Методологические аспекты организации учёта материальных ресурсов на предприятии

- склад автозапчастей (запасные части к автомобилям);

- склад спецодежды (куртки, утепленные, костюмы литейщика, костюмы х/б, рукавицы, сапоги и ботинки литьевые и другая спецодежда);

- склад строительных материалов (песок, кирпич, щебень и другие строительные материалы);

- склад специальной оснастки (кокиля колес, модели отливок, опоки, стержневые ящики, цапфы и др.);

- склад ГСМ (бензин, керосин, дизтоплива, различные масла, литол и др.)

- кладовая материалов МСЦ (все материалы, выписываемые механосборочным цехом для производства продукции);

- кладовая материалов ЦФЛ  (все материалы, выписываемые цехом  фасонного литья для производства продукции).

При приемке ТМЦ по месту получения и за пределами  территории предприятия (склад поставщика) материально-ответственное лицо получающее ТМЦ следит за погрузкой, контролирует взвешивание и сформированное для оформления документов количество получаемых материалов, целостность упаковки и товарный вид.

Все поступающие в  адрес ЗАО «КМАрудоремонт» материалы подлежат обязательному взвешиванию и пересчету при приемке и их оприходовании.

При поступлении ТМЦ  материально-ответственное лицо (кладовщик  складского хозяйства) в обязательном порядке согласовывает с инженером  ОМТО закрепленного за данной  группой  ТМЦ,  а при его отсутствии с начальником ОМТО,  соответствие поступающего ТМЦ по наименованию и количеству (инженер ОМТО ставит подпись в  товарно-сопроводительном документе (накладной) в  нижнем правом углу с расшифровкой подписи).

При  отсутствии  расхождений  между  данными  поставщика, указанными в сопроводительных документах  и  фактическими  данными  (по  количеству,  качеству и комплектности), материально-ответственное лицо (кладовщик) принимает  ТМЦ на склад, ставит подпись на товарно-сопроводительном документе (накладной) и передает документы в ОМТО предприятия. После их регистрации в ОМТО, данные документы передаются для оформления в бухгалтерию предприятия, бухгалтерия предприятия возвращает экземпляры поставщика с отметкой о получении данных ТМЦ.

Например, 20.11.2009 в адрес ЗАО «КМАрудоремонт»  поступил феррохром от ООО «Металлолайн»  по товарной накладной 310 от 18.11.2009 в  количестве 6,45 т на сумму 745702,03 руб. в том числе  НДС-113751,16 руб. Феррохром  был оприходован на склад литейных материалов по приходному ордеру 1339 от 20.11.2009 год. В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

Дебет 10.1- Кредит 60.1- 631950,87 руб. – оприходованы материальные ценности от поставщика;

Дебет 19.3- Кредит 60.1- 113751,16 руб. – учтен НДС (на основании счета-фактуры 310 от 20.11.2009г.)

27.11.2009 в адрес  ЗАО «КМАрудоремонт» поступило  дизтопливо от ОАО «Осколнефтеснаб  » по товарной накладной   РНк-254/3 от 27.11.2009 в количестве 600 л  на сумму 13080,00 руб. в том  числе  НДС- 1995,25 руб. Дизтопливо было оприходовано на склад ГСМ по приходному ордеру 1351 от 27.11.2009 год. В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

Дебет 10.3- Кредит 60.1- 11084,75 руб. – оприходованы материальные ценности от поставщика;

Дебет 19.3-Кредит 60.1- 1995,25 руб. – учтен НДС (на основании счета-фактуры РНк-254/3 от 27.11.2009г.)

23.12.2009 в адрес  ЗАО «КМАрудоремонт» поступила  углекислота от ООО «Криоген»  по товарной накладной  946 от 23.12.2009 в количестве 275 кг на сумму  4180,00 руб., НДС не предусмотрен. Углекислота была оприходована на склад  №1 по приходному ордеру 946 от 23.12.2009 год. В бухгалтерском учете были сделана следующая  проводка:

Дебет 10.1- Кредит 60.1- 4180,00 руб. – оприходованы материальные ценности от поставщика.

