Документальное оформление выдачи денег

 
2.5.Прочие расходы во время  командировки 
 

2.5.1.Оплата  услуг связи. 
 
2.5.2. Оплата медицинских страховок и полисов добровольного страхования.2.5.3. Представительские расходы во время нахождения в командировках.

 
3.Особенности исчисления налога  на доходы физических лиц при  оплате командировочных расходов. 

1.Направление  работника в служебные командировки.

1.1.Определение понятия служебной  командировки.

В Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" определено, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения.

Такое же определение командировки дается в ст. 166 Трудового кодекса РФ «служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».

Постоянным  местом работы сотрудника считается производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором, в том случае если в состав организации входят филиалы и участки, расположенные в разных местностях.

Служебные поездки работников, чья постоянная трудовая деятельность носит разъездной либо подвижной характер, служебными командировками не признаются.

 

1.2 Признаки, характеризующие служебные  командировки

 

Для служебных  командировок характерны следующие  признаки:

1) направление  в командировку осуществляется  по решению работодателя;

2) командировка  ограничена сроком, определяемым  руководителем организации. Срок  для командировок в пределах  России не может превышать  40 дней, не считая времени нахождения  в пути, а для рабочих, руководителей  и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ - 1 год;

3) командировка  имеет определенную цель - выполнение  служебного поручения, то есть  работы, обусловленной трудовым  договором;

4) командировка  относится к сфере трудового  законодательства и предполагает соблюдение установленных трудовым законодательством гарантий.

1.3. Ограничения, действующие в  соответствии с нормами ТК  РФ, при направлениях в командировки  отдельных категорий работников.

Трудовое  законодательство ограничивает возможность  направления в командировку отдельных категорий работников, в т.ч.в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ; беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); при возрасте работников до 18 лет (ст. 268 ТК РФ).

Помимо  этого существует еще ряд ограничений, например, только с собственного согласия направляются в служебные командировки женщины, имеющие детей до трех лет, работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работники, ухаживающие за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением. Данное ограничение зафиксировано в статье 259 Трудового кодекса РФ. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Аналогичными  гарантиями и льготами пользуются отцы, воспитывающие детей без матери, и опекуны (попечители) несовершеннолетних в соответствии со статьей 264 Трудового  кодекса РФ.

Нарушение вышеизложенных норм трудового законодательства является административным правонарушением и может повлечь (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях ) :

- для  должностных лиц - наложение административного  штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;

- для  юридических лиц - наложение штрафа  от 30 000 до 50 000 рублей или административное  приостановление деятельности на  срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, грозит ему дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.

1.4.Гарантии при направлении  работников в служебные командировки. Возможны ли выплаты работнику  за дни командировки исходя  из его оклада, а не среднего заработка?

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника  в служебную командировку ему  гарантируются сохранение места  работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных  со служебной командировкой.

Важно следующее - средний заработок за работником сохраняется только за дни командировки и проезда, которые являются рабочими по графику предприятия.

Часто задают вопрос о возможности оплаты дней командировки командированному лицу, исходя из оклада (при повременной  форме оплаты труда). Выплаты, произведенные из расчета оклада, а не среднего заработка за дни нахождения в командировке, будут противоречить положениям ТК РФ (см.Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 5.02.2008г. №275-6-0).

1.5.Особенности выплат предусмотренных компенсаций командированным лицам.

Если  сотрудник был командирован для  работы в выходные или праздничные  дни, то это ему компенсируется в  соответствии с действующим законодательством. Если работник выезжает в командировку в выходной день, в этом случае ему должен быть предоставлен другой день отдыха, или работа должна быть оплачена в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ:

- сдельщикам - не менее чем по двойным  сдельным расценкам;

- работникам, труд которых оплачивается по  дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной ставки или часовой ставки;

- работникам, получающим месячный оклад, - в  размере не менее одинарной  дневной или часовой ставки  сверх оклада, если работа в  выходной и нерабочий праздничный  день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

Средний заработок при работе по совместительству сохраняется в той организации, которая командировала работника.

Средний заработок сохраняется по обоим  местам работы, а расходы по оплате командировки распределяются между  командирующими организациями по соглашению между ними, если направления в  командировку произошли одновременно по основной и совмещаемой работе.

Кроме того, если работник в командировке заболел, и это подтверждается больничным листом, то дни болезни не включаются в срок командировки, а работнику  выплачивается пособие по временной  нетрудоспособности. Исключение составляют условия, указанные в пункте 16 Инструкции N 62 - если работник не находился в стационаре. За эти дни болезни работнику выплачиваются суточные и оплачивается наем жилого помещения. При этом срок болезни при этом не может превышать двух месяцев.

1.6. Порядок оформления работников в служебные командировки.

Действующее законодательство содержит четкие требования к порядку оформления служебных  командировок.

Решение о направлении работника или  группы работников в служебную командировку принимается работодателем. При  этом оформляется приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по унифицированной форме №Т-9.

Рекомендуем обратить внимание на запись в приказе о цели, т.к. она в дальнейшем будет одним из оснований для отражения в учете данной хозяйственной операции организации. Цель должна быть сформулирована кратко и четко.

Оформлению  приказа предшествует определение  служебного задания на командировку, которое формулируется до подписания приказа (часто устно), а оформляется  либо сразу или после оформления приказа. При этом используется унифицированная форма №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Графа 11 (содержание задания) формы заполняется в более развернутом виде, чем в приказе.

После подписания приказа руководителем организации решение о направлении в командировку объявляется работнику под расписку.

Приказ  о направлении в командировку отнесен к приказам по личному  составу.

Приказы о краткосрочных внутрироссийских командировках должны храниться 5 лет, и приказы о длительных командировках – 75 лет.

На  основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку выписываетсякомандировочное удостоверение по форме N Т-10, которое является основным документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

По  отметкам в удостоверении (о дне  прибытия и дне выбытия) определяется фактическое время пребывания в  командировке. В случае, если работник командирован в разные населенные пункты, указанные отметки делаются в каждом пункте, а также заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. Об этом необходимо сообщить командируемому работнику, даже если он отправляется в поездку не впервые.

Командировочное удостоверение целесообразно оформлять  для командировок в пределах России и стран СНГ (см.Письмо Минфина РФ №03-03-06/2/89 от 23.05.2007г).

В случае направления сотрудника в командировку на территории России и стран СНГ, продолжительностью свыше 1 дня, основанием для принятия расходов в целях налогообложения прибыли организации будет являться командировочное удостоверение, оформленное с учетом положений Инструкции №62 (см.Письмо Минфина РФ №03-03-06/2/45 от 24.04.2008г.)

Кроме того, документом, обязательным к ведению  и подтверждающим время нахождения работника в командировке, является специальный журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных  работников. Этот журнал позволяет фиксировать все перемещения: как собственных сотрудников, так и прибывших из других организаций. Обязанность ведения журнала закрепляется приказом руководителя организации.

1. 7.Аванс на предстоящую командировку

При направлении  сотрудника в командировку организация выдает аванс на предстоящие расходы. В зависимости от того, куда едет работник по России или за границу, аванс выплачивается в рублях либо в валюте.

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, предусмотрено, что наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, организации выдают в пределах тех сумм, которые установлены именно для этой поездки. Сумма аванса зависит от продолжительности командировки, от места назначения, от вероятных дополнительных затрат.

Приведенная норма  документа не содержит запретительных формулировок о возможности проведения расчетов при завершении командировки по согласованию с работником.

Обращаем  внимание на то, что ст.168.1 ТК РФ определено, что размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При выдаче наличных средств под отчет передача их одним лицом другому не допускается.

Аванс наличными может быть выдан при  условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу.

Также сотрудник, получивший наличные деньги, обязан не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет  об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Трудовыми договорами и внутренними локальными актами организации (например, положением о подотчетных суммах) может быть установлен и иной срок отчета по полученному авансу, а так же порядок и сроки возмещения командировочных расходов).

Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится, как правило, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих  дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому запрещается.

1.8. Корпоративные карты для осуществления  расчетов по командировочным  расходам

В настоящее  время все чаще организации используют корпоративные карты, в т.ч. для расчетов с работниками по командировочным расходам. Корпоративные карты оформляют на имена тех сотрудников, которым приходится ездить в командировки.

Денежные  средства с корпоративных карт можно  снимать как в рублях, так и в иностранной валюте.

Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются  на отдельном субсчете счета 55 "Специальные  счета в банках".

Валютные  операции по счетам корпоративных карт должны осуществляться в соответствии с требованиями валютного законодательства и Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденного Приказом Минфина России от 10 января 2000 г. N 2н.