Документальное оформление выдачи денег

9. Предприятия  имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

10. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном  отсутствии у предприятий кассы  разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

12. Кассовые  операции оформляются типовыми  межведомственными формами первичной  учетной документации для предприятий  и организаций, которые утверждаются  Госкомстатом Российской Федерации  по согласованию с Центральным  банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

 

II. Прием, выдача наличных денег  и оформление кассовых документов

3. При приеме  денежных билетов и монет в  платежи кассиры предприятий  обязаны руководствоваться установленными  Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (приложение N. 1).

Прием наличных денег кассами  предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому  ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

14. Выдача наличных денег  из касс предприятий производится  по расходным кассовым ордерам  или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись  руководителя предприятия, подпись  его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации  могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим  составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового  ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный  кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

15. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

16. Выдача денег лицам,  не состоящим в списочном составе  предприятия, производится по  расходным кассовым ордерам, выписываемым  отдельно на каждое лицо, или  по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия-организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 15. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

17. Оплата труда, выплата  пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке  могут оформляться и разовые  выдачи денег на оплату труда (при  уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам  производятся, как правило, по расходным  кассовым ордерам.

18. По истечении  установленных пунктом 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить штамп  или сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить  реестр депонированных сумм;

в) в конце  платежной (расчетно-платежной) ведомости  сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию  суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____________".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами  в платежных (расчетно - платежных  ведомостях, и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм.

Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

19. Приходные  кассовые ордера и квитанции  к ним, а также расходные  кассовые ордера и заменяющие  их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных  и расходных кассовых ордерах  указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может  производиться только в день их составления.

20. При получении  приходных и расходных кассовых  ордеров или заменяющих их  документов кассир обязан проверить:

а) наличие и  подлинность на документах подписи  главного бухгалтера, а на расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

21. Приходные  и расходные кассовые ордера  или заменяющие их документы  до передачи в кассу регистрируются  бухгалтерией в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых  документов. Расходные кассовые  ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением  средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Особенности учета командировочных расходов.

1.Направление  работника в служебную командировку. 
 
1.1.Определение понятия служебной командировки. 
 
1.2.Признаки, характеризующие служебные командировки. 
 
1.3. Ограничения, предусмотренные ТК РФ при направлении в командировки отдельных работников. 
 
1.4.Гарантии при направлении работников в служебные командировки.  
Возможны ли выплаты работнику за дни командировки исходя из оклада, а не среднего заработка? 
 
1.5.Особенности выплат предусмотренных компенсаций командированным лицам. 
 
1.6. Порядок оформления служебных командировок. 
 
1.7. Аванс на предстоящую командировку 
 
1.8.Корпоративные карты для осуществления расчетов по командировочным расходам 
 
1.9.Командировки, организованные российскими организациями (принимающая сторона), зарубежным специалистам для оказания услуг. 
 
1.10. Не состоявшиеся командировки. 
 
2.Возмещение расходов, связанных со служебными командировками, и их документальное подтверждение с учетом налогообложения прибыли и НДС 
 
2.1. Авансовый отчет 
 
2.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно. 
 

2.2.1.Командировки  по территории России 
2.2.2.Командировки за границу 
2.2.3.Электронные билеты 
2.2.4.Дополнительные расходы по оплате проезда, подлежащие возмещению. 
Вознаграждения транспортных агентств или турфирм при заказе проездных. 
2.2.5. Затраты на проезд не подтверждены документально

 
2.3.Выплата суточных 
 

2.3.1.Командировки  по территории России 
 
2.3.2.Командировки за границу: 
 
-загранкомандировки за счет иностранного партнера (принимающей стороны); 
-однодневные загранкомандировки; 
-краткосрочные загранкомандировки; 
-загранкомандировки в несколько стран; 
-командировка в страны СНГ 
-долгосрочные загранкомандировки.

 
2.4. Расходы по найму жилых помещений  в служебных командировках 
 

2.4.1. Проживание  работника в гостинице 
 
2.4.2.Дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей 
 
2.4.3.Проживание работника в арендованной квартире 
 
2.4.4.Затраты на проживание не подтверждены документально.