Организация и ведение бухгалтерского учета товарных операций в розничной торговле

В соответствии с п. 19 Инструкции ГНС РФ от 11.10.95 г. № 39 "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" (в редакции последующих изменений и дополнений) сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая внесению в бюджет организацией оптовой торговли, определяется как разница между суммами налога, полученными от покупателей за реализованные товары (работы, услуги), и суммами налога, уплаченными поставщикам этих товаров и материальных ресурсов (работ, услуг), стоимость которых относится на издержки производства и обращения.

Учет товаров в организациях оптовой торговли ведется на счете 41 "Товары" по стоимости приобретения без налога на добавленную стоимость.

Суммы НДС по приобретенным товарам отражаются по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", активный по дебету счета 19 1. Сальдо (н) – остаток налога НДС; 2. НДС на поступившие товары; 3. Сальдо (к) – остаток налога на конец периода. По кредиту счета 19 – зачет НДС из бюджета, (соответствующий субсчет) в корреспонденции со счетами учета расчетов - 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" расчетный, пассивный. По кредету счета 60 1. Сальдо (н) – остаток задолженности поставщикам (кредиторская задолженность) на начало периода; 2. Увеличение задолженности при поступлении товара; 3. Сальдо (к) – остаток кредиторской задолженности на конец отчетного периода. По дебету счета 60 – уменьшение задолженности, при перечислении денег поставщику. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Счет активно-пассивный. По дебету счета 76 1. сальдо (н) – остаток дебеторской задолженности на начало периода; 2. Увеличекние дебеторской задолженности; 3. Сальдо (к) – остаток дебеторской задолженности на конец периода. По кредету – уменьшение дебеторской задолженности. На счете 76 отражается и кредиторская задолженнсть. Увеличение кредиторской задолженности по кредету, уменьшение – по дебету. Счет 76 имеет развернутое сальдо, т.е. сальдо дебетовое и кредитовое. В балансе дебеторская задолженность отражается в Активе по статье «Дебеторская задолженность». Кредиторская задолженность счета отражается в Пассиве баланса по статье «Прочие кредиторы».

Чтобы отнести сумму НДС по приобретенным товарам в дебет счета 19, сумма налога на добавленную стоимость должна быть выделена отдельной строкой в первичных учетных документах (счетах, счетах-фактурах, накладных и т.п.), а на их основании и в расчетных документах (поручениях, требованиях-поручениях, реестрах чеков и реестрах на получение средств с аккредитива и т.п.). В этом случае суммы НДС у оптовых организаций по поступившим и оприходованным товарам, приобретенным для перепродажи, принимаются к зачету после их фактической оплаты поставщикам независимо от факта реализации этих товаров.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 29.07.96 г. № 914 непременным условием для возмещения НДС из бюджета является наличие счета-фактуры, поступившего от поставщика, оформленного и зарегистрированного в книге покупок в соответствии с требованиями постановления.

В случае, когда в первичных учетных документах, подтверждающих стоимость приобретенных товаров, сумма налога на добавленную стоимость не выделена отдельной строкой либо отсутствует счет-фактура с выделенной в нем суммой НДС или же он не зарегистрирован в установленном порядке, начисление ее расчетным путем не производится. При этом приобретенные товары приходуются на счет 41 "Товары" по полной стоимости приобретения.

Также не принимаются у покупателя к зачету суммы налога на добавленную стоимость, а товары приходуются на счете 41 "Товары" по полной стоимости покупки при приобретении товаров на предприятиях розничной торговли, у населения, а также у предпринимателей без образования юридического лица, поскольку индивидуальные частные предприниматели не являются плательщиками налога па добавленную стоимость.

Если товары приобретаются у предприятия-изготовителя или другой оптовой организации за наличный расчет (при этом должен соблюдаться предельный размер расчета наличными), то при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров, с указанием суммы НДС отдельной строкой, а также счета-фактуры, составленного и зарегистрированного в установленном порядке, налог на добавленную стоимость отражается по счету 19 и относится на расчеты с бюджетом в общеустановленном порядке.

В отличие от организаций оптовой торговли организации розничной торговли учитывают приобретаемые товары на счете 41 "Товары" по полной стоимости приобретения, включая налог на добавленную стоимость, уплаченный поставщикам этих товаров.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

а) оприходованы товары от поставщика:

Д сч. 41 К сч. 60 (76) - на полную стоимость товаров, включая НДС;

б) оплачен счет поставщика товаров:

Д сч. 60 (76) К сч. 51 - на сумму счета, включая НДС.

Товары, не являющиеся собственностью торгового предприятия, учитывают на забалансовых счетах. Если товары приняты предприятием на ответственное хранение, то для учета их наличия и движения используют счет 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".

