Проверка кассы и кассовых операций организации

Наряду с этим юридические лица имеют право хранить в своих  кассах наличные денежные средства сверх  установленного лимита остатка кассы  только на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, выплаты  педагогическим работникам на приобретение методической литературы на срок не более  трех рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, органов местного управления и самоуправления, расположенных  в сельской местности, -- не более пяти рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки.

По истечении этого срока (т.е. на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы  наличных денег должны быть депонированы и сданы в обслуживающий банк.

Для проверки соблюдения указанного порядка используются данные кассовой книги, учетные регистры по счету 50 «Касса», коллективный договор (в нем  указываются дни выплаты заработной платы), разрешение банка на определенный лимит остатка денежных средств.

Соблюдение лимита проверяется  сопоставлением его с фактическими остатками наличных денежных средств  в кассе.

Сумму оборотов по кассе можно уточнить по учетным регистрам, сверяя при  этом одновременно остатки па начало и конец месяца с данными кассовой книги или Главной книги. В  случае обнаружения неоднократного несоблюдения остатков денежных средств  в кассе проверяющий составляет накопительную ведомость нарушений, установленных при проверке.

Факт использования денежных средств  не по целевому назначению устанавливается  сличением данных на корешках чеков  в чековой книжке с информацией  об их расходовании в отчетах кассира, журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров, а  также в учетных регистрах  по дебету и кредиту счета 50 «Касса». Результаты оформляются в соответствующей  таблице.

В ходе исследования кассовых операций проверяются полнота и своевременность  оприходования денежных средств  в кассу, полученных со счетов организации  в банке. Сопоставляются суммы, отраженные на корешках чеков или в квитанциях на взнос наличными, в кассовых приходных  и расходных ордерах, отчетах  кассира, выписках банка, учетном регистре по счету 50 «Касса»:

Таблица 4 - Проверка правильности и своевременности отражения по кассе получения наличных денежных средств ОАО «Белшина»

Дата	Наименование и номер  документа	Сумма по данным бухгалтерского учета	Сумма по данным кассовой книги	Отклонения (+;-)
02.12.2009г	ПКО № 0006478	130200	130200	нет
02.12.2009г	ПКО № 0006479	124860	124860	нет
02.12.2009г	ПКО № 0006481	54840	54840	нет
02.12.2009г	ПКО № 0006482	10500000	10500000	нет

Все операции с наличными денежными  средствами учреждение банка отражает в выписках под специальным шифром (кодом). С учетом этого необходимо обращать внимание на наличие исправлений, подчисток, случаи обведения шифров операций с наличными денежными  средствами чернилами, шариковой ручкой или на принтере (копировальном аппарате). Одновременно сверяются номера чеков, указанные на корешках и в выписках учреждения банка.

Наряду с этим можно сличить  остатки денег в кассе на первое число месяца с показателями баланса, а также обороты по приходу  и расходу счета 50 «Касса» Главной  книги с данными о месячных оборотах по дебету и кредиту этого  счета. Исходная информация для определения  месячных оборотов содержится на корешках чеков (дебет) и в квитанциях на взнос  наличными (кредит). Результаты проверки соответствия данных обслуживающего банка  записям в кассовой книге оформляются  специальной таблицей. Отдельно изучается  правильность использования и соблюдения порядка выдачи наличных денег под  отчет. Объектом внимания проверяющего является срок, на который выдаются подотчетные суммы: иногда он может  свидетельствовать о незаконном авансировании работников организации: Согласно Инструкции о порядке ведения  кассовых операций и расчетов наличными  денежными средствами в белорусских  рублях на территории Республики Беларусь руководители организаций вправе распоряжаться  выдачей наличных денежных средств  под отчет на предстоящие расходы, но сроки, на которые выдаются средства, ограничиваются:

? не более 3 рабочих дней -- на  расходы, производимые в месте  нахождения организации;

? не более 10 рабочих дней -- на  расходы, производимые вне места  расположения организации;

? до 30 рабочих дней -- в сумме,  не превышающей размера одной  базовой величины.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в  бухгалтерию организации отчет  об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства.