Входной  контроль  и  испытания  ТМЦ  по  качеству  и на соответствие ГОСТ (ТУ), производят   представители Общества: СКК, материально-ответственное лицо (кладовщик), при необходимости инженерно-технические работники структурных подразделений, заявивших и в последствии использующих в производстве данные ТМЦ, имеющие полные и точные сведения о предъявляемых к данным ТМЦ требованиям.

В  случае  расхождений  между  данными  поставщика  и  фактическими  данными   по  количеству или   качеству (ассортименту), материально-ответственное лицо (кладовщик), в соответствии с действующим законодательством и условиями договора оформляет акт о приемке  ТМЦ и передает в ОМТО завода. Акт  утверждает генеральный директор предприятия.

Для оформления Акта о приемке ТМЦ с выявленными  расхождениями, инженер ОМТО (грузополучатель) обязан, если указанное предусмотрено договором (контрактом), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) в целях принятия участия в приемке ТМЦ с последующим подписанием акта приемки ТМЦ.

В условиях, когда  получение ТМЦ происходит до поступления счетов-фактур на ЗАО «КМАрудоремонт» от поставщика, накладная на сторону от грузоотправителя  подписывается инженером ОМТО и материально-ответственным лицом, исходя из фактически полученного количества  ТМЦ со ссылкой на спецификацию, и сдается в бухгалтерию для оприходования на балансовый счет «Расчеты с поставщиками (без счетов-фактур)».

ТМЦ  должны приходовать в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, количественных – в штуках). В случае, когда  ТМЦ поступают в одной единице измерения (например, по массе), а отпускают со склада в другой (например, поштучно), их оприходование и отпуск отражает материально-ответственное лицо (кладовщик), инженер ОМТО и бухгалтер в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения с учетом пересчета. При этом вначале записывают количество  ТМЦ  в единице измерения, указанной в документах поставщика, а затем в скобках – количество в единице измерения, по которой  ТМЦ  будут оприходованы и в последствии отпущены со склада.

Если затруднительно отражение движения такого  ТМЦ  одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода  ТМЦ  в другую единицу измерения с  составлением акта перевода подписанного представителями ОМТО, бухгалтерией, других структурных подразделений (если это необходимо) и начальником складского хозяйства. В акте перевода в другую единицу измерения проставляется количество  ТМЦ в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой  ТМЦ будут отпускать со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета  ТМЦ приходуется в единице измерения поставщика, а также - в другой (новой) единице измерения, со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более  мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято на заводе (например, в килограммах), такие   ТМЦ приходуют в той единице измерения, которая принята на предприятии с составлением пересчета.

Приемку поступивших  на рассматриваемое предприятие  ТМЦ, право собственности на которые  предприятию не принадлежит (пример ошибочной поставки или размещения ТМЦ на ответственное хранение), осуществляет комиссия. По результатам приемки комиссия оформляет акт о приемке ТМЦ (форма М-7), который утверждает генеральный директор. В бухгалтерском учете такие ТМЦ приходуются на забалансовом счете № 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение» в оценке стоимости, согласно сопроводительных документов.

Оприходование ТМЦ на предприятии осуществляется в соответствии с «Положением  по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01) и «Методическими указаниями  по бухгалтерскому  учету  материально-производственных  запасов» (утв. Приказом  МФ РФ от 28.12.2001 г. № 119н).

Порядок оприходования  ТМЦ в Обществе при их соответствии данным, указанным в сопроводительных документах:

- при  отсутствии  расхождений  между  данными  поставщика  и  фактическими данными  (по  количеству  и  качеству), материально-ответственное лицо (кладовщик) принимает ТМЦ на склад, предварительно уведомив начальника ОМТО о поступлении конкретного вида и количества ТМЦ. После уточнений в ОМТО потребности в поступивших ТМЦ, материально-ответственное лицо (кладовщик) принимает поступившие ТМЦ на склад и ставит подпись на товарно-сопроводительном документе (накладной), передает документы в ОМТО для дальнейшей обработки и оформления.

- оприходование поступающих ТМЦ и тары (под ТМЦ) на завод, оформляют материально-ответственные лица. Сформированный приходный ордер по форме М-4 с приложением первичных документов передается вместе с ежедневным (ежесменным) отчетом о движении МПЗ в бухгалтерию до 9.00 часов дня следующего за днем поступления ТМЦ на завод.

