Документальное оформление выдачи денег

Документальное оформление выдачи денег под отчет. 

 
    В настоящее время основным документом, регламентирующим порядок выдачи под  отчет денежных средств, является Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Решением совета директоров Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций). 
    В соответствии с пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий (организаций). При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. 
    Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем организаций. 
    Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными (пункт 14 Порядка ведения кассовых операций). 
    Порядок выдачи работникам подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя предприятия (а не учетной политикой организации). Приказом должны быть определены круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, размеры подотчетных средств, сроки возврата или отчета об израсходовании подотчетных сумм. При этом в список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги, могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда (см. письмо Госналогслужбы РФ от 17 августа 1998 г. № СШ-6-08/529). 
    Основные принципы, которые необходимо соблюдать при организации расчетов с подотчетными лицами, установлены в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций и сводятся к следующему:

    Для учета израсходованных денежных средств, выданных подотчетным лицам  на административно-хозяйственные  и командировочные расходы, применяется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55. 
    Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые чеки, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6). 
    В бухгалтерии организации проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы. 
    Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. 
    Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88) в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2). 
    На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. 
 

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами 

 
    В соответствии с Планом счетов учет расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 
    На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств: 
  
    дебет счета 71 кредит счета 50 «Касса» — на сумму денежных средств, выданных под отчет. 
  
    На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характерапроизведенных расходов: 
  
    дебет счета 10 «Материалы» кредит счета 71 — на сумму стоимости приобретенных подотчетным лицом материалов; 
  
    дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») кредит счета 71 — на сумму командировочных расходов 
  
    и т.д.    

Удержание невозвращенных подотчетных сумм из заработной платы  работника должно соответствовать  действующему законодательству. В соответствии со статьей 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях. 
    ТК РФ установлено, что работодатель вправе принять решение о таком удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. 
    При удержании невозвращенных работником подотчетных сумм следует иметь в виду, что согласно 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов. 
    Если удержание невозвращенных подотчетных сумм производится наряду с удержаниями по исполнительным документам, общая сумма удержаний не должна превышать 50 процентов, а при удержании алиментов на несовершеннолетних детей, сумм в возмещение вреда, причиненного здоровью, сумм в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца, возмещений за ущерб, причиненный преступлением, — 70процентов (см. статью 138 ТК РФ и статью 66 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве»). 
 

Расчеты с командированными работниками 

 
    Частным случаем выдачи денег под  отчет является оплата расходов, связанных  с направлением работника в командировку. В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. 
    В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

    При этом установлено, что порядок  и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации. 
    Порядок выдачи денежных средств работнику на командировку рассмотрим на конкретном примере.  

Согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг, являются расходами по обычным видам деятельности. Таким образом, расходы на командировку работника, непосредственно связанную с деятельностью организации, следует признавать расходами по обычным видам деятельности и отражать на счетах учета затрат или расходов на продажу (в зависимости от конкретных целей командировки). 
    Основным условием принятия к учету расходов по проезду работника до места командировки и обратно является их документальное подтверждение. Документальным подтверждением таких расходов могут служить билеты (железнодорожные, авиа-, на проезд на наземном транспорте), чеки ККМ (при проезде на такси) и утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника. 
    Напомним, что согласно постановлению Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» работник, вернувшийся изкомандировки, кроме авансового отчета предоставляет в бухгалтерию согласованный с руководителем структурного подразделения краткий отчет о выполненной работе за период командировки (форма № Т-10а) и командировочное удостоверение (форма № Т-10), удостоверяющее время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них).    

