Организация и порядок учета кассовых операций в коммерческом банке

На  обнаруженные при пересчете пачек банкнот и мешков с монетой в упаковке кредитной организации излишек, недостачу или сомнительный денежный знак в РКЦ составляется акт в двух экземплярах. Первый направляется банку, в упаковке которого выявлен кассовый просчет. На выявленный сомнительный денежный знак акт вместе с первым экземпляром акта экспертизы направляется кредитной организации.

На  основании акта сумма излишков, которые обнаружены в упаковке кредитной организации, зачисляется на ее корреспондентский счет (либо субсчет). А сумма недостач списывается в безакцептном порядке с корреспондентского счета (субсчета) этого банка. Списание суммы сомнительных денежных знаков осуществляется на основании акта экспертизы о признании их неплатежеспособными, поддельными либо требующими дальнейших исследований.

Для подкрепления операционной кассы банк получает в РКЦ по денежному чеку наличные деньги только в упаковке учреждений ЦБ РФ или предприятий-изготовителей банкнот и монет ЦБ РФ.

Выдача  денег производится по предварительной  заявке кредитной организации на основании денежного чека, полученного операционным работником РКЦ от банка накануне дня выдачи.

Выдача  банкнот осуществляется полными и неполными пачками и полными корешками, а монеты – полными и неполными мешками, пакетами и тюбиками при условии, что упаковка сохранена неповрежденной.

Неполные  корешки, пачки банкнот, мешки в поврежденной упаковке и отдельные банкноты и монеты выдает кассир расходной кассы расчетно-кассового центра полистным и поштучным пересчетом.

Представитель банка в присутствии кассира расходной кассы РКЦ, не отходя от кассы, проверяет полные и неполные пачки по количеству пачек и корешков в них, не упакованные в пачку корешки и отдельные банкноты полистным пересчетом. Монеты проверяются по количеству мешков и суммам, указанным на ярлыках, пакеты, тюбики и отдельные монеты – пересчетом по кружкам.

Полученные в расчетно-кассовом центре наличные денежные средства принимаются заведующим кассой банка. При приеме банкнот проверяют количество корешков, правильность и целость упаковки, наличие четких и целых оттисков пломб (клише), правильность оформления реквизитов и отдельных листов – полистным пересчетом; монеты – по надписям на ярлыках, прикрепленных к мешкам; отдельных монет – поштучным пересчетом.

Принятая заведующим кассой банка наличность зачисляется в кассу кредитной организации на основании приходного кассового ордера.

Кредитная организация может в РКЦ произвести обмен банкнот на монету необходимого достоинства, и наоборот. Получив от представителя кредитной организации денежные средства и проверив их платежеспособность, кассир разменной кассы РКЦ центра выдает ему наличность необходимого достоинства.⁹

2.4 Порядок кассового обслуживания филиалов, которые не имеют корреспондентских субсчетов в РКЦ

РКЦ могут осуществлять кассовое обслуживание филиалов банка, которые не имеют корреспондентских субсчетов в РКЦ, и дополнительных офисов кредитной организации. Решение о приеме подразделения на кассовое обслуживание РКЦ принимает руководитель территориального учреждения ЦБ РФ, на территории которого находится это подразделение. Кассовое обслуживание подразделения производится в РКЦ в соответствии с условиями заключенного договора. При заключении договора кредитная организация представляет в письменном виде заверенный банком текст реквизитов, которые проставляются подразделением на верхних накладках, бандеролях, ярлыках, пломбах и сварочных швах, расчетно-кассовому центру по месту нахождения подразделения.

Кассовые  работники филиалов или дополнительных офисов проставляют следующие реквизиты на верхних накладках пачек банкнот, бандеролях корешков и ярлыках к мешкам с монетой:

• полные или сокращенные наименования банка и подразделения;
• БИК расчетно-кассового центра, который осуществляет кассовое обслуживание кредитной организации;
• дату, подпись и именной штамп кассового работника, который считал и формировал пачку или мешок; на пломбе и сварочном шве полиэтиленовой упаковки – сокращенное наименование банка или его БИК. На пломбе проставляется также номер пломбира кассового работника подразделения.

