Проверка кассы и кассовых операций организации

Торговые дома организуют рекламные  акции и привлекают дополнительно  потребителей в регионы, что способствует наращиванию объемов экспорта, увеличению поступления валютной выручки.

За вклад в развитие экономики  республики и интегрирование ее в  мировую экономику, за конкурентоспособную  и качественную продукцию в рамках XI Международной специализированной выставки «Шины, РТИ и Каучуки», прошедшей  в марте 2008 года в г. Москва, Общество удостоено Гран-- При «За выпуск широкого ассортимента высококачественных пневматических шин» и получено четыре золотые медали на конкурсе «Лучшая  автомобильная шина на дорогах России - 2008».

2. Проверка кассы и  кассовых операций

2.1 Проверка проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов, находящихся в кассе организации и обеспечение условий их сохранности

В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этап их проверки является весьма трудоемким, однако однообразие операций упрощает процедуры проверки. Изучив фактическое  наличие денежных средств и ценностей, хранящихся в кассе, а также обследовав кассовое хозяйство, проверяющий сосредоточивается  на кассовых операциях, применяя, как  правило, сплошной способ проверки. Он обращает внимание на порядок ведения  учета денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе, соблюдение кассовой дисциплины, достоверность  и законность операций с наличными  денежными средствами в национальной и иностранной валюте. Прежде всего, следует определить, применяются  ли в организации для оформления кассовых операций унифицированные  формы первичной учетной документации и заполнены ли все ее обязательные реквизиты. Анализ сведений, содержащихся в учетных регистрах по счету 50 «Касса», позволяет установить объем  и характер кассовых операций по поступлению  денежных средств и их расходовании за проверяемый период.

Затем изучаются:

а) сохранность чеков и корешков к ним в чековых книжках;

б) правильность определения остатков денег в кассе, переноса их да следующий  день по кассовой книге и подсчета в ней итоговых сумм по приходу  и расходу за отчетный период;

в) полнота отражения в кассовой книге и отчетах кассира всех операций с денежным средствами, их взаимное соответствие;

г) использование полученных из банка  наличных денег по целевому назначению;

д) своевременность и полнота  возврата в банк неиспользованных денежных средств;

е) соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денег в  кассе;

ж) использование кассовой выручки  на текущие нужды в пределах установленных  норм.

Одной из задач проверки является определение правильности оформления документов, по которым производились  операции, связанные с получением и выдачей наличных денежных средств.

Все кассовые приходные и расходные  ордера (Приложение А), другие документы  должны быть заполненью четко, ясно, без  помарок (никакие подчистки и  исправления в этих документах не допускаются), а приложения, являющиеся основанием для приема или выдачи денег, -- погашены штампами «Получено» или «Оплачено», датированы и подписаны  кассиром.

Факты отсутствия штампов погашения  необходимо отразить в рабочем документе, так как это создает условия  для повторного использования документов.

На платежных ведомостях должны стоять разрешительные подписи на выплату  денег получателям с указанием  срока выплаты, а также подписи  лиц, получивших денежные средства, или  отметка «Депонировано», если деньги не получены.

Проверяющему следует убедиться  в том, что кассовые приходные  и расходные ордера имеют раздельную нумерацию и были выписаны в бухгалтерии  в момент совершения операции.

Наряду с этим изучаются наличие  и подлинность подписей должностных  лиц и получателей денег на кассовых ордерах и других денежных документах, законности произведенных  из кассы выплат денежных средств.

Выявляются факты подписи расходных  кассовых документов только одним руководителем  или главным бухгалтером, а также  случаи подписи ими и выдачи кассиру  незаполненных чеков для самостоятельного заполнения при получении денег  в банке.

Необходимо проверить достоверность  приходных и расходных кассовых ордеров. Известно, что недобросовестные кассиры могут осуществлять кассовые операции на основании подложных  документов или повторно использовать кассовые ордера.

