Документальное оформление выдачи денег

У каждого  работника во время командировки должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость  снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работникам необходимо ориентироваться на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание. Эти пределы стоимости могут быть зафиксированы в локальных актах, таких как приказ по организации, либо записаны в коллективном договоре.

В соответствии с постановлением Правительства  РФ от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении  Правил предоставления гостиничных  услуг в Российской Федерации" при оформлении проживания в гостинице  исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

- наименование  исполнителя (для индивидуальных  предпринимателей - фамилию, имя,  отчество, сведения о государственной  регистрации);

- фамилию,  имя, отчество потребителя;

- сведения  о предоставляемом номере (месте  в номере);

- цену  номера (места в номере);

- другие  необходимые данные по усмотрению  исполнителя.

Гостиницы при оказании услуг населению  в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности - гостиничный счет по форме N 3-Г, утвержденный приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Бухгалтеру  чаще всего приходится иметь дело с бланком строгой отчетности "Счет" (формы N 3-Г, или N З-Гм), который  заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов. Счета могут оформляться ручным или механизированным способом, один из экземпляров выдается командированному работнику. В счете фиксируется оплата за весь период проживания.

Если  работник досрочно выезжает из гостиницы, то на экземплярах счета делается отметка о произведенном возврате ему части денежных средств.

 

Суммы НДС, указанные в бланках строгой  отчетности, установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящихся в служебной командировке, являются основанием для принятия НДС к налоговому вычету. Требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (см.письмо Минфина РФ от 21.12.2007г. №03-07-11/638).

 

2.4.2.Дополнительные услуги, предоставляемые  гостиницей

На  дополнительные услуги, предоставляемые  гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме N 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

Бронирование  номера в гостинице относится  к дополнительным услугам, оказываемым гостиницей. То есть суммы затрат по бронированию номера подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. N А28-10790/2005-233/15).

Расходы на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами оплачиваются работниками за счет личных средств.

2.4.3.Проживание работника в арендованной  квартире

Организации иногда арендуют для своих сотрудников, находящихся в командировке, квартиры.

Можно ли арендную плату в этом случае включить в расходы и тем самым  исключить из налогооблагаемой прибыли?

Минфин  России в письме от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112 разъяснил, что "...такие расходы  принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Арендная плата за данную квартиру в то время, когда она пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли".

Организации смогут уменьшить налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход. В редакции пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, среди таких документов назван и приказ о командировке. Таким образом, при наличии приказа о командировке работника в тот город, в котором арендована квартира, проездных документов, отметок в командировочном удостоверении о прибытии и убытии работника, проблем со списанием арендной платы не будет.

Данное  мнение подтвердилось и в письме от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/533.

2.4.4.Затраты  на проживание не подтверждены  документально

При непредставлении (утрате) работником документов, подтверждающих осуществленные расходы по найму  помещения, работодатель может принять  решение о возмещении таких расходов по заявлению работника.

В случае, если гостиница не выдает ни счета  по форме N 3-Г, ни чека, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер, такие затраты все равно можно  учесть в расходах. Дело в том, что  Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы Следовательно, он может служить подтверждением расходов по найму жилья.

2.5.Прочие  расходы во время командировки

Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.

К таким  расходам при командировках можно  отнести:

- расходы  по оплате услуг связи;

- расходы  на получение и регистрацию  заграничного паспорта;

- расходы на получение визы;

- расходы,  связанные с обменом наличной  валюты или чека в банке  на наличную иностранную валюту;

-расходы  на оплату медицинской страховки,

- другие  расходы.

Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).

Организации могут предусмотреть в своих  локальных актах (например, приказом) порядок их возмещения.

2.5.1.Оплата услуг связи

Командированные лица нередко несут расходы по оплате телефонных переговоров во время  служебных командировок. При этом телефонные переговоры являются затратами, вполне отчуждаемыми от гостиничных  услуг, так как они не являются услугами по обеспечению проживания. Такие переговоры могут вестись как с мобильного телефона работника, так и с гостиничного телефона.

Подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса  РФ предусмотрено включение в  состав прочих расходов, связанных  с производством и реализацией, расходов налогоплательщика на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Таким образом, если командированное лицо сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально (например, квитанцией из гостиницы с распечаткой телефонных номеров, распечаткой счета за разговоры по мобильному телефону), то оплату указанных расходов организация вправе включить в налоговую базу для исчисления налога на прибыль, на основании положений статьи 264 Налогового кодекса РФ

2.5.2. Оплата медицинских страховок и полисов добровольного страхования

Одним из дополнительных расходов в командировке может быть оплата медицинской страховки. Если оплата медицинской страховки  является обязательной при оформлении выездных документов, то есть без предъявления свидетельства об оплаченной страховке въездная виза в определенное государство не выдается. В таком случае расходы по оплате медицинской страховки также включаются в себестоимость и принимаются к учету. На это указано в Письме Минфина России от 20 октября 1999 г. N 04-06-05.

