование лекарственных средств, их размеры, фасовка, лекарственная форма, упаковка и количество. Если в требовании-накладной не указаны полные данные на выписанные лекарственные средства, то заведующая аптекой при выполнении заказа дописывает необходимые сведения или вносит соответствующие исправления. Исправление количества, фасовки и дозировки лекарственных средств в сторону увеличения категорически запрещается.

Требования-накладные выписываются в трех экземплярах. При этом первый экземпляр остается в межбольничной аптеке учреждения, второй - передается в бухгалтерию, а третий - передается материально-ответственному лицу отделения (кабинета) при отпуске ему лекарственных средств.

Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, выписываются из аптеки на отдельных требованиях-накладных со штампом, печатью и утверждаются руководителем учреждения здравоохранения, в них указываются номера историй болезни, фамилии, имена и отчества больных, для которых выписаны лекарства.

На основании требований-накладных на отпущенные лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, составляется ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (ф. № 1-МЗ). Записи в ней ведутся по каждому наименованию в отдельности. Ведомость подписывает заведующая аптекой или ее заместитель.

Общее количество отпущенных за день лекарственных средств переносится в книгу предметно-количественного учета аптекарских запасов (ф. № 8-МЗ), которая применяется для ведения предметно-количественного учета лекарственных средств. Страницы книги пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью главного бухгалтера. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, открывается отдельная страница.

Каждое требование-накладная на выдачу лекарственных средств в отделения (кабинеты) таксируется заведующей аптекой или лицом, на то уполномоченным, для определения стоимости отпущенных материальных ценностей. Стоимость каждого наименования лекарственных средств и их общая стоимость указываются в экземпляре требования-накладной аптеки и бухгалтерии учреждения.

Протаксированные требования-накладные записываются по порядку номеров в книгу учета протаксированных накладных (требований) (ф. № 7-МЗ), страницы, которой пронумерованы, прошнурованы и на последней странице заверены подписью главного бухгалтера. При этом номера требований-накладных на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, подчеркиваются.

В конце месяца в книге учета протаксированных накладных (требований) указывается итоговая сумма по каждой группе отпущенных материальных ценностей и общая сумма за месяц, которая проставляется цифрами и прописью.

Работник бухгалтерии материального отдела учреждения здравоохранения не реже одного раза в квартал осуществляет выборочную проверку правильности ведения книги ф. № 8-МЗ, ведомости ф. № 1-МЗ и книги ф. № 7-МЗ и подсчета итогов в требованиях-накладных, что подтверждает в проверенных документах подписью проверяющего.

В конце каждого месяца заведующая аптекой составляет отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммовом) выражении (ф. № 11-МЗ) с выделением в отчете групп лекарственных средств.

Отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр подписывается заведующим аптекой и представляется в бухгалтерию учреждения. Отчет аптеки утверждается руководителем учреждения здравоохранения и служит основанием для списания израсходованных средств.

На основании этого отчета бухгалтер производит списание медикаментов по средней себестоимости, затем составляется оборотная ведомость и мемориальный ордер 13.

На счете 010502000 «Продукты питания» учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д.

Закуп продуктов питания в МУЗ «Ишимбайская ЦРБ» РБ проводится на основе договоров и контрактов с поставщиками, прошедшими конкурсные процедуры в пределах установленных цен.

Основными поставщиками продуктов питания в МУЗ «Ишимбайская ЦРБ» РБ являются: ИП Янбердин Д.А. г.Ишимбай, ОАО «Ишимбайский хлебокомбинат» г.Ишимбай, ИП Амирханов А.Н. г.Ишимбай, ЗАО «Аллат» г.Уфа, ОАО «Хладокомбинат» г.Уфа.

Во время приемки продуктов питания на склад учреждения здравоохранения производится проверка фактического соответствия ассортимента, количества и качества продуктов указанным в сопроводительном документе.

Сопроводительные документы поставщика (товарная накладная) с подписью материально-ответственного лица (кладовщика) является основанием для принятия к бухгалтерскому учету поступивших в учреждение здравоохранения продуктов питания.

Если при приемке продуктов питания обнаружены количественные и качественные расхождения, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, то приемка приостанавливается и продолжается уже в присутствии комиссии, назначенной руководителем учреждения здравоохранения.

Акт о приемке материалов (ф. 0315004) применяется при выявлении расхождений, который является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Получение продуктов питания оформляется распиской материально-ответственного лица в сопроводительных документах поставщика (товарной накладной).

Товарная накладная поступает от материально-ответственного лица в бухгалтерию учреждения здравоохранения, после того как материально-ответственное лицо отразит все поступившие, согласно товарной накладной, продукты питания в Книге учета материальных ценностей.