Документальное оформление выдачи денег

Списание  затрат на проезд работника при расчете  налога на прибыль в такой ситуации представляет налоговые риски. Необходимо заранее предупредить о необходимости  получения электронного билета в бумажном виде или попросить работника перед отлетом обратиться в представительство иностранного перевозчика. Как правило, оно есть в аэропорту, из которого авиакомпания выполняет свои рейсы.

 

2.2.4.Дополнительные расходы по  оплате проезда, подлежащие возмещению

К дополнительным расходам, подлежащим возмещению относятся  также:

- расходы  на оформление и выдачу виз,  паспортов, ваучеров, приглашений  и иных аналогичных документов;

- консульские,  аэродромные сборы, сборы за  право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

-заказ  и возврат билетов,

-взимаемый  при покупке билета сервисный  сбор.

В стоимость  железнодорожного билета включаются дополнительные услуги (сервисные сборы, плата за пользование постельными принадлежностями), которые могут быть полностью учтены в целях налогообложения прибыли (см.Письмо Минфина РФ от 21.11.2007г. №03-03-06/1/823).

 

При следовании к месту командировки и обратно расходы на проезд в такси из аэропорта в город или гостиницу как внутри страны, так и за ее пределами возможно учесть для целей налогообложения при наличии подтверждающих чеков ККТ (в настоящее время не утверждены бланки строгой отчетности), а также учитывая плотный командировочный график, поздний отъезд (прибытие), отсутствие общественного транспорта в месте командировки.

Такая позиция подтверждается подборкой  писем Минфина РФ за 2008 год от 24.01.2008 №03-01-15/1-14; от12.05.2008 №03-03-06/2/47 и от 26.05.2008г. №№03-03-06/2/60 и 2007 год от 19.12.2007г. №03-03-06/4/880, от 22.05.07 № 03-03-06/2/82, от 13.04.07 №03-03-06/4/48.

Вознаграждения транспортных агентств или турфирм при заказе проездных  билетов и гостиниц.

Нередко билеты и гостиницы заказываются для командируемого работника в транспортном агентстве или туристической фирме.

Затраты на выплату вознаграждения агенту в  состав командировочных расходов не включаются, а в соответствии с  пп. 3 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса  РФ относятся к комиссионным сборам за выполнение сторонними организациями услуг. Агентское вознаграждение может быть включено в состав расходов при наличии агентского договора, оформленного в соответствии с требованиями законодательства, и документов, подтверждающих факт оказания услуг агентом (в т.ч. акт, и первичные документы: проездные билеты, счета на оплату гостиниц и т.п.).

2.2.5. Затраты  на проезд не подтверждены  документально

Часто работники теряют или забывают документы, подтверждающие произведенные расходы.

При утрате документов, можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов. Официально заверенные документы принимаются для целей  налогообложения (письмо УМНС России по г. Москве от 28 ноября 2001 г. N 03-12/54745).

Руководитель  предприятия в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет  право (но не обязан) разрешить возместить оплату проезда по минимальной его  стоимости (п. 19 Инструкции N 62). При этом возмещение осуществляется в размере минимальной стоимости проезда:

- железнодорожным  транспортом - в плацкартном вагоне  пассажирского поезда;

- водным  транспортом - в каюте X группы  морского судна регулярных транспортных  линий и линий с комплексным  обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

- автомобильным  транспортом - в автобусе общего  типа.

Основанием  для возмещения оплаты проезда будет  являться заявление работника о  возмещении ему израсходованных  средств с указанием даты и  времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с  проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц в соответствии со статьей 210 Налогового кодекса РФ.

2.3.Выплата  суточных

2.3.1.Командировки  в пределах России

При расчете  суточных, которые необходимо выплатить командированному в пределах России работнику следует руководствоваться Инструкцией Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" в части, не противоречащей действующему законодательству и в первую очередь Трудовому кодексу РФ.

Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные  дни, а также дни нахождения в  пути, в том числе за время вынужденной  остановки в пути ( п. 14 Инструкции N 62).

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении  транспортного средства до 24 часов  включительно днем отъезда считаются  текущие сутки, а с 0 часов и  позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани), в соответствии с пунктом 7 Инструкции N 62. Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки, на основании все того же пункта 7 Инструкции N 62.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Организациям  нормы суточных устанавливаются  коллективным договором или локальным  нормативным актом и ограничены только минимальным размером.