Наличность принимается в приходную кассу РКЦ по объявлению на взнос наличными, в котором указывается номер корсчета (субсчета) банка и его БИК, номер лицевого счета, который открыт на балансовом счете по учету транзитных оборотов, связанных с выполнением операций при непосредственной корреспонденции счетов расчетов с учреждениями ЦБ РФ и кассы.

В день приема наличных средств 90 % от принятой суммы перечисляются в РКЦ по месту нахождения кредитной организации для зачисления на ее корсчет (субсчет). Остальные 10% резервируются на отдельном счете для корректировки по результатам пересчета на суммы недостач и излишков, а также неплатежных, поддельных или требующих дополнительных исследований денежных знаков. Перечисление зарезервированной суммы денежных средств, которая скорректирована по результатам полистного и поштучного пересчета, РКЦ по месту нахождения подразделения осуществляется по окончании пересчета, однако не позднее следующего операционного дня со дня приема наличных денег в РКЦ.

На обнаруженные при пересчете излишек, недостачу и сомнительные денежные знаки составляются акты. По экземпляру актов направляется кредитной организации и подразделению. Акт на сомнительные денежные знаки отправляют вместе с актом экспертизы о признании их неплатежными, поддельными или требующими дополнительных исследований.

Суммы излишков, которые выявлены в упаковке подразделения, зачисляются на корсчет (субсчет) кредитной организации вместе с суммой корректировки. При обнаружении недостач, неплатежных, поддельных или требующих дополнительных исследований денежных знаков, на корсчет (субсчет) банка зачисляют разницу между суммой корректировки и суммой недостач, неплатежных, поддельных или требующих дополнительных исследований денежных знаков. Если суммы корректировки не достает для погашения сумм недостач, то недостающая сумма списывается в без акцептном порядке с корсчета (субсчета) кредитной организации.

Филиалы и дополнительные офисы могут сдавать денежные знаки на экспертизу в РКЦ.

Для подкрепления операционной кассы подразделения кредитная организация предоставляет в РКЦ по месту своего нахождения платежное поручение на перечисление средств с корсчета (субсчета). В его поле «Назначение платежа» делается следующая запись: «Подкрепление наличными деньгами операционной кассы подразделения». РКЦ уведомляет подразделение о поступлении денежных средств в день поступления средств для подкрепления его операционной кассы, при этом способ уведомления согласовывается с подразделением.

Получение в РКЦ денежных средств подразделением осуществляется не позднее следующего операционного дня после зачисления денег, перечисленных банком, на лицевой счет для кассового обслуживания подразделения. Подразделение получает денежную наличность по денежному чеку в сумме, поступившей на этот счет. В денежном чеке проставляют номер лицевого счета для кассового обслуживания подразделения. Подразделение извещает кредитную организацию о получении денежных средств.

Денежные  средства, которые не получены в установленный срок подразделением, РКЦ возвращает кредитной организации не позднее второго операционного дня после дня поступления денежных средств на лицевой счет для кассового обслуживания подразделения.¹⁰

2.5 Организация работы с наличными средствами при использовании банкоматов

Для подкрепления банкомата и изъятия из него денежных средств руководитель письменным распоряжением назначает ответственных работников, один из которых - кассовый или инкассаторский работник. Ключи от банкомата закрепляются за данными работниками.

Подкрепление  банкомата денежной наличностью осуществляется по мере необходимости на основании письменной заявки кассового работника, который ответственен за обслуживание банкомата.

Заведующий  кассой выдает кассовому или инкассаторскому работнику по расходному кассовому ордеру необходимую сумму денежной наличности для загрузки банкомата.

Кассовый или инкассаторский работник принятую сумму денег пересчитывают полистно, вкладывает ее в кассеты и закрывает их на ключ.

