Проблемы по управлению материальными запасами и пути их решения

Перечень объектов, относимых  к материальным запасам, приведен в  п. 51 Инструкции № 148н от 30.12.2008г. (с  изменениями от 01.01.2010г.):

Используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящихся к основным средствам в соответствии с ОКОФ.

К таким предметам относятся:

-   орудия лова (тралы, неводы, сети, мережи и прочие) независимо от их стоимости и срока службы;

-   бензомоторные пилы, сучкорезки, сплавной трос, сезонные дороги, усы и временные ветки лесовозных дорог, временные здания в лесу сроком эксплуатации до двух лет (передвижные обогревательные домики, котлопункты, пилоточные мастерские, бензозаправки и прочее) независимо от их стоимости;

-   специальные инструменты и специальные приспособления (инструменты и приспособления целевого назначения, предназначенные для серийного и массового производства определенных изделий или для изготовления индивидуального заказа) независимо от их стоимости; сменное оборудование, многократно используемые в производстве приспособления к основным средствам и другие вызываемые специфическими условиями изготовления устройства − изложницы и принадлежности к ним, прокатные валки, воздушные фурмы, челноки, катализаторы и сорбенты твердого агрегатного состояния независимо от их стоимости и срока службы;

-   специальная одежда, специальная обувь, а также постельные принадлежности независимо от их стоимости и срока службы;

-   форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь в учреждениях здравоохранения, просвещения, социального обеспечения и других учреждениях, состоящих на бюджете, независимо от стоимости и срока службы;

-   временные сооружения, приспособления и устройства, затраты по возведению которых относятся на стоимость строительно-монтажных работ в составе накладных расходов;

-   тара для хранения товарно-материальных ценностей;

-   предметы, предназначенные для выдачи напрокат, независимо от их стоимости;

-   молодняк животных и животные на откорме, птица, кролики, пушные звери, семьи пчел, подопытные животные;

-   многолетние насаждения, выращиваемые в питомниках в качестве посадочного материала.

Используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с ОКОФ и готовая продукция [4, с. 10].

Для учета материальных запасов, предназначенных для использования  в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи, предназначен счет 010500000 «Материальные запасы».

Учет материальных запасов  ведется на следующих счетах Плана  счетов бюджетного учета:

-   010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

-   010502000 «Продукты питания»;

-   010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

-   010504000 «Строительные материалы»;

-   010505000 «Мягкий инвентарь»;

-   010506000 «Прочие материальные запасы»;

-   010507000 «Готовая продукция».

Материальные запасы принимаются  к бухгалтерскому учету по фактической  стоимости. В фактическую стоимость материальных запасов, приобретенных за плату, включаются суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ), а также стоимость информационных и консультационных услуг, таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов, вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора; суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки; стоимость работ по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанные с их использованием) [10, с. 23].

Фактическая стоимость материальных запасов уменьшается или увеличивается  на суммовые разницы, образующиеся до принятия материальных запасов к  бухгалтерскому учету, в случаях, когда  оплата производится в валюте Российской Федерации в сумме, эквивалентной  сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении самим учреждением определяется исходя из затрат, связанных с изготовлением данных активов.

Фактическая стоимость материальных запасов, полученных учреждением по договору дарения, а также остающихся от выбытия основных средств и  другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости  на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также затрат учреждения на доставку материальных запасов и  приведение их в состояние, пригодное  для использования.

Оценка материальных запасов, поступивших безвозмездно от учреждений, подведомственных разным главным распорядителям бюджетных средств одного уровня бюджета, а также от государственных  и муниципальных организаций, между  учреждениями разных уровней бюджетов, учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджета осуществляется по фактической стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и  приведение их в состояние, пригодное  для использования.

Материальные запасы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся  в его пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в размере  стоимости, предусмотренной в договоре.

Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в валюте Российской Федерации  путем пересчета суммы в иностранной  валюте по курсу Центрального банка  РФ, действующему на дату принятия запасов  к бухгалтерскому учету [18, с. 153].

Списание (отпуск) материальных запасов производится по фактической  стоимости каждой единицы или  по средней фактической стоимости.

Оценка материальных запасов  по средней фактической стоимости  производится по каждой группе (виду) запасов. Она исчисляется путем деления  общей фактической стоимости  группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней  фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших  запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуска).

1.4  Документальное оформление поступления и списания материальных запасов

 

Материальные запасы поступают  от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного  расчета, от списания пришедших в  негодность основных средств и собственного производства.

Для выполнения производственной программы организации определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов организация  заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности  и ответственность сторон по поставкам  продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки . Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Поступающие в организацию  материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой  продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы − платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно  покупателю, другой − через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию  к железнодорожной накладной.

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где  проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению [11, с. 50].

В отделе снабжения по поступающим  документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям. В результате такой проверки на самом  расчетном или другом документе  делают отметку о полном или частичном  акцепте (согласии на оплату). Кроме  того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения целесообразно вести журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта [15, с. 464].

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций  − экспедитору для получения  и доставки материалов.

Экспедитор принимает  на станции прибывшие материалы  по количеству мест и массе. При обнаружении  им признаков, вызывающих сомнение в  сохранности груза, он может потребовать  от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков  экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При  приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации  и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала  данным счета поставщика.

Материальные ценности приходуются  в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной  единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

В случаях, когда количество, качество или ассортимент прибывших  на склад материалов не соответствуют  данным счета поставщика, приемку  материалов производит комиссия и оформляет  актом о приемке материалов (ф. 0315004), который служит основанием для  предъявления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя  поставщика или представителя незаинтересованной организации. Акт составляют также  при приемке материалов, поступивших  в организацию без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передают в бухгалтерию учреждения для  учета движения материальных ценностей, другой − в отдел снабжения  или в бухгалтерию для направления  претензионного письма поставщику. Графа  «Номер паспорта» в акте заполняется  в случае обнаружения расхождений  при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в  качестве первичного документа применяют  товарно-транспортную накладную (ф. 1−т), которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй − для оприходования материалов получателем; третий − для расчетов с автотранспортной организацией и  является приложением к счету  на оплату перевозки ценностей; четвертый  служит основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную  применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными  накладной. При наличии такого расхождения  приемку материалов оформляют актом  о приемке материалов [23, с. 13].

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов  внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах  аналитического учета материальных запасов путем изменения материально  ответственного лица на основании следующих  документов:

-   требования-накладной (ф. 0315006);

-   меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

-   ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

-   ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

-   акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);

-   акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);

-   путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007).

Требование-накладная применяется  для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах  составляет материально ответственное  лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр  служит сдающему складу основанием для  списания ценностей, а второй − принимающему складу для оприходования ценностей [28, с. 14].

Этими же накладными оформляются  операции по сдаче на склад или  в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и  брака.