Проблемы по управлению материальными запасами и пути их решения

Учет операций по расходу  материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. 

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах  бюджетного учета на основании первичных  учетных документов (накладных поставщика).

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри МБУЗ ГДКП № 5, передаче их в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих документов:

-   Требование-накладная (ф. 0315006);

-   Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

-   Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Учет материальных запасов  в МБУЗ ГДКП № 5 ведется на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета:

-   010531000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

-   010532000 «Продукты питания»;

-   010533000 «Горюче-смазочные материалы»;

-   010534000 «Строительные материалы»;

-   010535000 «Мягкий инвентарь»;

-   010536000 «Прочие материальные запасы».

На счете 010531000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты (включая наркотические средства) и перевязочные средства.

Медикаменты и перевязочные средства в МБУЗ ГДКП № 5используются при оказании первой медицинской помощи на вызовах, при амбулаторном приеме. В плане ФХД рассчитана стоимость одного вызова, она определяется стоимостью медикаментов, горюче-смазочных материалов, запчастей, заработной платы врача, фельдшера, водителя, санитара. При недостаточном финансировании по статье медикаменты снижается качество медицинской помощи, недофинансирования статьи, медикаменты часто имеет место, и во второй половине года, что свидетельствует о формальном сметном планировании, которое не обеспечено финансированием. В конце каждого месяца составляется старшим фельдшером отчет о расходовании медикаментов. Поставщики медикаментов выбираются по результатам тендера, главным критерием выбора поставщика − соответствие требованиям и наилучшее соотношение «цена-качество». Если поставщик не обеспечивает выполнение всех условий контракта, к нему применяются штрафные санкции.

Постановка продуктов  питания на бухгалтерский учет производится на основании товаросопроводительных документов. Выявленные при их приемке  количественные и качественные расхождения  и расхождения по ассортименту с  данными сопроводительных документов поставщика оформляются Актом приемки  материалов (ф. 0315004). Акт составляется в двух экземплярах: один экземпляр  служит для принятия на учет продуктов  питания, а второй − для направления  претензионного письма поставщику. Материально  ответственное лицо производит записи в Книге учета материальных ценностей (ф. 0504042) о всех поступивших согласно товарным накладным продуктах питания. В ней ведется учет продуктов питания на складе путем отражения их поступления, расхода и вывода остатков по наименованиям, сортам в количественном выражении. На каждое наименование продукта питания открывается отдельная страница книги.

Ежедневно материально ответственное  лицо на основании приходных и  расходных документов составляет товарный отчет, который передается в бухгалтерию. В заголовочной его части указываются  наименование организации, структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит  остатка продуктов питания, номер  отчета.

В приходной части товарного  отчета указывается в стоимостном  выражении остаток и поступление  продуктов, а также тары согласно сопроводительным документам. В расходную  часть записываются все данные об их отпуске.

На основании поступивших  документов в бухгалтерии производятся записи в Накопительной ведомости  по приходу продуктов питания (ф. 0504037) в количественном и стоимостном  выражении. Эта ведомость предназначена  для учета их поступления в  течение месяца. По окончании месяца в ведомости подводятся итоги.

Учет всех поступивших  в учреждение продуктов питания  производится на аналитическом счете 105 32 000 «Продукты питания».

На счете 010534000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов.

На счете 010535000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

-   белье (рубашки, сорочки, халаты);

-   постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные);

-   одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки);

-   обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки);

-   спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки);

-   прочий мягкий инвентарь.

На счете 010536000 «Прочие материальные запасы» в МБУЗ «ГДКП № 5 »учитываются следующие виды материальных запасов:

-   хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни), в конце месяца в бухгалтерию передается отчет от начальника хозяйственного отдела о расходовании хозяйственных материалов.

-   запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря. Ответственный за приобретение и расход запасных частей является механик, в конце месяца составляет отчет.

 

2.8 Организация  последующего контроля за движением материальных запасов.

 

Контроль финансово-экономической  деятельности за определенный истекший период называют последующим, поскольку  контролируются фактически совершенные  операции. Такой контроль осуществляется на завершающей стадии процесса управления на основе исследования совершенных финансово-хозяйственных операций, их отражение в бухгалтерском учете и финансовой (бюджетной) отчетности, анализа и оценке итогов финансово-экономической деятельности. Он позволяет обеспечить эффективность управления. Основным назначением последующего контроля – выявление нарушений законодательства в истекшем периоде, установлении достоверности бюджетного учета и отчетности, сохранности имущества, хозяйственной целесообразности и законности оперативных управленческих решений, выполнении предписаний вышестоящих и других органов управления. Последующий контроль отличается углубленным и комплексным изучением всех сторон хозяйственной и финансовой деятельности и позволяет также выявлять недостатки предварительного и текущего контроля.

Одной из форм последующего контроля является ревизия, в ходе которой  проводится сплошная документальная и  фактическая проверка всех финансово-хозяйственных  операций, совершенных проверяемой  организацией за определенный период [21, с. 18].

Ревизия это инструмент финансово-экономического контроля, позволяющий наиболее плотно и глубоко исследовать и оценить  содержание управления хозяйственными процессами, законность и целесообразность их осуществления, обеспечивающий сохранность  имущества собственников и права  участников финансово-экономических  взаимоотношений. При ревизии проверяются  все операции хозяйствующего субъекта с использованием всех необходимых  для этого приемов и способов – от сверки имеющихся на месте  документов до встречных проверок в  организациях, с которыми связан проверяемый  объект финансовыми или другими  отношениями. Проведение ревизии дает практическую и техническую возможность не пропустить ни каких нарушений законодательства, правил ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности.