Расходы на добровольное страхование могут  возмещаться командированным, но признать их для целей налогообложения  нельзя.

 

2.5.3. Представительские расходы  во время нахождения в командировках

Во  время командировок иногда работники по заданию руководства проводят деловые неофициальные встречи в кафе с потенциальными партнерами.

Если  в результате командировки соглашение о деловом сотрудничестве с потенциальными поставщиками не было достигнуто, то расходы  командировочные и представительские не признают для целей налогообложения прибыли (см. письмо УФНС России по г.Москве от 16.05.2008г. №20-12/41851).

3.Особенности  исчисления налога на доходы  физических лиц при оплате  командировочных расходов

Главой 23 Налогового кодекса РФ не предусмотрено каких-либо различий в обложении налогом на доходы физических лиц между командировками внутри страны и за рубежом. Единственным различием является то, что при командировках за границу перечень расходов, не включаемых в налогооблагаемый доход, шире, по сравнению с командировками внутри страны.

В частности, при оплате организацией командированному лицу расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

- суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

- фактически  произведенные и документально  подтвержденные целевые (обратите  внимание - целевые, то есть обоснованные) расходы на:

а) проезд к месту назначения и обратно;

б) сборы  за услуги аэропортов;

в) комиссионные сборы;

г) расходы  на проезд в аэропорт или на вокзал, в местах отправлении, назначения или  пересадок;

д) провоз багажа;

е) расходы  по найму жилого помещения;

ж) оплату услуг связи;

з) получение  и регистрацию служебного заграничного паспорта;

и) получение виз и консульские сборы;

к) расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае непредставления командированным  лицом документов, подтверждающих осуществление  расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных законодательством РФ. С 1 января 2008 года суммы денежных средств, выданных работнику организацией для оплаты найма жилого помещения во время командировок, освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц в пределах 700 и 2500 руб. за каждый день. Такие разъяснения даны в письме Минфина РФ от 5.02.08 №03-04-06-01/30.

 

Организация может самостоятельно установить нормы  компенсации расходов по найму жилья  во время командировок на территории России и за границей для целей бухгалтерского учета, превышающие установленные нормы.

При налогообложении  доходов физических лиц с 1 января 2008 года следует учесть следующие  особенности.

Федеральный закон N 216-ФЗ установил максимальный размер суточных, которые не облагаются НДФЛ.

Для командировок по России не надо будет удерживать НДФЛ с суточных, величина которых не превышает 700 руб. в день, для командировок за рубеж лимит составляет не более 2500 руб.Соответствующие поправки внесены в пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ и действуют они с 1 января 2008 года.

В случае направления работников в командировки в соответствии с пп.1 п.1 ст.223 НК РФ при получении доходов в денежной форме дата фактического получения  дохода определяется как день выплаты дохода. Таким образом, дата фактического получения работником подлежащего налогообложению дохода в виде суммы денежных средств, превышающих нормы суточных, установленные п.3 ст.217 НК РФ, определяется как дата выплаты суточных. Соответственно, при расчете подлежащей налогообложению суммы фактически полученных суточных над их нормативным размером, установленным п.3 ст.217 НК РФ,необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных(см.Письмо Минфина РФ от 1.02.2008г. №-3-04-06-01/27).

 

Еще один интересный момент заключается в  том, что услуги за пользование VIP-залом подлежат включению в совокупный доход, облагаемый НДФЛ. К этому выводу пришел ФАС Московского округа в решении от 18 октября 2004 г. по делу N КА-А40/9456-04-П.

Согласно  материалам данного дела организации  было отказано в исключении из совокупного  дохода физических лиц сумм за возмещение услуг VIP-зала аэропорта. При этом суд  ссылался на то, что пользование VIP-залом  не является обязательным и на основании пункта 2 статьи 8 Налогового кодекса РФ не является сбором.

Судом было указано на личный, а не производственный характер этого расхода. Налоговый  кодекс РФ позволяет принимать к  учету только производственные и  экономически обоснованные расходы.

То  есть, исходя из этого, можно сделать  вывод, что если дополнительная услуга является обязательной, но выделена отдельно в счете гостиницы, к примеру, плата за телевизор, холодильник, то она не облагается налогом на доходы физических лиц. Но если такие услуги являются добровольными и призваны удовлетворять личные потребности командированных работников (например, плата за мини-бар, бассейн, кабельные каналы телевидения и т.д.), то они должны облагаться налогом на доходы физических лиц.

Подобная же ситуация и с завтраками. Если завтраки предоставляются гостиницей, но в счете отдельной строкой не выделяются, то их в целях начисления НДФЛ не определяют. В случае если их сумма выделена отдельной строкой, тогда эти расходы должны покрываться за счет суточных. Суммы расходов на завтраки в гостинице, оплаченные отдельно, сверх суточных, должны облагаться НДФЛ.