Для целей  налогообложения суточные нормируются  постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. Согласно этому документу норма расходов организаций на выплату суточных, которые учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, составляет 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке. Примечательно, что суточные должны быть выплачены за каждые "занятые" командировкой сутки.

Срок  командировки определяет руководитель организации. Однако продолжительность  командировки не должна превышать 40 дней без учета времени нахождения в пути, за исключением случаев  предусмотренных Правительством РФ.

При превышении указанного срока, если даже вопрос согласован с руководством, вызванные этим дополнительные расходы оплате не подлежат, т.к это  уже временный перевод в другую местность с выплатой компенсации, а не командировкой.

2.3.2.Зарубежная командировка

Необходимо, рассчитывая размеры суточных при  краткосрочных командировках на территорию зарубежных стран, основываться на Приказе Минфина России от 2 августа 2004 года N 64н.

Пересчет  суточных, нормированных в долларах США в Евро, производится исходя из «кросс-курса»ЦБ РФ (соотношения курсов валют, установленных ЦБ РФ) на дату операции. Датой операции по расчету рублевого эквивалента командировочных расходов по иностранной валюте признается дата утверждения авансового отчета.

Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812, в отношении суточных установлены предельные размеры, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

При формировании налоговой базы по налогу на прибыль  предприятие может учитывать  понесенные командировочные расходы  в части выплаты суточных с учетом ограничений при условии их документального подтверждения и обоснованности.

В отношении  нормируемой части командировочных  расходов, в частности суточных, следует руководствоваться постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (Постановление N 93). Постановлением N 93 установлены нормы суточных при заграничных командировках до 60 дней включительно и свыше этого срока.

Кроме того, отметим следующие особенности.

Загранкомандировки за счет иностранного партнера (принимающей стороны)

В случае если работники, направленные в краткосрочную  командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация (направляющая сторона) выплату суточных им не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы, включая надбавки, предусмотренные Постановлением N 812.

Однодневные загранкомандировки

Работникам, выехавшим в командировки за границу  и возвратившимся из-за границы в  Россию в тот же день, суточные в  иностранной валюте необходимо выплачивать  в размере 50 процентов нормы.

 

Краткосрочные загранкомандировки

Размер  суточных, выплачиваемых командируемому работнику, зависит не только от страны, куда он направляется (на основании  Постановления N 812), но и от длительности командировки.

Краткосрочными  считаются командировки длительностью до 60 суток включительно, в соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.05.2005 N 299.

Постановлением  Правительства РФ от 8 февраля 2002 года N 93 установлены нормы суточных при  заграничных командировках сроком до 60 дней.

Работникам, направляемым в командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Правило расчета суточных как при командировках по России, так и за рубеж одинаково - начислять за каждый день командировки.

При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Загранкомандировки в несколько  стран

Если  работник в период командировки находился  в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке  в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

По  зарубежным командировкам командировочные  удостоверения не оформляются и  отметки о прибытии и убытии из очередного пункта не делаются.

Если  в процессе командировки сотрудник организации посещает несколько зарубежных стран, то расчет суточных производят по отметкам пересечения границ каждого государства. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660, дни нахождения в том или ином государстве можно определить по отметкам в загранпаспорте. Однако при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. По мнению Минфина России, можно руководствоваться приказом о направлении работника в командировку, распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в отелях. Для этого в приказе нужно указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах. Работник должен сохранять посадочные талоны не только при перелете из России и обратно, но и по рейсам между иностранными государствами.

Командировка в страны СНГ

Если  работник едет в служебную командировку в ближнее зарубежье, в государства - участники СНГ, с которыми заключены  межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения при следовании из России и в Россию определяются по отметкам в командировочном удостоверении. Оформляется оно также, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации.

Долгосрочные загранкомандировки.

Нередка ситуация, когда работник находится  в загранкомандировке более 60 дней. Следовательно, начиная с 61-го дня нахождения в командировке работнику будут выплачиваться суточные в размере, установленном для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где такое учреждение находится (размер суточных ниже).

Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (Постановление N 93) установлены нормы суточных при заграничных командировках в том числе свыше 60 дней.

2.4. Расходы по найму жилых  помещений в служебных командировках

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового Кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения.

Расходы на проживание возмещаются работнику  в сумме фактически произведенных  затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам. Согласно пункту 11 Инструкции N 62 расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда.

Расходы по найму жилого помещения за время  вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, также возмещаются. ами, также возмещаются.

2.4.1. Проживание  работника в гостинице

Если  работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице.