Организация учета расчетов с персоналом по заработной плате и органами социального страхования

Примечание – Источник: собственная разработка

Для организаций, занятых  производством сельскохозяйственной продукции, объем которой составляет более 50 % общего объема произведенной  продукции, обязательные страховые  взносы в части расчетов по пенсионному  обеспечению установлены в размере 24%, для других организаций – 29% , объем обязательных страховых взносов  в части социального обеспечения  составляет 6%. Следовательно, общий  размер отчислений в Фонд социальной защиты населения для сельскохозяйственных организаций равен 30%. Из заработной платы работников они удерживают обязательные страховые взносы в  размере 1%. Уплата этих взносов Фонд социальной защиты населения осуществляется организацией единым платежом.

Сумма обязательных страховых  взносов, причитающаяся к уплате за истекший месяц, не должна быть меньше суммы взносов, рассчитанной из величины бюджета прожиточного минимума в  среднем на душу населения. Исключения составляют обязательные страховые  взносы организаций, занятых производством  сельскохозяйственной продукции, объем  которой составляет более 50% общего объема произведенной продукции, которые  уплачивают фактически начисленные  суммы страховых взносов.

Суммы, подлежащие перечислению в Фонд социальной защиты населения, уменьшаются на суммы, израсходованные  организацией на выплату пособий; начисление пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и других выплат за счет Фонда социальной защиты населения отражаются по дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению" и кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Уплата обязательных взносов  производится не реже двух раз в  месяц – в дни выплаты заработной платы.

Не внесенные в установленный  срок суммы платежей, независимо от причины несвоевременной уплаты, являются недоимкой. На сумму недоимки за каждый день просрочки начисляется  пеня. В бухгалтерском учете это  отражается записью по дебиту счета 99 "Прибыль и убытки" и кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".

Таким образом, сельскохозяйственные организации являются плательщиками  страховых взносов в фонд социальной защиты населения. Начисление и уплата страховых взносов осуществляется со всех видов выплат в денежном и натуральном выражении, начисленных  в пользу работников за текущий месяц. Уплата обязательных страховых взносов  осуществляется единым платежом.

3.2 Отчетность  Фонду социальной защиты населения,  порядок ее составления и представления

Аналитический учет по счету 69 "Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению" ведется в ведомости  учета расходов по социальному страхованию  формы №55-АПК, которая открывается  на один год. В данной ведомости с  помесячной и поквартальной разбивкой  отражается следующая информация: об остатке задолженности организации  или Фонда социальной защиты населения  на начало отчетного периода; начисленных  и перечисленных организацией страховых  взносах за отчетный период; финансовых отношений между организацией и  Фондом; остатке задолженности организации  или Фонда на конец отчетного  периода. В отдельном разделе  ведомости формы №55-АПК, утвержденной Министерством сельского хозяйства  и продовольствия Республики Беларусь, отражается информация о направлениях использования организацией средств  Фонда социальной защиты населения  за отчетный период [2].

На основании ведомости  учета расходов по социальному страхованию  формы 55-АПК ежеквартально, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, в органы Фонда социальной защиты населения предоставляется "Отчет о средствах Фонда  социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь" формы №4-Фонд [21]. В настоящее время данный отчет предоставляется в электронном виде (Приложение Г).

Данный отчет составляется в белорусских рублях нарастающим  итогом с начала года. Он включает в  себя четыре раздела:

- сведения о численности застрахованных;

- сведения о выплатах;

- расчет средств Фонда социальной защиты населения;

- использование средств Фонда социальной защиты населения.

Данный отчет составляют в двух экземплярах - один экземпляр  плательщик предоставляет непосредственно  работнику отдела Фонда по месту  регистрации не позднее 15-го числа  месяца, следующего за отчетным кварталом, второй остается у плательщика.

Для учета начисленных  и поступивших платежей отделами Фонда ведутся лицевые счета  плательщиков.

Лица, виновные в нарушении  зачисления средств Фонда на соответствующие  счета, их учета и использования, несут ответственность согласно законодательству Республики Беларусь.

Главное государственное  казначейство, территориальные органы государственного казначейства формируют  отчетность по доходам и расходам Фонда, произведенным со счетов органов  казначейства, по формам, согласованным  с центральным аппаратом Фонда, и представляют ее органам и отделам  Фонда по формам и в сроки, согласованные  с ними.

Персонифицированный учет в  системе государственного социального  страхования – это организация  и ведение учета сведений о  каждом застрахованном лице для целей  государственного социального страхования. Правовую основу индивидуального учета  составляют Конституция Республики Беларусь, акты Президента Республики Беларусь, иные нормативные правовые акты и международные договоры Республики Беларусь. Плательщиком страховых взносов  является работодатель, а также физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые  взносы.

Целями персонифицированного учета являются: обеспечение достоверности  сведений о страховом стаже застрахованного  лица; создание информационной базы для  назначения пенсий и пособий; информационное обеспечение процесса прогнозирования  расходов на выплату пенсий, пособий  по государственному страхованию, определение  размеров страховых взносов; упрощение  порядка и ускорения процедуры  назначения пенсий и пособий застрахованным лицам.

На каждое застрахованное лицо органы, осуществляющие персонифицированный  учет, открывают индивидуальный лицевой  счет. Информация, содержащаяся в индивидуальном лицевом счете, является конфиденциальной.

Застрахованному лицу выдается свидетельство социального страхования  в порядке, установленном Советом  Министров Республики Беларусь.

В соответствии с законодательством  об индивидуальном учете, ежегодно, не позднее первого апреля года, следующего за отчетным, плательщики отчислений обязаны предоставить информацию по каждому работнику организации  о суммах, начисленных им заработной платы, выплаченных пособий за счет средств фонда, произведенных удержаний  и начислений на выплаты. Данная информация предоставляется в органы Фонда  путем сдачи документов персонифицированного учета формы ДПУ-3 .

Синтетический учет расчетов по счету 69 "Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению" ведется  в журнале-ордере формы №10-АПК.

Таким образом, фонд социальной защиты населения относится к  государственным внебюджетным страховым  фондам и является органом государственного управления средствами государственного социального страхования в структуре  Министерства труда и социальной защиты. Организация "Партнер и  К" предоставляет отчетность фонду  социальной защиты населения: "Отчет  о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда  и социальной защиты Республики Беларусь" формы №4-Фонд, а также документы персонифицированного учета формы ДПУ-3, для обеспечения достоверности сведений о страховом стаже застрахованного лица; создание информационной базы для назначения пенсий и пособий и упрощения порядка их назначения.

3.3 Совершенствование  учета расчетов с персоналом  по оплате труда и органами  социального страхования

В настоящее время бухгалтерам  предоставляется возможность значительно  упростить свой труд, используя ширину возможностей бухгалтерских программ, обеспечивающих комплексную автоматизацию  учетной политики и управленческой деятельности организации. Это позволяет  формировать типовые и нетиповые  формы бухгалтерских документов на основе единой информационной базы данных. Механизация сбора и регистрации  первичной информации является дорогостоящим  мероприятием, поэтому в настоящее  время более целесообразно повысить эффективность первичного учета, регистрируя  данные на ПЭВМ непосредственно в  местах их получения в экранных формах, соответствующих формам первичных  документов.

Основными причинами для внедрения  автоматизированной формы учета  труда, заработной платы и расчетов с органами социального страхования  является трудоемкость сбора, регистрации  и обработки информации, сложность  выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и  изменение систем оплаты труда и  их расчетов. В качестве бухгалтерской  программы для автоматизации  учета в бухгалтерии можно  использовать комплекс "1 С: Бухгалтерия 7.7". В последнее время многие сельскохозяйственные организации  стали внедрять новую, усовершенствованную  бухгалтерскую программу "Нива –  СХП". Данная программа наиболее адаптирована к учету в сельскохозяйственных организациях.

К сожалению, большинство сельскохозяйственных организаций, в частности СПК, ведут  журнально-ордерную форму бухгалтерского учета.

Поэтому стоит обратить внимание еще  на такой момент. Речь идет об унификации форм первичных документов и регистров  бухгалтерского учета, поскольку они  не в полной мере соответствуют требованиям  бухгалтерского учета на конкретных производствах. Как показывает практика, документы в организации заполняются  не полно, некоторые графы используются не по назначению.

К примеру, рассмотрим такой регистр  аналитического учета, как расчетно-платежную  ведомость. Графы, предназначенные  для заполнения данных об окладах, сумм начислений и удержаний не имеют  достаточную ширину столбца для  отчетливого отражения сумм, состоящих  из шести, а то и семи цифр. Такой  порядок оформления расчетно-платежной  ведомости нецелесообразен, поскольку  не отчетливо отраженные суммы заработной платы могут привести к затруднениям при их выдаче у кассира, а также  у бухгалтера - при заполнении данной ведомости, в части вмещения сумм в графы.

В связи с этим целесообразно  субъектам хозяйствования предоставить право самостоятельной разработки не только регистров, но и форм документов внутренней отчетности, допустить вариантность составления форм первичных документов, остающихся в организации. Конструирование  документов должно осуществляться на основе шаблонов по заданным формам.

Также одной из проблем повседневной деятельности бухгалтерии является необходимость сохранять огромное количество документов, вести их учет, а также обеспечивать оперативный  доступ ее работников к любому хранимому  документу. Бумажный архив, как правило, весьма разнообразен по типам и формам, достаточно велик по своему объему и имеет тенденцию к увеличению из года в год. Организации приходится решать вопросы, связанные с упорядочением  документов, их брошюровкой в папки, ведением системы картотек. Однако подобное решение вовсе не гарантирует ни сохранности, ни быстрого поиска документов.

Для решения этих вопросов предлагается организовать перевод бумажных документов по оплате труда в электронный  вид. Это позволит осуществить технологию поточного сканирования. В результате создаются образы документов, т.е. их точные электронные копии. Далее  электронные документы будут  подвергаться индексации, которая представляет собой систему электронного учета  по различным информационным полям (тип документа, учетный номер, дата составления) эти поля обеспечивают быстрый поиск в базе данных электронных  образов, которую называют "электронным  архивом".

Преимущество данного архива перед  бумажным очевидны: цифровые документы не подвергаются воздействию времени и могут храниться неограниченное количество времени; система электронного архива надежно защищает целостность документов и сами данные от несанкционированного доступа; повышается эффективность работы сотрудников бухгалтерии, появляется возможность нескольким сотрудникам работать с одним и тем же документом одновременно, быстро создавать по определенному признаку подборку документов для анализа и при необходимости распечатывать их на принтере.

Таким образом, следует подчеркнуть, что вопросам совершенствования  учета труда и заработной платы, расчетов с органами социального  страхования в экономической  литературе уделяется большое внимание, что говорит об актуальности данной темы. Вышеназванные вопросы подлежат дальнейшей разработке, а использование  предложений совершенствования  по данной теме на практике позволит сделать  учет более достоверным, что, в свою очередь, приведет к достоверному определению  финансовых результатов деятельности организации.