Материальные ценности, находящиеся  на ответственном хранении, хозяйственном  ведении, оперативном управлении, в  аренде или собственности учреждения, имеют большое значение для любого бюджетного учреждения. Без них невозможно нормальное функционирование учреждения. Их своевременное оприходование, списание, отражение операций по ним в бюджетном учете, а также обеспечение сохранности ценностей представляет интерес для ревизионных органов.

В ходе ревизии проверяется  правильность составления и оформлении документов. Ревизорами проводится сопоставление  данных по одному и тому же объекту  материальных запасов, представленных в различных документах. Так сопоставляются данные инвентарных карточек, оборотных  ведомостей, книг учета и журналов операций. Ревизионные службы проверяют, проводится ли инвентаризация материальных ценностей в установленные сроки, когда была проведена последняя инвентаризация, назначены ли должностные лица ответственные за сохранность этих ценностей, правильно ли эти ценности, списываются в расход, обеспечивают ли складские помещения и кладовые сохранность материальных ценностей, а также наличие и правильность составления договоров о материальной ответственности, порядок проведение инвентаризации в учреждении, в том числе проведение обязательной инвентаризации и правильность оформления ее результатов [27, с. 5].

В целом последующий контроль осуществляется в форме проверок и ревизий. Разделение контроля на проверки и ревизии весьма условно, поскольку  ревизия является одной из разновидностей проверки.

Под проверкой следует  понимать отдельные контрольные  процедуры или их совокупность по исследованию состояния объекта  контроля на определенном участке деятельности, выражаемые в сопоставлении фактических  результатов контроля с данными, отраженными в учетных документах и регистрах.

Целями проведения проверки сохранности материальных ценностей  контролирующими органами являются:

-   выявление фактического наличия имущества;

-   сопоставление фактического наличия имущества с данными бюджетного учета;

-   проверка полноты отражения в учете имущества;

-   получение информации для проведения проверки расходования средств бюджета по различным подстатьям бюджетной классификации.

Проведение проверки сохранности  материальных запасов контролирующими  органами не ограничивается лишь фактической  проверкой ценностей в натуре и представляет собой целый комплекс процедур, без которых невозможно объективно оценить результаты инвентаризации. Контролирующие органы интересует наличие  приказа об учетной политике, отражения  норм по бюджетному и налоговому учету  в учетной политике учреждения, утверждение рабочего плана счетов и другие вопросы учета в организации. При этом следует обратить особое внимание бухгалтерских служб на необходимость своевременного внесения изменений в учетную политику.

Далее контролирующими органами исследуются:

-   наличие плана (графика) − схемы документооборота;

-   оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета ценностей на счетах;

-   используемые методы внутреннего контроля;

-   соблюдение сроков проведения инвентаризации ценностей и порядок оформления результатов инвентаризации;

-   правильность оформленных договоров о материальной ответственности с заведующими складами, кладовщиками и другими лицами, которым переданы под отчет материальные ценности;

-   наличие журналов, доверенностей и других документов [16, с. 9].

При проверке наличия и  состояния регистров аналитического учета ревизором запрашиваются  следующие документы: инвентарные  карточки; описи инвентарных карточек; инвентарные списки; оборотные ведомости; накопительные ведомости по приходу  и расходу продуктов питания; книги учета материальных ценностей; книги регистрации боя посуды; журналы операций; инвентаризационные описи; акты на списание; раздаточные  ведомости; сличительные ведомости.

Установление правильности проведения предыдущей инвентаризации начинается с проверки наличия в  организации приказов на проведение инвентаризации материальных ценностей  и назначении инвентаризационной комиссии. При этом следует помнить, что  в состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально  ответственное лицо.

При проверке правильности составления инвентаризационных описей внимание контролера сосредоточено  на наличии подписей всех членов инвентаризационной комиссии (в противном случае результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными); присутствии визы председателя инвентаризационной комиссии на приложенных к реестрам документах; соблюдении требований законодательства по заполнению описей; проверке правильности арифметического подсчета итогов.

Инвентаризационные описи  должны быть заполнены четко и  ясно, без помарок, на каждой странице описи должны быть указаны прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях. Не допускается оставление в описях незаполненных строк, кроме того, на последней странице незаполненные строки должны быть прочеркнуты. На материалы, находящиеся на ответственном хранении или полученные для переработки, должны быть составлены отдельные описи.

После этого ревизоры переходят  непосредственно к инвентаризации материальных запасов, перед проведением  которой необходимо издать приказ о  проведении инвентаризации.

 

 

2.9 Порядок проведения  и оформления результатов инвентаризации

 

Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации.

Инвентаризация – это  проверка фактического наличия имущества  и обязательств организации с  целью обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и отчетности. Инвентаризация имущества и обязательств определена Федеральным законом  «О бухгалтерском учете», Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств.

Инвентаризация проводится для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества  и обязательств, в ходе которой  проверяются и документально  подтверждаются их наличие, состояние  и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них) проведения инвентаризации определяется руководителем  организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Перечень имущества, проверяемого при налоговой проверке, устанавливается  руководителем государственной  налоговой инспекции (его заместителем). Проверка фактического наличия имущества  производится при участии должностных  лиц, материально ответственных  лиц, работников бухгалтерской службы налогоплательщика.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных ценностей  и денежных средств [18, с. 67].

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием  «до инвентаризации на «..» .(дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.