Проверка документов на взнос в  кассу подотчетным лицом сумм неизрасходованных авансов производится во взаимной связи с операциями, характеризующими сумму утвержденного  авансового отчета.

Сопоставлением данных авансовых  отчетов подотчетных лиц с  данными приходных кассовых ордеров, кассовой книги и отчета кассира  проверяется правильность и реальность поступивших в кассу денежных средств:

Таблица 5 - Проверка правильности отражения поступления неизрасходованных подотчетных сумм за 02.12.2009г. в российских рублях

Документ,№	Дт счета	Кт счета	От кого получено	По данным бухгалтерского учета	По данным проверки	Откл. (+;-)
ПКОВ 0052975	50	71/2	Гриневич А.А.	1365,31	1365,31	0

Выдача наличных денег под отчет  производится при условии полного  отчета по ранее выданным суммам. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одному лицу другим запрещается.

Для проверки этих операций исследуются  записи в учетном регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в котором ведется аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами:

Таблица 6 - Бухгалтерские записи по кассовым операциям ОАО «Белшина» за 02.12.2009г.

Дебет счета	Кредит счета	Сумма, р.	Хозяйственная операция
1	2	3	4
50 «Касса»	51 «Расчетный счет»	10500000	Получены денежные средства в кассу по ПКО № 0006482 от 02.12.2009
71/1 «Расчеты с подотчетными  лицами в белорусских рублях»	50 «Касса»	10500000	Выданы денежные средства из кассы на выплату командировочных  расходов за декабрь 2009 года

Соответствующие записи внесены в  кассовую книгу, а также отражены в Журнале-ордере и Ведомости  по счету 50 «Касса» за декабрь 2012 года.

При проверке кассовых операций отдельно осуществляется контроль по расходу  наличных денежных средств, списываемых  на издержки производства и другие счета без последующего представления  отчетов и оправдательных документов об использовании денежных средств

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную  продукцию и оказанные услуги работникам организации за наличный расчет. Проверяющему целесообразно  исследовать не только приходные  кассовые ордера, но и документы, характеризующие отпуск материальных ценностей на сторону (накладные, счета, товарно-транспортные накладные и др.). Одновременно проводится сопоставление оборотов по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности».

Проверка документов на поступившую  выручку в кассу за выполненные  работы и услуги начинается с анализа  приложенных к кассовым ордерам  расчетов, характеризующих объем  выполненных работ или услуг, обоснование цены и общей стоимости. Это могут быть калькуляции выполненных  работ, счета-фактуры, справки бухгалтерии, финансового и планового отделов, другие документы. Проверяющий обращает внимание на законность выполнения данных работ или предоставления услуг, объективность причин для выполнения операций, правильность составления  сметно-финансовых расчетов или калькуляций, обоснованность цен на материалы  и услуги. В необходимых случаях  производится обследование объекта  и контрольный обмер выполненных  работ или оказанных услуг. При  этом важно оценить качество работ, количество и качество израсходованного материала, объем трудовых затрат. По результатам обследования объекта  и проведения контрольного обмера составляется соответствующий акт.

В условиях использования ПЭВМ сопоставляются данные машинограмм о поступлении  денег в кассу и об отпуске  товарно-материальных ценностей со склада, а также их реализации па сторону.

Расхождения показателей говорят  о возможности отпуска сырья, материалов и других ценностей без  оплаты либо о присвоении выручки.

Следует проверить отчеты о движении товарно-материальных ценностей и  записи по счетам их учета и реализации.

Дебетовые записи по счету реализации сверяются с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации -- с дебетовыми записями по счету  кассы. Наличные денежные средства за проданные населению товарно-материальные ценности должны вноситься в кассу  организации, а отпуск со склада материалов производиться только при наличии  накладной со штампом кассы «Оплачено».

Особого внимания проверяющего заслуживают  операции по выплате заработной платы.