В случае не поступления  оригинальных товарно-транспортных сопроводительных документов на поступившие ТМЦ составляется временный документ - Акт оприходования поступивших материалов (ТМЦ). На основании данного Акта кладовщик осуществляет оприходование поступивших ТМЦ.

       Оригинальные документы предоставляются в бухгалтерию предприятия в срок, не позднее пяти рабочих дней от даты поступления ТМЦ.

Не своевременно поступившие в бухгалтерию документы  по оприходованию ТМЦ принимаются  бухгалтерией только после письменного  согласования факта несвоевременного предоставления документов с генеральным директором, с обязательным объяснением причин данного факта.

При установлении несоответствия поступивших ТМЦ ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество ТМЦ не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких ТМЦ и т.д.), приемку осуществляет комиссия, в составе представителя СКК, материально-ответственных лиц, инженера ОМТО который оформляет ее актом о приемке ТМЦ.

Акт о приемке ТМЦ с отклонениями в пределах норм оформляется, если недостача и порча не превышает нормы естественной убыли и пределы погрешности измерений массы, утверждается генеральным директором.

В случае превышения норм естественной убыли и погрешности  измерений оформляется акт о приемке ТМЦ, который содержит все выявленные в ходе приемки несоответствия и утверждается  генеральным директором.

Акт о приемке ТМЦ при наличии недостач служит основанием для предъявления претензий и исков поставщику.

Расчет стоимости  и отражение недостачи и порчи, выявленных при приемке поступивших в организацию ТМЦ, производится работниками бухгалтерии по принадлежности в следующем порядке: сумма недостач и порчи в пределах погрешности измерений массы и норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных ТМЦ на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие и (или) испорченные ТМЦ списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и включаются в себестоимость продукции.     

Например, в декабре 2009 года от ООО «Паритет» в адрес ЗАО «КМАрудоремонт» поступил песок формовочный  в количестве 139 т по цене 229,83 руб. за 1 т в том числе НДС - 18%, итого на сумму 44482,22 руб. Песок оприходован по приходному ордеру 1364 от 02.12.2009 года на склад литейных материалов. При перевешивании песка была выявлена недостача в количестве 0,5 т. В результате расчетов специалистов ОМТО было выяснено, что  недостача находится в пределах норм естественной убыли. В результате в декабре 2009 года в бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

Дебет 10.1-  Кредит 60.1- 37561,20 руб. – оприходованы материальные ценности (песок формовочный) от поставщика;

Дебет 94     -  Кредит 60.1- 135,60 руб. – отражена недостача песка;

Дебет 19.3 - Кредит 60.1- 6785,42 руб. – учтен НДС (на основании  счета-фактуры 1950 от 02.12.2009 г.)

Дебет 20 - Кредит 94 – списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Если испорченные ТМЦ могут быть использованы в рассматриваемой организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи. Недостача и порча ТМЦ сверх норм естественной убыли и погрешности измерений учитываются по фактической себестоимости.

В фактическую  себестоимость включаются:

- стоимость недостающих и испорченных ТМЦ, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). По подакцизным ТМЦ в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные ТМЦ могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи, с уменьшением на эту сумму потерь от порчи ТМЦ:

- сумма транспортно-заготовительных расходов и услуг экспедирования, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным ТМЦ. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных ТМЦ на процентное отношение транспортных расходов, сложившихся на момент списания, к общей стоимости ТМЦ (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость);

- сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных ТМЦ и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Нормы убыли  применяют только в случаях выявления  фактических недостач.

Значения предельных расхождений определения массы (погрешность  измерений массы) применяют  в  случаях выявления фактических недостач или излишков.

При отсутствии норм, убыль рассматривается как  недостача сверх нормы.

Фактическая себестоимость  недостач и порчи сверх нормы  естественной убыли и погрешности  измерений массы на ЗАО «КМАрудоремонт»  учитывается бухгалтером по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика).

Например, ЗАО  «КМАрудоремонт» заключило с ООО «Росогнеупор» договор на покупку в августе  2009 года глины молотой  в количестве 45 т на сумму 128 000 руб. (в том числе стоимость материалов - 108475руб., НДС - 19525 руб.).