Произведенные работником согласно авансовому отчету расходы принимаются к учету на дату утверждения руководителем организации авансового отчета, поскольку именно после утверждение авансового отчета указанные в нем расходы можно считать экономически обоснованными. 
    В налоговом учете дата утверждения авансового отчета признается датой осуществления расходов, оплачиваемых через подотчетное лицо (расходы на командировки и на иные подобные расходы), на основании подпункта 5пункта 7 статьи 272 НК РФ. 
    Так например, если работник будет находиться в командировке в декабре 2003 года, а составленный им авансовый отчет будет утвержден в 2004 году, то утвержденные руководителем организации командировочные расходы будут включены для целей бухгалтерского и налогового учета в состав расходов, учитываемых в 2004 году. 
    Напомним, что в соответствии со статьей 264 НК РФ из командировочных расходов нормированию для целей исчисления налога на прибыль организаций подлежат только суточные. Нормы расходов организаций на выплату суточных, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлениемПравительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и составляют 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Таким образом, для условий примеров 4 и 5 для целей налогообложения прибыли суточные будут учтены в размере 300 руб. (100 руб. х 3 дня). 
    Для целей исчисления налога на доходы физических лиц суточные, выплачиваемые работникам организацией, не находящейся на бюджетном финансировании, за время служебных командировок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, в которых определены категории лиц и нормы таких выплат, подпадают под действие пункта 3 статьи 217главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ и не подлежат налогообложению в размерах, установленных работодателем в коллективном договоре или приказе. Такой вывод сделан на основании статьи 168 ТК РФ в письме Управления МНС по г. Москве от 31 июля 2003 г. № 27-08н/42413 «О порядке налогообложения доходов физических лиц» (со ссылкой на письмо МНС России от 22 июля 2003 г. № 04-2-10/451-Ю909). 
    Поскольку в примере 4 размер суточных 200 руб. предусмотрен локальным актом организации, выплаченные работнику суточные не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц. 
 

Порядок учета налога на добавленную стоимость 

 
    При совершении сделки подотчетное  лицо выступает как физическое лицо. Организация-работодатель в данном случае нигде не фигурирует. Приобретение подотчетным лицом товарно-материальных ценностей осуществляется посредством заключения договора розничной купли-продажи. 
    В соответствии с пунктом 2 статьи 492 ГК РФ договор розничной купли-продажи является публичным договором, т.е. договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится. 
    Согласно статье 493 ГК РФ договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. 
    В соответствии с пунктом 6 статьи 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога на добавленную стоимость включается в указанные цены(тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. 
    Пунктом 7 указанной статьи установлено, что при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаютсявыполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. То есть невыдача продавцом подотчетному лицу счета-фактуры соответствует действующему законодательству. 
    Однако поскольку в соответствии со статьей 172 НК РФ в общем случае одним из основных условий предъявления к вычету уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость является наличие выставленного продавцом счета-фактуры, при приобретении товаров через подотчетных лиц права на вычет налога не возникает. 
    Уплаченный в составе цены товара налог учитывается в этом случае на счетах учета материально-производственных запасов. Такой порядок учета сумм налога на добавленную стоимость предусмотрен пунктом 147Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н. 
    Иной порядок учета налога на добавленную стоимость установлен НК РФ в отношении командировочных расходов. В соответствии с пунктом 7 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. 
    При этом наличие счета-фактуры не обязательно. Пунктом 1 статьи 172 НК РФ установлено, что в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6 — 8 статьи 171 НК РФ вычет налога на добавленную стоимость может осуществляться на основании иных документов. 
    Согласно пункту 42 Методических рекомендаций по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС РФ от 20 декабря 2000 г. № БГ-3-03/447, основанием для вычета сумм налога, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая услуги на пользование в поездах постельными принадлежностями при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункт отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации), является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете). 
    В стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом), может быть, в том числе, включена стоимость комплекта постельного белья, предусмотренная Правилами оказания услуг по перевозке пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных (бытовых) нужд на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденными постановлением Правительства РФ от 11 марта 1999 г. № 277. В этом случае основанием для вычета суммы налога, уплаченной при приобретении проездного документа (билета), также является выделенная в проездном документе (билете) сумма налога отдельной строкой. 
    Если же стоимость услуг по пользованию в поездах постельными принадлежностями не включена в стоимость билета и оплачивается командированным работником отдельно, вычет уплаченного по указанным услугам налога на добавленную стоимость может быть произведен только на основании счета-фактуры.

Порядок ведения кассовых операций в РФ №40

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40) (с изменениями от 26 февраля 1996 г.)

I.Общие положения.

1. Предприятия,  объединения, организации и учреждения (в дальнейшем - предприятия) независимо  от организационно-правовых форм  и сферы деятельности обязаны  хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (далее - банках).

2. Предприятия  производят расчеты по своим  обязательствам с другими предприятиями,  как правило, в безналичном  порядке через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Для осуществления  расчетов наличными деньгами  каждое предприятие должно иметь  кассу и вести кассовую книгу  по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

4. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные  в чеке.

5. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

6. Предприятия  обязаны сдавать в банк всю  денежную наличность сверх установленных  лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные  и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при  предприятиях для последующей сдачи  в банк, а также предприятиям связи  для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

7. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

8. Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.