Источниками для проверки обоснованности списания денежных средств в расход по кассе служат расчетно-платежные  ведомости, документы по промежуточным  расчетам в случаях увольнения или  ухода в отпуск, выплатам внеплановых  авансов и т.д. При исследовании расчетно-платежных ведомостей проверяющему следует убедиться в наличии  и достоверности подписей в получении  денег, правильности подсчета итогов сумм выданной и депонированной заработной платы. Достоверность подписей можно  установить их сличением с подписями  на аналогичных документах, либо в  ведомостях прошлых месяцев, либо на документах отдела кадров. В отдельных  случаях производится опрос получателей  денежных средств.

По ходу проверки кассовых операций, связанных с выплатой заработной платы, целесообразно делать рабочие  пометки, чтобы вернуться к возникшим  вопросам и основательно изучить  их при проверке организации труда  и заработной платы.

Сверка расчетно-платежных документов с данными отдела кадров показывает обоснованность включения в ведомости  отдельных работников. Выборочным способом по табелям учета рабочего времени  устанавливаются лица, работающие в  организации и внесенные в  расчетно-платежные ведомости на основании приказов о зачислении па работу и увольнении. В платежных  ведомостях также проверяются итоги  в графе «К выдаче на руки».

Ошибки и злоупотребления могут  допускаться путем увеличения итога  без изменения сумм, отраженных построчно, и с их изменением, т.е. когда искусственно увеличивается сумма одному из получателей  денежных средств.

Проверяя документы на выдачу наличных денег лицам, не состоящим в списочном  составе, важно изучить возможные  отметки в расходном кассовом ордере, наименование и другие реквизиты  документа, удостоверяющего личность получателя (номер, кем и когда  выдан). При необходимости проверяющий принимает меры по установлению места жительства получателей денежных средств и выясняет у них возникшие вопросы.

В процессе исследования кассовых операций по выплате заработной платы временным  работникам и совместителям обращается внимание на достоверность документов, подтверждающих количество отработанного  времени, правильность оформления трудовых соглашений, реальность факта выполнения работ, обоснованность применяемых  расценок. Уточняется объективная возможность  выполнения работ данным лицом с  учетом его квалификации и места  нахождения в период, когда данные работы производились. Проверяющий  должен установить, не получают ли штатные  работники денежные средства по расходным  кассовым ордерам за выполнение разовых  работ, которые непосредственно  входят в круг их должностных обязанностей.

Особого внимания требуют операции по депонированным суммам заработной платы и прочей кредиторской задолженности.

Следует проверить наличие штампа или записи «Депонировано» в платежной  ведомости против фамилий лиц, не получивших заработную плату, убедиться, что реестр депонированных сумм составлен  и все суммы в кого записаны. Проверяются также правильность ведения книги депонированной заработной платы и своевременность отражения  в ней соответствующих сумм.

Для выявления случаев повторных  выплат заработной платы и выплат депонентской задолженности подставным лицам целесообразно провести встречную  проверку: сопоставить платежные  ведомости, по которым была депонирована сумма, с книгой учета депонентских сумм, расходными кассовыми ордерами на выдачу депонентской задолженности, а также с дебетовыми записями в лицевых счетах работников проверяемой  организации.

Аналогичные действия производятся, если к расходному кассовому ордеру приложены квитанции, подтверждающие перечисление депонентской задолженности  почтовыми переводами, либо есть подозрения, что почтовый перевод выписан  подставному лицу, а перечисленная  сумма отражена в книге учета  депонентских сумм как погашение  задолженности. В таких случаях  для проверки достоверности, перечисленной  получателю суммы делаются письменные запросы или организуется посещение  лиц, за которыми числилась депонентская задолженность, или осуществляется встречная проверка в отделениях связи по корешкам почтовых переводов. Особое внимание проверяющий должен уделить соответствию корреспонденции  счетов действующим положениям и  правилам ведения бухгалтерского учета. Это осуществляется па основании  данных отчетов кассира и приложенных  к ним оправдательных документов, а также записей в учетных  регистрах с целью выявления  хозяйственных операций с неправильной корреспонденцией счетов, которые ведут  к искажению учета и отчетности или списанию похищенных сумм.