Следует установить, кто производит регистрацию выписанных кассовых ордеров  в организации. В соответствии с  Инструкцией о порядке ведения  кассовых операций и расчетов наличными  денежными средствами в белорусских  рублях на территории Республики Беларусь приходные и расходные кассовые ордера заполняются и еще до передачи в кассу регистрируются бухгалтером  в журнале регистрации приходные  и расходных кассовых ордеров. По усмотрению руководителя и главного бухгалтера организации таких журналов может быть два (отдельно на приходные  и расходные ордера) или один общий  журнал.

Если регистрация осуществляется посредством технических средств, необходимо установить, имеется ли в выходной форме «Вкладной лист журнала регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров  в белорусских рублях», составляемой за соответствующий день, информация для учета движения наличных денег  по целевому назначению. Проверяющий  должен ознакомиться с документооборотом  по кассовым операциям, с системой кодов, содержанием входной, промежуточной  и выходной информации, порядком бухгалтерской  обработки кассовых документов.

В каждой чековой книжке (в том  числе неиспользованной) подсчитываются листы и проверяется, нет ли дефектов в переплете и креплении отдельных  листов. Исследованию подвергаются вклеенные  в чековую книжку испорченные  чеки, изучается последовательность их номеров. Это позволяет выявить  злоупотребления -- замену корешка или  испорченного чека новым из другой чековой книжки. Ведение кассовой книги должно осуществляться в соответствии с Инструкцией о порядке ведения  кассовых операций и расчетов наличными  денежными средствами в белорусских  рублях на территории Республики Беларусь.

В организации разрешается открывать  только одну кассовую книгу, и она  должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью, а количество листов в ней заверено подписями  руководителя и главного бухгалтера. Проверяется регулярность ведения  кассовой книги и составления  отчета кассира.

Следует иметь в виду, что при  совершении операций на общую сумму  от трех и более базовых величин  оплаты труда отчет должен составляться ежедневно, а менее указанной  суммы -- за период три -- пять дней.

Подчистки и незаверенные исправления  в кассовой книге запрещаются, исправления  должны заверяться подписями кассира, главного бухгалтера или лица, его  замещающего. Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу после  получения или выдачи денег отдельно по каждому приходному или расходному ордеру.

В период выдачи наличных денег на оплату труда, для выплаты стипендий  и т.п. остаток кассы выводится  по учтенным в кассовой книге приходным  и расходным кассовым ордерам. По строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда, выплату стипендий и т.п. расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе:

Таблица 1 - Бухгалтерские записи по кассовым операциям ОАО «Белшина» за 02.12.2009г.

Дебет счета	Кредит счета	Сумма, р.	Хозяйственная операция
50 «Касса»	52 «Валютный счет в  российских рублях»	160000	Получены денежные средства в кассу по ПКО № 0052973 от 04.11.2009
50 «Касса»	52 «Валютный счет в  евро»	1820	Получены денежные средства в кассу по ПКО № 0052973 от 04.11.2009
71/2 «Расчеты с подотчетными  лицами в российских рублях»	50 «Касса»	160000	Выданы денежные средства из кассы на выплату командировочных  расходов за ноябрь 2009 года
71/2 «Расчеты с подотчетными  лицами в евро»	50 «Касса»	1820	Выданы денежные средства из кассы на выплату командировочных  расходов за ноябрь 2009 года

Если процесс ведения кассовой книги компьютеризирован, то необходимо установить, как обеспечиваются сохранность  кассовых документов и защита программных  средств от несанкционированного доступа, проверить наличие выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и  «Отчет кассира» (Приложение В, С), которые  должны составляться одновременно на конец рабочего дня, иметь одинаковое содержание и все реквизиты, предусмотренные  формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги на этих выходных формах осуществляется автоматически в  порядке возрастания с начала года.