Кассовому или инкассаторскому работнику могут выдаваться для загрузки банкомата предварительно подготовленные кассеты с наличностью. Подготовка денежной наличности, вложение ее в кассеты и закрытие кассет осуществляет заведующий кассой или специально выделенный кассовый работник. К кассете прикрепляется ярлык, на котором проставляются: номер банкомата, суммы вложенных денег, дата, подпись и именной штамп заведующего кассой или специально выделенного кассового работника. Инкассаторы проверяют целость кассеты и наличие на ярлыке реквизитов при приеме кассеты для загрузки банкомата.

Кассовый  или инкассаторский работник выводит распечатку о сумме денежной наличности из банкомата, которая выдана на основании карточек и находящейся в банкомате на момент вскрытия, и извлекает кассеты из банкомата. Загружает подготовленные кассеты в банкомат и выводит из банкомата распечатку, которая подтверждает факт вложения денег.

Операционный работник банка на основании распечатки банкомата выписывает приходный кассовый ордер на сдаваемую в кассу наличность и мемориальный ордер для отражения сумм по счетам клиентов.

Заведующим кассой принимается от кассового или инкассаторского работника денежная наличность, которая изъята из банкомата, проводится сверка остатка изъятых из кассет денег с этими распечатками. Заведующий кассой расписывается в приходном кассовом ордере.¹¹

2.6 Инкассация наличных денег и других ценностей

В подразделении  инкассации для работы с клиентами  ведут список организаций, которых обслуживают инкассаторы.

Организации в подразделении инкассации предоставляют образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировать сумки. Оттиск пломбы включает номер, а также сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Все экземпляры образцов оттисков пломбиров утверждаются руководителем подразделения инкассации наложением пломбы кредитной организации на шпагат ниже пломбы клиента.

Один  экземпляр заверенного образца  пломбы передается банку для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр – в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при получении денег от инкассаторов.

На  каждую организацию для инкассации рублевой наличности каждый месяц выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, который указан в списке. Для инкассации иностранной наличности и платежных документов в иностранной валюте используют явочную карточку с надписью «Валютная». В графе «Сумма денег (ценностей), вложенных в сумку» указывают общую сумму рублевого эквивалента, которая вложена в сумку наличной иностранной валюты (рублевый эквивалент определяется по курсу ЦБ РФ на дату формирования сумки).

Количество  сумок, которые выданы организации, определяется объемом инкассированной выручки. На всех сумках проставляется порядковый номер. Сумки, которые используются для инкассации иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте, обозначены надписью «Валюта» или другими отличительными знаками и символами.

Руководитель  подразделения инкассации составляет графики заездов и маршруты инкассаторов в банки. Периодичность обслуживания и время заезда устанавливает банк по согласованию с клиентом.

Руководителем подразделения инкассации заполняется справка о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках, которая передается в кассовое подразделение банка.

К каждой сдаваемой инкассаторами сумке с рублевой денежной наличностью кассир организации выписывает препроводительную ведомость. К сумке с иностранной наличностью и платежными документами в иностранной валюте оформляют препроводительную ведомость. Один из экземпляров препроводительной ведомости вкладывается в сумку; другой – накладная к сумке – передается инкассатору при получении им сумки. Третий экземпляр – копия препроводительной ведомости – остается у клиента.

Кассир организации пломбирует сумку с денежной наличностью таким образом, чтобы не допустить ее вскрытие.

Инкассатор-сборщик перед получением ценностей предъявляет кассиру организации доверенность на получение ценностей, служебное удостоверение, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассиром организации предъявляется образец оттисков пломбиров, два экземпляра препроводительной ведомости и сумка с ценностями.

Инкассатор-сборщик  принимает сумку с ценностями и проверяет целость упаковки, наличие целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, а также правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру предприятия порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Далее инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм прописью и цифрами, номера сумки, который указан в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего расписывается на копии препроводительной ведомости, ставит печать и дату приема сумки.

Не допускаются исправления при заполнении явочной карточки. Неправильно произведенная запись зачеркивается, а на свободном поле явочной карточки делается новая запись, которая заверена подписью кассира организации.

Инкассатору не разрешается производить записи в явочной карточке.