Методика фінансового обліку довгострокової дебіторської заборгованості

Договір – це угода двох або більше сторін про здійснення певних дій, що встановлює взаємні права і обов'язки, виконання яких забезпечується заходами державного впливу.

Рис. 4.1. Схема організації обліку розрахунків з покупцями і замовниками

ТОВ «Альпіна»

 

Договір вважається укладеним  з моменту набуття ним обумовленої  форми (наприклад, простої письмової  або нотаріально засвідченої). Договір  може бути укладено як шляхом складання одного документу, підписаного сторонами, так і шляхом обміну листами, телеграмами, телефонограмами тощо, які обов'язково повинні бути підписані стороною, що їх надсилає.

Укладання договору представляє  собою процес, який складається з  двох стадій: оферти (пропозиція укласти договір) та акцепту (відповідь про згоду укласти договір).

Пропозиція про укладання договору може бути висловлена усно або зроблена письмово із зазначенням строку для  відповіді або без нього. Якщо оферта містить вказівку на строк  для відповіді, договір вважається укладеним, якщо особа, яка внесла пропозицію укласти договір, одержала від іншої сторони відповідь про прийняття пропозиції (акцепт) протягом цього терміну.

Якщо ж оферта не містить вказівок на строк і зроблена в письмовій  формі, то договір вважається укладеним, коли відповідь про прийняття пропозиції одержана протягом необхідного для цього строку.

Основними положеннями  договорів, на які повинен звертати увагу головний бухгалтер, є: строк  та місце виконання зобов'язань; ціна договору (визначається угодою сторін); форма розрахунків.

Після досягнення сторонами  згоди за всіма умовами договору і складання кінцевої редакції тексту договору настає момент його підписання. Договір повинен бути підписаний особою, яка має на це право.

Якщо договір укладається  не безпосередньо з директором, то необхідно ознайомитись зі змістом  доручення, на підставі якого особа представляє інтереси того чи іншого підприємства.

Невід'ємною частиною договору є додатки. Одним з найпоширеніших видів додатків є специфікація.

Специфікація – супровідний документ на партію товару, поставленого в асортименті згідно з відповідним транспортним документом. Якщо партія товару складається з окремих вантажних місць, то оформляється специфікація на кожне місце.

Всі розрахунки, що здійснюються на підставі укладених договорів, відносяться  до розрахунків з комерційних операцій (угод), в результаті яких партнери очікують одержати прибуток. Крім цих розрахунків, здійснюються операції некомерційного характеру без укладання договорів, на які не поширюється дія строків позовної давності.

Завдання організації  документування цих операцій – скласти графік документообігу із зазначенням конкретних виконавців, дат виписки та передачі документів до архіву.

Основні первинні документи з виникнення заборгованості наступні:

При розрахунках з  вітчизняними покупцями ;

• накладні;
• рахунки-фактури;
• рахунки;
• акти прийнятих робіт, послуг;
• податкові накладні;
• товарно-транспортні накладні;
• товарні накладні.

При розрахунках з  іноземними покупцями;

-   комерційні документи (рахунки-фактури);

-   транспортні накладні (акти прийнятих робіт, послуг, авіа накладна, коносамент, товарно-транспортна накладна, пакувальні листи);

- платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків  на рахунки митних установ;

-  розрахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць.    

При погашенні заборгованості покупців основними первинними документами є такі:

При розрахунках з вітчизняними покупцями:

• виписки банку;
• прибутковий касовий ордер;
• векселі.

При розрахунках з  іноземними покупцями:

• виписки банку;
• інкасо;
• векселі.

Всі розрахунки, що здійснюються на підставі укладених договорів, відносяться  до розрахунків з комерційних операцій (угод), в результаті яких партнери очікують одержати прибуток. Крім цих розрахунків, здійснюються операції некомерційного характеру без укладання договорів, на які не поширюється дія строків позовної давності.

Направлення працівників ТОВ «Альпіна» у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відправляється працівник, строк і мета відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження – це документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Важливими документами  при відрядженні за кордон є: запрошення приймаючої сторони; укладений контракт; інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини, документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

На підприємстві необхідно  вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у  відрядження, і працівників, які  прибувають з відрядження.

На підставі розпорядження  керівника підзвітним особам видається  готівка, що оформлюється видатковим касовим ордером. В посвідченні про відрядження робиться помітка про суму виданого авансу. Список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби, затверджується наказом керівника.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, після повернення з відрядження, у встановлені терміни, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат в межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов'язковими реквізитами авансового звіту є резолюція керівника підприємства чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат та його підпис.

Після складання авансового звіту визначається різниця між  сумою одержаного авансу і фактичними витратами. Якщо різниця позитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від'ємна – працівник витратив частину власних грошових коштів, тобто здійснив перевитрату авансової суми, яка повинна бути йому відшкодована з каси підприємства.

