Основы постановки и ведения бухгалтерского финансового учета в организации

При организации  документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности.

При организации  системы документирования хозяйственных  операций необходимо предусмотреть  систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы  бухгалтеры вынуждены были сверять  данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям.

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено  необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости  учетных и отчетных данных различных  организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота. Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации.

В графике документооборота должны быть описаны:

• этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
• сроки прохождения каждого из этапов;
• перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
• перечень сотрудников, проверяющих документы;
• взаимосвязь ответственных лиц.

График может  быть выполнен в виде схемы, таблицы  или перечня работ с указанием  операций и взаимосвязей исполнителей. Примеры графиков документооборота в виде схемы и в виде таблицы приведены в Приложении 3 и Приложении 4 соответственно.

В организациях с небольшим документооборотом  все можно свести к составлению  отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. (Приложение 5)

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.  Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание.

За отсутствие первичных документов, а также  за несоблюдение порядка и сроков их хранения установлена налоговая  и административная ответственность.

После обработки  документа необходимо обеспечить его  сохранность и последующую передачу в архив.

Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В законах об акционерных обществах и об обществах с ограниченной ответственностью приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации: первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Общества с ограниченной ответственностью обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном в постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Из рассмотрения основных моментов организации первичного учета и системы документооборота на предприятии следует, что данные элементы постановки бухгалтерского учета во многом зависят от специфики конкретного предприятия, его технологических процессов и процессов управления. Создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения являются неотъемлемой частью организации бухгалтерского учета на предприятии.

 

2.3. Инвентаризация активов и обязательств организации.

 

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, соответствия учетной оценки имущества его реальной (как правило, рыночной) стоимости организации проводят инвентаризацию имущества, денежных средств, средств в расчетах и обязательств.

При инвентаризации решаются следующие задачи:

- выявляется фактическое наличие объектов длительного пользования, финансовых вложений, материально - производственных запасов, незавершенного производства и денежных средств в целях обеспечения их сохранности;

- определяется фактическое количество использованных на производство материально - производственных ресурсов;

- выявляется наличие товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.;

- появляется возможность оценить товарно - материальные ресурсы с учетом их рыночной стоимости и физического состояния;

- проверяется соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, ценных бумаг и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов.

 

Выделяют  различные виды инвентаризации.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства.

Частичная инвентаризация охватывает отдельные  виды средств и расчетов.

Плановые  инвентаризации (периодические) проводятся согласно плану (графику) в заранее  намеченные сроки.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителя предприятия, следственных или других контролирующих органов в случаях необходимости.

Перманентные инвентаризации проводятся постоянно действующей инвентаризационной комиссией периодически. При этом подвергаются проверке отдельные виды товарно-материальных ценностей в натуре, в период когда их остаток является минимальным.

Количество  инвентаризаций в отчетном году, порядок, сроки их проведения, а также состав инвентаризуемого имущества и обязательств определяет руководитель организации, кроме случаев, когда в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском  учете" проведение инвентаризаций обязательно.

Инвентаризации  проводятся в обязательном порядке:

• при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;
• при выкупе, передаче, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период наименьших остатков;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• при установлении фактов краж, ограблений немедленно при установлении таких фактов;
• после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) – немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;
• при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими документами.

Таким образом, инвентаризация активов и обязательств, как элемент системы организации бухгалтерского учета на предприятии, несет в себе важную функцию обеспечения контроля и сохранности собственности предприятия и является неотъемлемой частью учетного процесса.

 

2.4.Формы бухгалтерского учета и технология обработки информации.

 

Важным моментом в организации бухгалтерского учета является разработка плана технического оформления учета, где дается детальная характеристика формы учета. Форма бухгалтерского учета – это техника ведения учета, построения учетных регистров и их взаимосвязь, а также последовательность и способы учетной регистрации.

В соответствии с действующим законодательством  предприятиям, учреждениям и организациям предоставлено право самостоятельно устанавливать организационные  формы и методы бухгалтерского учета, основываясь на действующих в Российской Федерации формах учета, при соблюдении общих методологических принципов.

Применяются следующие  формы, рекомендованные Министерством Финансов Российской Федерации для коммерческой и некоммерческой организаций (за исключением бюджетных организаций):

• единая журнально-ордерная форма счетоводства для предприятий;
• журнально-ордерная форма счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций;
• упрощенная форма бухгалтерского учета (простая и форма с использованием регистров учета имущества) для субъектов малого предпринимательства;
• мемориально-ордерная форма счетоводства;
• формы бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники;
• другие формы бухгалтерского учета (Журнал-Главная и тому подобные).

Каждая форма учета представляет специально разработанную технологию обработки учетной информации с целью получения сводных регистров и форм отчетности. Именно особенности технологического процесса ведения учета отличают одну форму от другой. Выбор той или иной формы бухгалтерского учета зависит от объема учетных работ, специфики экономической деятельности организации.

Наибольшее  распространение получила единая журнально-ордерная форма учета. Основной учетный регистр – журнал-ордер. Сущность этой формы учета состоит в следующем: первоисточником для отражения операций в учетных регистрах являются документы, фиксирующие эти операции; если документ отражает единичные хозяйственные операции, то записи производятся непосредственно в журналы-ордера, документы по однородным хозяйственным операциям предварительно группируются в ведомостях (группировочных) в хронологическом порядке; итоговые данные этих ведомостей в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера (Приложение 6).

В настоящее время  предприятия интенсивно оснащаются компьютерами. Они позволяют накапливать  данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации. Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Автоматизированная форма  бухгалтерского учета занимает особое место в бухгалтерских расчетах ( Приложение 6). По существу, это не одна конкретная учетная форма, а целая совокупность разнообразных видов учета. В автоматизированной форме главным звеном является алгоритм обработки исходных данных, получения промежуточной информации, составления баланса и отчетности, а также анализа экономической деятельности. В алгоритм может быть заложена любая из представленных выше форм учета, в том числе их комбинация. Данная форма учета имеет целый ряд преимуществ перед остальными, так как обеспечивает высокую скорость, высокую надежность и всеобъемлющий сервис.

Бухгалтерский учет с  применением автоматизированной формы  строится следующим образом. Первичные  документы обрабатываются бухгалтером  в течение двух дней с момента  их поступления, а затем их показатели вводятся в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод осуществляется вручную с клавиатуры. Дальнейшие операции имеют самую разную степень автоматизации. Целый ряд программ предлагают бухгалтеру набор типичных проводок, из которых тот может выбрать наиболее подходящую, либо ввести свою проводку. Так или иначе, большинство программ оперирует с закодированным журналом хозяйственных операций. Журнал достаточно легко может быть обработан, и на печать могут быть выведены всевозможные промежуточные данные, в том числе журналы-ордера, мемориальные ордера, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость.

Автоматизированная  форма позволяет выйти на более  высокий уровень организации  бухгалтерского учета, имея при этом ряд преимуществ, к которым относятся следующие:

• однократный ввод и многократное использование первичной информации;
• полная автоматизация передачи, систематизации и обработки информации;
• автоматизация логических операций бухгалтерского учета;
• возможность получения расшифровок результатных показателей по запросам пользователей;
• высвобождение учетных работников для аналитической работы.

Однако при  этом имеется существенный недостаток данной формы бухгалтерского учета: это высокая степень зависимости  от технических устройств обработки и хранения информации, которые имеют свойство выходить из строя. Поэтому необходимо создавать контрольный пакет документов на случай выхода системы из строя. К тому же, при возникновении технических неполадок и потере учетных данных, на их поиск и восстановление уходит масса времени.