Документальное оформление выдачи денег

Дата  совершения операций в иностранной валюте - это дата зачисления денежных средств на валютный счет, либо дата их списания с валютного счета в банке. Так как корпоративная карта может открываться и на расчетный счет организации (рублевая корпоративная карта), то датой совершения операции в иностранной валюте при получении наличной валюты и оплате счетов подотчетным лицом с использованием такой карты будет дата списания сумм для конвертации рублевых средств со счета организации.

Дата  же погашения задолженности в  иностранной валюте по суммам, выданным под отчет, является дата утверждения авансового отчета.

При расчетах с организациями торговли и общественного  питания с использованием банковских карт составляется первичный документ на бумажном носителе - слип. Он содержит обязательные реквизиты, такие как идентификатор организации, дату совершения операции, сумму операции, валюту операции, код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты.

Основаниями для списания средств с подотчетного лица, осуществляющего расчеты с использованием расчетных банковских карт, являются наличие слипов и выписок банка по данному счету.

Рекомендуем:

Проверять остаток счетов банковских карт по каждому подотчетному лицу в соответствии с представленными подтверждающими документами.

1.9.Командировки, организованные российскими  организациями (принимающая сторона), зарубежным специалистам для  оказания услуг.

Действующим законодательством не предусмотрено  возмещение командировочных расходов иностранным специалистам, в связи с отсутствием у сторон трудовых отношений и обязанностей по их исполнению. Такие разъяснения приведены в письме Минфина РФ от 19.12.2006г. за №03-03-04/1/844.

Затраты, связанные с привлечением российскими  организациями к работе зарубежных специалистов (при наличии договоров) для оказания консультационных, информационных услуг нельзя признать для целей налогообложения прибыли.

1.10. Не состоявшиеся командировки.

Организации иногда сталкиваются с ситуациями, когда командировки по каким-то причинам срываются. Между тем, деньги могут быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, оплачена бронь на гостиницу, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлину за получение визы обратно получить нельзя.

Не  исключена ситуация, когда сотрудник  приобрел авиабилет для поездки  в командировку, но в связи с  непредвиденными обстоятельствами по решению руководителя организации  командировка была отменена. Сотрудник  получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета, или не получил вообще.

В этом случае при сдаче наличных денег, полученных под отчет, сотрудник  прикладывает к авансовому отчету документ о возврате билета с суммой удержанного сбора.

Включать  ли сумму удержанного сбора в  налоговую базу для исчисления налога на доходы физических лиц?

На  основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ при возврате в кассу  организации командированным физическим лицом полученных под отчет наличных денег в связи с отменой командировки с приложением к авансовому отчету документа о сдаче билета и уплате сбора за эту операцию сумма сбора не включается в совокупный доход.

 

В бухгалтерском  учете затраты, понесенные в связи  с отменой командировки, включают в состав прочих расходов на основании пункта 12 ПБУ 10/99. Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете, необходимо, чтобы они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что командировка сама по себе была оправданной и что отмена командировки также обоснованна, в том числе получением прибыли.

Скажем, штраф, который обычно удерживают при  возврате билетов, можно считать  неустойкой за нарушение договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных расходов на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса. Подтверждает указанные расходы билет, который выписывают на сумму штрафа. В письме от 14 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/338 Минфин России указал, что организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету при наличии экономически обоснованных и документально подтвержденных причин неиспользования билета.

А вот  включить в расходы стоимость виз при отмене загранкомандировки не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 6 мая 2006 г. N 03-03-04/2/134, хотя статья 264 Налогового кодекса РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован.

2.Возмещение  расходов, связанных со служебными  командировками, и их документальное  подтверждение с учетом налогообложения прибыли и НДС.

Организация вправе осуществлять возмещение расходов по командировкам только штатным сотрудникам, с которыми заключены трудовые договора.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяется на основании коллективных и трудовых договоров, а также других организационно-распорядительных документов организации.

2.1.Авансовый отчет

Работник  обязан в установленные внутренними  документами организации сроки  составить краткий отчет о  выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем, и представить его в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма №АО-1).

К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы  и производственный характер командировки. Такими документами могут быть:

- проездные  билеты;

- счета  за проживание;

- командировочное  удостоверение по форме N Т-10, кроме  заграничных командировок в дальнее  зарубежье;

- копию  загранпаспорта при командировке  за пределы СНГ;

- отчет  о выполнении служебного задания  (форма N Т-10а);

- прочие  документы, подтверждающие дополнительные расходы во время командировки.