Необходимо проверить, печатается ли в последней выходной форме  «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц (год) общее количество листов кассовой книги за период и  установить их наличие, узнать, сдается  ли форма «Отчет кассира» вместе с  приходными и расходными кассовыми  ордерами в бухгалтерию под расписку во «Вкладном листе кассовой книги». Вкладные листы кассовой книги должны храниться кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются  в хронологическом порядке, общее  количество их листов заверяется подписями  руководителя и главного бухгалтера, и кассовая книга опечатывается.

Проверка подсчета в кассовой книге  итоговых сумм оборотов кассовых операций по каждой странице и за день, а также  правильности переноса их на другую страницу обусловлена распространенными  случаями ошибочного или умышленного  искажения в оборотах и перекосах  сумм с одной страницы на другую.

Наряду с этим изучается соответствие записей в кассовой книге данным отчета кассира и документов, на основании которых производились  записи.

Сверка приложенных к кассовым ордерам оправдательных документов с отчетом и кассовой книгой, позволяет  обнаружить возможные противоречия между ними по приходным и расходным  операциям.

Полноту отражения в кассовой книге  и кассовом отчете документов по приходу  и расходу наличных денег проверяющий  устанавливает, сопоставляя приходные  и расходные кассовые ордера и  приложенные к ним оправдательные документы с данными кассовой книги и отчета кассира. Это позволяет  выявить факты неполного оприходования  наличных денег, полученных по чекам  в учреждении банка и от работников организации за оказанные услуги, а также факты неполного списания их в расход.

После проверки правильности ведения  кассовой книги определяют реальность и достоверность записей об остатках денег в книге и в отчетах  кассира на начало и конец изучаемого периода.

Остатки денежных средств на отдельные  даты устанавливают, используя данные учетных регистров по счету 50 «Касса», Главной книги и балансов:

Таблица 2 - Остатки по кассе ОАО «Белшина» на 02.12.2009г

Остаток на начало дня по Кассовой книге	Остаток на начало дня по данным бухгалтерского учета	Расхождения
408090	408090	нет

Для того чтобы убедиться, что в  организации не практикуется списание в расход денег по кассе на основании  документов, изъятых из архива, проверяющий  обращает внимание на цвет бумаги кассовых документов, однородность чернил, однообразие  почерка, даты -- число, месяц и год  составления документов, а при  возникновении сомнений выясняет причины  значительного расхождения между  датами кассовых ордеров в приложенных  к ним документов.

Факты пропуска в нумерации кассовых ордеров или отсутствия на них  подписей должностных лиц либо отдельных  исполнителей являются поводом, чтобы  потребовать от кассира и бухгалтера объяснений.

После этого производится исследование документов, приложенных к кассовым ордерам, по существу отраженных в них  операций. По всем сомнительным операциям  делаются рабочие записи, чтобы более  детально их проверить в период изучения соответствующих разделов финансово-хозяйственной  деятельности организации.

Проверка документов по существу отраженных в них операций предполагает установление адекватности хозяйственных операций действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, утвержденным нормативам и прогнозным показателям, а также определение их хозяйственной  целесообразности.

Согласно Инструкции о порядке  ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь лимит остатка  наличных денег в кассе, порядок  и сроки сдачи наличных денег, норма использования выручки  на неотложные нужды устанавливаются  учреждениями банка, в котором открыты  расчетный и валютный счета.

Вся денежная наличность сверх лимитов  должна сдаваться в банк для зачисления на счет:

Таблица 3 - Бухгалтерские  записи по инкассации наличных денежных средств сверх установленного лимита остатка кассы

Дебет счета	Кредит счета	Сумма, р.	По данным проверки	По данным бухгалтерского учета	Отклонение (-;+)
57/1.1	50	513000	513000	513000	нет

Срок сдачи наличных денежных средств  считается ежедневным, лимит остатка  кассы -- нулевым, а не сданные в  банк наличные денежные средства -- сверхлимитными для клиентов банка, не представивших  заявку на установление лимита остатка  кассы, порядка и сроков сдачи  выручки и на оформление разрешения на расходование наличных денежных средств  из выручки, поступившей в кассу  в срок, установленный обслуживающим  банком.