Организация и порядок учета кассовых операций в коммерческом банке

Для приема и выдачи денежной наличности в кредитной организации существует отдел кассовых операций.

Для обеспечения своевременной  выдачи денежной наличности с банковских счетов предприятий, вне зависимости его от организационно-правовой формы, и физических лиц, которые осуществляют предпринимательскую деятельность, а также со счетов по вкладам граждан определяется сумма минимально допустимого остатка денежной наличности в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток наличных денег в кассе должен быть не ниже установленного.

Кассовое подразделение возглавляют заведующий кассой, заведующий хранилищем ценностей, главный, старший кассиром и другие кассовые работники банка, с которыми заключают договор о полной материальной ответственности.

Руководитель, заведующий кассой и банка главный бухгалтер – это должностные лица, которые ответственны за сохранность ценностей, обеспечивают сохранность наличных средств и ценностей, организуют четкое кассовое обслуживание своих клиентов, осуществляют контроль за своевременным оприходованием денег и несут ответственность в соответствии с нормативными актами Банка России и действующим законодательством РФ.

Выполнение операций с наличными деньгами осуществляются кассовыми и инкассаторскими работники банка. Со всеми кассовыми и инкассаторскими работниками, которые выполняют операции с наличными деньгами и иными ценностями, заключают договор о полной материальной ответственности.

Кассовые и инкассаторские работники за сохранность вверенных им ценностей несут полную материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Кассовым работникам воспрещается:

• передоверять другим лицам выполнение порученной им работы с ценностями;
• выполнять поручения предприятий, минуя операционных работников, по проведению операций с наличными средствами по их счетам в банке, принимая объявления на взнос наличными или денежные чеки;
• хранить собственные деньги и другие ценности совместно с деньгами и ценностями банка.

Для хранения в течение рабочего дня наличных денег и других ценностей кассовых работников обеспечивают металлическими шкафами, сейфами, специальными столами, тележками закрытого типа, которые имеют индивидуальные секреты замков.

Кассовых работников приходных и расходных касс снабжают образцами подписей операционных работников, которые уполномочены подписывать приходные и расходные документы, а операционных работников, которые связаны с оформлением приходно-расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников данных касс. Образцы заверены подписями руководителя и главного бухгалтера, а также скреплены печатью.

Передача приходных  и расходных документов между  кассовыми и операционными работниками кредитной организации производится внутренним порядком.

2 Порядок документального оформления движения наличных денежных средств в кассе кредитной организации

2.1 Порядок приема наличных средств от организаций

Прием наличных средств от организаций в приходную кассу банка осуществляется по объявлениям на взнос наличными. Предприятия могут вносить наличные средства лишь только на собственный банковский счет.

Операционный работник должен проверить правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформить его, отразить сумму денег в кассовом журнале по приходу и передать объявления на взнос наличными в кассу.

Кассовый работник приходной кассы, получив объявление на взнос наличными, в свою очередь, проверяет наличие и тождественность подписи операционного работника имеющемуся у него в наличии образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, а также вызывает вносителя денег и принимает у него банкноты.

После приема денег кассовый работник сличает сумму, которая указанна в объявлении на взнос наличными, с той суммой, которая фактически оказалась при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник должен подписать объявление, квитанцию и ордер, поставить печать на квитанции и выдать ее вносителю денег. Объявление кассовый работник оставляет у себя, а ордер передает надлежащему операционному работнику.

В случаях, когда кассовым работником выявлено расхождение между суммой сдаваемых клиентом наличных средств и суммой, которая указана в объявлении на взнос наличными, кассовый работник перечеркивает первое оформленное объявление на взнос наличными, указывает принятую сумму денег на обороте квитанции фактически и расписывается. Объявление на взнос наличными кассовый работник передает операционному работнику, осуществляющему исправление в кассовом журнале, оформляет заново полученный документ и передает кассу. Изначально оформленное объявление и ордер уничтожаются, а квитанция направляется в кассовые документы.

Если клиентом не были внесены деньги в кассу, то кассовым работником возвращается объявление на взнос наличными операционному работнику. В кассовом журнале аннулируются записи, объявление на взнос наличными перечеркивается и затем помещается в кассовые документы.

Кассовым работником приходной кассы ведутся ежедневные записи принятых от клиентов и сданных заведующему кассой сумм наличных денежных средств в книге учета принятой и выданной денежной наличности.

На основании приходных документов кассовый работник в конце операционного дня составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов, а затем сверяет сумму по справке с суммой денег, фактически им принятых.

Справка подписывается  кассовым работником, а указанные в ней кассовые обороты сличаются с записями в кассовых журналах операционных работников. Сличение оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах, а также операционных работников на справке кассового работника.

Принятые в течение операционного дня денежные средства вместе с приходными документами и справкой о сумме принятых наличных денег и количестве поступивших в кассу денежных документов сдаются заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денежных средств.

От организаций принимается денежная наличность, которая упакована в инкассаторские сумки, кейсы, специальные мешки и другие средства для упаковки денег, которые обеспечивают их сохранность при доставке и не позволяют осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости. В кредитной организации ведется список организаций, которые сдают денежную наличность в сумках, где указываются наименования организаций, количество и номера закрепленных за каждой организацией сумок.

Организации, которые сдают денежную наличность в сумках, представляют в кассовое подразделение кредитной организации образцы оттисков пломбиров, которыми опломбировываются сумки. Оттиск пломбы содержит номер, а также сокращенное наименование организации (либо ее фирменный знак).