Если  подтверждающие документы к авансовому отчету составлены на иностранных языках, тогда они должны иметь построчный перевод на русский язык ( п. 9 Положения  по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н). Перевод документов возможен сотрудником или профессиональным переводчиком. Фирма самостоятельно может выбрать человека, который выполнит эту работу и соответствующие расходы можно включить в налоговые расходы (письма Минфина РФ от 20.03.06 №03-02-07/1-66; от 4.09.06 за №03—3-04/1/644 и УФНС России по г.Москве от 9.10.2006 за №20-12/89132.1)

К оформлению командировочных расходов предъявляют  достаточно строгие требования. Поэтому необходимо проверить наличие всех необходимых реквизитов и подтверждение производственной направленности всех представляемых документов.

2.2. Расходы  на проезд к месту командировки  и обратно.

2.2.1.Командировки  по территории России

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

- железнодорожным  транспортом - в купейном вагоне  скорого фирменного поезда,

- водным  транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы,

- воздушным  транспортом - в салоне экономического класса, либо первого класса, при условии, что возмещаются такие расходы в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов (п. 18 Инструкции N 62);

- автомобильным  транспортом - в автотранспортном  средстве общего пользования (кроме такси);

- при  отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости  проезда:

- железнодорожным  транспортом - в плацкартном вагоне  пассажирского поезда,

- водным  транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения,

- автомобильным  транспортом - в автобусе общего  типа.

В соответствии с пунктом 13 Инструкции N 62, при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

При оплате проезда по железной дороге в настоящее  время используются специальные  бланки строгой отчетности для оформления расчетов за железнодорожные услуги с населением предприятиями Министерства путей сообщения РФ :

- проездной  документ АСУ "Экспресс";

- багажная  квитанция формы N ЛУ-12бр;

- катушечный  билет основной для оформления  проезда в поездах пригородного  сообщения формы N ЛУ-97пко;

- катушечный  билет дополнительный для оформления  проезда в поездах пригородного сообщения формы N ЛУ-97пкд.

Правомерность и правила их применения подтверждена Письмом МНС России от 7 апреля 1999 г. N ВГ-6-16/222, а также п. 4 Постановления  Президиума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. N 16.

 

Как уже  отмечалось, командированному сотруднику оплачиваются расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. При этом если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования ( п. 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 ).

В целях  учета местом командировки понимается именно населенный пункт, в который  командирован сотрудник, а не здание или место. Поэтому затраты по проезду в метро от вокзала к зданию организации, куда были командированы сотрудники, расположенному в этом же городе не принимаются для целей налогообложения. Такие расходы должны включаться в суточные, выплачиваемые работнику (см. ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 10 февраля 2004 г. N А66-6196-03).

 

Еще один фактор, на который обращают судьи  свое внимание, это обоснованность расходов. Скажем, если сотрудник может  добраться до места командировки прямым поездом, а вместо этого покупает билеты на самолет через транзитный аэропорт, такие расходы связаны с налоговыми рисками( ФАС Западно-Сибирского округа постановление от 15 ноября 2005 г. N Ф04-7834/2005(16898-А27-32), Ф04-7834/2005(16904-А27-32).

 

Если  работник, завершив все дела, по договоренности с администрацией остается в месте командировки на несколько дней за свой счет, обратный проезд может быть оплачен организацией при официальном продлении срока командировки.

2.2.2.Командировки за границу

При определении нижнего предела размеров возмещения расходов на проезд командированного работника за рубеж следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. N 911 "О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей".

В соответствии с ним, командированным за границу  работникам возмещаются следующие  расходы по проезду к месту  служебной командировки и обратно  к месту постоянной работы (включая  страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным  транспортом - в купейном вагоне  скорого фирменного поезда;

- водным  транспортом - в каюте V группы  морского судна регулярных транспортных  линий и линий с комплексным  обслуживанием пассажиров, в каюте  II категории речного судна всех  линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным  транспортом - в салоне экономического  класса, а также по билету I класса, в каждом отдельном случае  с разрешения руководителя организации  при представлении проездных  документов;

- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Кроме указанных расходов командированный  работник имеет право на возмещение:

- расходов  на проезд в аэропорт или  на вокзал в местах отправления,  назначения или пересадок;

- расходов на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

- расходов  в связи с наймом жилого  помещения в случае вынужденной  задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при  условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных  билетов и др.).

 

2.2.3.Электронные билеты

В настоящее  время все чаще авиакомпании отказываются от выдачи бумажных билетов и переходят на систему продажи электронных билетов. Для того, чтобы пройти регистрацию на рейс, авиапассажиру необходимо иметь всего лишь документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт), и знать номер кода своего электронного билета. В этом случае возникает вопрос, как документально подтвердить расходы на проезд командированного сотрудника за рубеж, поскольку билет как таковой пассажиру на руки не выдается. Перелет на рейсе авиакомпании, применяющей виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет. Распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета. После того как пассажир воспользовался услугами авиакомпании организации по запросу предоставят только письменную информацию о том, что конкретный пассажир летел на том или ином рейсе.