Якщо підзвітна особа  не надала звіти і необхідні виправдовуючі  документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих в національній валюті України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймаються  авансові звіти, які перевірені арифметичне, за змістом і затверджені керівником підприємства. Бухгалтер обробляє авансовий  звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Документи, які застосовуються при виявленні порушень та розбіжностей при розрахунках з дебіторами на ТОВ «Альпіна»наступні (рис. 4.2).

При прийманні товарно-матеріальних цінностей проводиться їх перевірка за кількістю, в результаті чого можуть бути виявлені недостача, пересортиця, неналежна якість товарів або їх некомплектність чи відсутність супровідних документів постачальника тощо.

Якщо порушаються права  підприємство ТОВ «Альпіна», воно звертається до порушника з письмовою претензією – вимогою щодо добровільного усунення порушень законодавства, яка підписується керівником і надсилається адресату рекомендованим (цінним) листом або вручається під розписку.

 

Рис. 4.2. Документи, що застосовуються при виявлені порушень на підприємстві ТОВ «Альпіна»

 

Претензія – це вимога кредитора до боржника про сплату боргу, відшкодування збитків, сплату штрафу, усунення недоліків поставленої продукції або виконаної роботи.

Складають наступні види претензій (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Види претензій

 

До претензії додаються всі документи, необхідні для її розгляду.

Підприємство, до якого  надсилається претензія, повинно її розглянути у встановленні терміни і надіслати відповідь на претензію.

У випадку безпідставної  повної або часткової відмови  постачальника, а також залишеної  без відповіді претензії, пред'явленої  підприємством, проводиться підготовка матеріалів для пред'явлення позову.

Позовна заява подається  до арбітражного суду у письмовій  формі та підписується керівником підприємства.

При розрахунках за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання  робіт, а також з оплати продукції  та робіт, прийнятих замовником по частковій готовності використовуються платіжні документи, договори тощо.

При обліку розрахунків  за відшкодуванням підприємству завданих збитків в результаті недостач і  втрат від псування цінностей, недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено застосовують наступні документи:

• інвентаризаційний опис або інвентаризаційний акт (залежно від об'єкту перевірки);
• порівняльна відомість;
• договір про повну матеріальну відповідальність;
• розрахунково-платіжна відомість;
• прибутковий касовий ордер тощо.

Видача позик працівником  підприємством проводиться, якщо вона передбачена статутом або іншим  аналогічним документом підприємства та при наявності оформлених належним чином документів, і оформляється договором в письмовій формі. Обов'язковими елементами договору повинні бути: предмет договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який вона видається, порядок погашення, відповідальність та юридичні реквізити сторін.

Взаємовідносини між  учасниками спільної діяльності регулюються  договором; оприбуткування членських внесків фіксується у відповідних документах – прибутковому  касовому ордері, виписці банку; повернення коштів в разі виходу учасника зі складу спілки – у видатковому касовому ордері, платіжному дорученні.

Згідно до цивільного законодавства спільна діяльність без створення юридичної особи здійснюється на підставі договору між її учасниками. За договором про спільну діяльність сторони (учасники) зобов'язуються шляхом об'єднання майна та зусиль спільно діяти для досягнення загальної господарської або іншої мети, щоб не суперечити діючому законодавству.

Підтвердженням отримання  внесків по спільній діяльності для  учасників є авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні  справи, або первинний документ про  отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо).

При розрахунках за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання  робіт, а також з оплати продукції  та робіт, прийнятих замовником по частковій  готовності на ТОВ «Альпіна» використовуються платіжні документи, договори тощо.

При обліку розрахунків  за відшкодуванням ТОВ «Альпіна» завданих збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей, недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено застосовують наступні документи:

- інвентаризаційний опис  або інвентаризаційний акт (залежно  від об'єкту перевірки);

- порівняльна відомість;

- договір про повну  матеріальну відповідальність;

-  розрахунково-платіжна  відомість.

 

5. СИНТЕТИЧНИЙ ТА АНАЛІТИЧНИЙ  ОБЛІК ДОВГОСТРОКОВОЇ ДЕБІТОРСЬКОЇ ЗАБОРГОВАНОСТІ

 

Для бухгалтерського  обліку дебіторської заборгованості використовується рахунок 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками», який має два субрахунки:

361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»;

362 «Розрахунки з іноземними покупцями».

За дебетом рахунку 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» відображається вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг, яка включає податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори (обов`язкові платежі), що підлягають перерахуванню до бюджетів та позабюджетних фондів і включені у вартість реалізації.

Поточна дебіторська  заборгованість за продукцію, товари, послуги визначається активом одночасно  з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів, робіт і послуг.