Предприятия-покупатели учитывают на счете 002 товары, принятые на хранение, в случаях получения от поставщиков ценностей, которые:

предприятие отказалось оплатить;

не оплачены и запрещены к расходованию по условиям договора до их оплаты;

приняты на ответственное хранение по прочим причинам.

Предприятия-поставщики учитывают на счете 002 оплаченные покупателями товары, которые в виде исключения оставлены на ответственное хранение, оформленные сохранными расписками, но не вывезенные по причинам, не зависящим от поставщиков.

На счете 002 учитывают также товары, поступившие по бартеру, до отгрузки встречного товара.

Товары учитываются на счете 002 в ценах, предусмотренных в приемосдаточных актах, счетах-фактурах и др.

Аналитический учет по счету 002 ведется по предприятиям-владельцам, по видам, сортам и местам хранения.

Если товары поступили на торговое предприятие по договору комиссии (поручения) и являются собственностью комитента (доверителя), то их учет осуществляется на забалансовом счете 004 "Товары, принятые на комиссию". Учет товаров на этом счете ведется в ценах, предусмотренных в приемосдаточных актах и счетах-фактурах.

Аналитический учет по счету 004 ведется по видам товаров и предприятиям-собственникам (комитентам или доверителям).

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией должны оформляются оправдательными документами, согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона РФ "О бухгалтерском учете" [1, с. 8]. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (Приложение 4,5).

Документ (бухгалтерский) - письменное свидетельство на право совершения хозяйственных операций и доказательство действительного их совершения.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются, при этом:

- обеспечивается сплошной  непрерывный учет всех объектов  учета;

- юридическое обоснование  всех бухгалтерских записей, которые  делаются на основании документов, имеющих доказательную силу;

- использование документов  для текущего контроля и оперативного  руководства хозяйственной деятельностью  организации;

- обеспечивается контроль  над сохранностью собственности, так как документами подтверждается  материальная ответственность работников  за доверенные им ценности;

- происходит укрепление  законности, поскольку документы  служат основным источником сведений  для последующего контроля правильности, целесообразности и законности  каждой хозяйственной операции  при документальных ревизиях.

- правильности, целесообразности  и законности каждой хозяйственной  операции при документальных  ревизиях.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота, согласно п. 15 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

Рабочие документы самого торгового предприятия являются документами четвертого уровня в системе нормативного документирования, в зависимости от назначения и статуса. Основными из них являются:

 - документ по учетной политике предприятия;

- утвержденные руководителем  формы первичных учетных документов;

- графики документооборота;

- утвержденный руководителем  План счетов бухгалтерского учета;

- утвержденные руководителем  формы внутренней отчетности.

На большинстве предприятий ограничиваются составлением приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов). Следует согласиться с мнением Кондракова Н.П., что: "Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом "О бухгалтерском учете" и другими нормативными документами".

Первоначально Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете было утверждено приказом Министерства Финансов

СССР от 29.07.1983 г. №Ю5.

Организацию системы документооборота на предприятиях торговли освещают Бабченко Т.Н. и Жбанова Л.Л.

На предприятиях оптовой торговли отчеты должны содержать сведения об остатках, приходе, расходе каждого наименования товара в стоимостном и количественном выражении. В товарном отчете, как и при розничной торговле, записывается каждый документ в отдельности с указанием поставщиков, покупателей, даты и номера документа, а также стоимость товаров и тары по учетным ценам, указываются остатки товаров и тары на начало и конец отчетного периода. В настоящее время распространен учет на компьютере с помощью бухгалтерских программ, и поэтому во многих организациях аналитический учет товаров ведется только в бухгалтерии.

Руководители предприятий и главные бухгалтеры могут выбрать тот способ отчетности материально ответственных лиц, который наиболее полно соответствует потребностям данной организации и закрепить его в составе информации об учетной политике.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада. Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить сопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Проставление штампа на сопроводительном документе означает, что торговая организация приняла товары.

Если же приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, обязательно с предъявлением паспорта. Доверенность является необходимым документом, она подтверждает право материально-ответственного лица торговой организации на получение товара. Статьей 185 ГК РФ установлено, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и главного бухгалтера с приложением печати этой организации. Срок действия доверенности торговые организации устанавливают в зависимости от возможности получения и вывоза товара и других ценностей, как правило, этот срок не превышает месяц, а большинстве случаев составляет десять дней. Доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность оформляется бухгалтерией в одном экземпляре и выдается под расписку получателю.

Доверенности независимо от срока их действия отбираются поставщиком при первом отпуске товаров. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющий ее документ) передается представителю торговой организации, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля над исполнением отпуска товаров согласно доверенности, а также для предъявления счета покупателю. По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.