Кассир организации  формирует сумки с денежной наличностью, подлежащие сдаче, и заполняет препроводительную ведомость. При этом один экземпляр препроводительной ведомости он вкладывает в сумку, а второй и третий экземпляры – накладная к сумке и копия препроводительной ведомости соответственно – передаются в банк.

При приеме сумки с денежной наличностью и другими ценностями кассовый работник банка осуществляет ее проверку. Если предъявлена сумка, имеющая дефекты упаковки, прием ценностей, находящихся в ней, осуществляется полистным (поштучным) пересчетом.

После приема сумки кассовым работником подписывается третий экземпляр препроводительной ведомости и проставляется печать. Затем кассовый работник возвращает его представителю клиента и выдает ему пустую сумку.

Кассовый работник составляет справку о принятых вечерней кассой сумках с наличными деньгами и порожних сумках, заполняя в ней соответствующие строки, затем подписывает ее.

Журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, сумки с наличными денежными средствами и сопроводительные документы к ним кассовый работник под расписку сдает заведующему кассой в справке о принятых вечерней кассой сумках с наличными деньгами и порожних сумках.

Пересчет денежной наличности, которая принята в сумках, производится в кассе пересчета или приходной кассе.

Все поступившие наличные деньги в течение операционного дня должны быть в тот же день оприходованы в операционную кассу.

Прием денежной наличности предприятий, сумок с денежной наличностью и иными ценностями от инкассаторов после окончания операционного дня осуществляется вечерними кассами. О периоде работы данных касс вывешивается объявление.

Кассовому работнику  вечерней кассы выдают печать с надписью «Вечерняя касса», ее оттиск проставляется на принятых работником приходных кассовых документах.

Прием наличных денежных средств в вечерней кассе осуществляется кассовым и операционным работниками, которые имеют право подписи на приходных кассовых документах. Прием денег по письменному распоряжению руководителя возможно производить одним работником, на которого возлагаются обязанности как кассового, так и операционного работников.

Прием вечерней кассой наличных денежных средств от предприятий. Вноситель в вечернюю кассу сдает наличные средства по объявлению на взнос наличными. По завершении приема денег кассовый и операционный работники осуществляют сличение их фактического наличия с данными приходных документов и кассового журнала по приходу, а также подписывают кассовый журнал.

Монеты и банкноты, которые пересчитаны, сформированы и упакованы кассовым работником вечерней кассы соответственно в мешки и пачки, кассовый журнал, приходные кассовые документы и печать по завершению операций вечерней кассы хранят в сейфе, закрывающимся кассовым и операционным работниками и сдается под охрану в порядке, который установлен договором на охрану.

Работниками вечерней кассы утром следующего дня принимается сейф от охраны и сдаются деньги и приходные документы заведующему кассой под расписку в кассовом журнале. Заведующий кассой сверяет сумму принятых наличных денег с данными приходных документов и кассового журнала по приходу и, при совпадении сумм, расписывается в кассовом журнале. Приходные кассовые документы передаются главному бухгалтеру или его заместителю, подсчитывающему по документам общую сумму поступлений и сверяет ее с общей суммой прихода по кассовому журнала. Затем подписывает кассовый журнал и передает его операционным работникам вместе с объявлениями на взнос наличными для осуществления бухгалтерских проводок по счетам. Объявления на взнос наличными возвращают заведующему кассой.

Если суммы принятой денежной наличности не соответствует данным кассового журнала и приходных документов, то заведующий кассой должен выяснить причины и составить об этом акт.⁵

Прием вечерней кассой сумок  с наличными денежными средствами и другими ценностями от инкассаторов. Прием вечерней кассой сумок с денежной наличностью и другими ценностями кассовым работником от инкассаторов осуществляется в присутствии членов бригады инкассаторов.

Инкассатором предъявляются операционному работнику вечерней кассы вторые экземпляры препроводительных ведомостей – т.е. накладные к сумкам, служебные удостоверения и явочные карточки. Операционный работник проверяет соответствие записей в накладных и явочных карточках, а также регистрирует сумки, подлежащие приему от инкассаторов в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок. Данный журнал оформлют в двух экземплярах.

В этом журнале указываются обнаруженные при приеме исправления в явочных карточках без соответствующих оговорок и расхождения записей в явочных карточках с накладными.

Затем операционный работник проверяет соответствие количества сдаваемых сумок в кассу данным справки о сумках и явочных карточках, выданных инкассаторам, и возвращает им явочные карточки обратно.

Кассовый работник проверяет при приеме сумок с денежной наличностью и другими ценностями от инкассаторов:

• нет ли у поступивших сумок каких-либо повреждений или дефектов, разрыва ткани, а также поврежденных замков или пломб;
• наличие целых и четких оттисков пломбиров на пломбах, опломбирующих сумки, и соответствие их имеющимся образцам;
• соответствие номеров сумок, которые сдаются инкассаторами, номерам, указанным в накладных к сумкам;
• соответствие суммы принимаемых денег или ценностей записям в накладной.

Если инкассаторами предъявлены в вечернюю кассу дефектные сумки с денежной наличностью или иными ценностями (отрыв пломбы от шпагата, повреждение сумки или замка) при несоответствии в накладной сумм, которые проставлены цифрами и прописью, и в случае расхождения сумм, которые указанны в накладной и в явочной карточке, кассовый работник должен в присутствии инкассаторов, предъявивших такие сумки, и операционного работника вскрыть их и пересчитать находящиеся в них деньги и ценности.

Во всех случаях приема дефектной сумки о результатах  пересчета денег и ценностей, находящихся в ней, составляется акт в 3-х экземплярах. Акт подписывается лицами, которые присутствовали при приеме и пересчете денег и ценностей. В нем указываются: