Расчеты с покупателями и заказчиками

Заметим, что сегодня  практически ни один субъект хозяйственной  деятельности не существует без дебиторской  задолженности, так как ее образование и существование объясняются простыми объективными причинами:

- для организации-должника  это возможность использования  дополнительных, причем бесплатных, оборотных средств;

- для организации-кредитора  это расширение рынка сбыта товаров, работ, услуг.

К образованию дебиторской  задолженности влечет наличие договорных отношений между контрагентами, когда момент перехода права собственности  на товары (работы, услуги) и их оплата не совпадают по времени.

Средства, составляющие дебиторскую задолженность организации, отвлекаются из участия в хозяйственном обороте, что, конечно же, не является плюсом для финансового состояния организации. Рост дебиторской задолженности может привести к финансовому краху хозяйствующего субъекта, поэтому бухгалтерская служба организации должна организовать надлежащий контроль над состоянием дебиторской задолженности, что позволит обеспечить своевременное взыскание средств, составляющих дебиторскую задолженность.

Условием обеспечения  финансовой устойчивости организации является превышение суммы дебиторской задолженности над суммой кредиторской задолженности.

Дебиторская задолженность  представляет собой имущественные  требования организации к юридическим  и физическим лицам, которые являются ее должниками.

Дебиторскую задолженность можно рассматривать в трех смыслах: во-первых, как средство погашения кредиторской задолженности, во-вторых, как часть продукции, проданной покупателям, но еще не оплаченной, и, в-третьих, как один из элементов оборотных активов, финансируемых за счет собственных либо заемных средств.

Оборотный капитал компании слагается из следующих составляющих:

- денежных средств;

- дебиторской задолженности;

- материально-производственных  запасов;

- незавершенного производства;

- расходов будущих  периодов.

Следовательно, дебиторская  задолженность - это часть оборотного капитала организации.

Как мы уже отметили, дебиторская  задолженность может возникнуть вследствие невыполнения договорных обязательств, излишне уплаченных налогов, взысканных сборов, пеней, выданных денежных сумм под отчет.

Дебиторскую задолженность  условно можно подразделить на нормальную и просроченную дебиторскую задолженность.

Задолженность за отгруженные  товары, работы, услуги, срок оплаты которых  не наступил, но право собственности уже перешло к покупателю, либо поставщику (подрядчику, исполнителю) перечислен аванс за поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) - это нормальная дебиторская задолженность.

Задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в установленный договором срок, представляет собой просроченную дебиторскую задолженность.

Просроченная дебиторская  задолженность, в свою очередь, может  быть сомнительной и безнадежной.

В соответствии с п. 1 ст. 266 Налогового кодекса Российской Федерации "сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией".

По истечении срока  исковой давности сомнительная дебиторская  задолженность переходит в категорию  безнадежной задолженности (нереальной ко взысканию).

Согласно п. 2 ст. 266 Налогового кодекса Российской Федерации "безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации".

Дебиторская задолженность, нереальная ко взысканию, может образоваться вследствие:

- ликвидации должника;

- банкротства должника;

- истечения срока исковой  давности без подтверждения задолженности со стороны должника;

- наличия денежных  средств на счетах в "проблемном" банке. Здесь возможны два варианта:

во-первых, если после  вынесения арбитражным судом  постановления о ликвидации банка  денежных средств для погашения дебиторской задолженности не хватает, то такая дебиторская задолженность признается нереальной ко взысканию и, соответственно, подлежит списанию на финансовые результаты;

во-вторых, если вместо ликвидации банка предусматривается его  реструктуризация, то организация может создать резерв по сомнительным долгам и ждать восстановления банком платежеспособности;

- невозможности взыскания  судебным приставом-исполнителем  по решению суда суммы долга  (например, имущество организации  находится на праве оперативного управления).

В зависимости от предполагаемых сроков погашения дебиторская задолженность  подразделяется на:

- краткосрочную (погашение  которой ожидается в течение  года после отчетной даты);

- долгосрочную (погашение  которой ожидается не ранее  чем через год после отчетной даты).

Следует отметить, что  в отношении просроченной дебиторской  задолженности целесообразно использовать отсрочку (рассрочку) платежа, производить  расчеты акциями, векселями, применять  бартер.

При предоставлении отсрочки (рассрочки) платежа необходимо учитывать платежеспособность и деловую репутацию контрагента.

 

3. Виды и формы расчетов с покупателями и заказчиками

 

В настоящее время  предприятия сами выбирают форму  расчетов при оплате за поставленные товары (работы, услуги).

При расчетах может применяться наличная и безналичная форма расчетов.

Расчеты наличными деньгами производятся в переделах до 100 000 рублей по одной операции, поэтому  эта форма является не совсем удобной, так как ограничивает размер выплаты  денежных средств по заключенным договорам.

Наиболее удобной является безналичная форма расчетов, так  как она не имеет ограничений  при оплате. В безналичном порядке  расчеты должны производиться только через банки и иные кредитные  организации, в  которых открыты соответствующие расчетные счета. Этот порядок предусматривает перечисление денежных средств с расчетного счета и отправку различных документов в другой банк для завершения хозяйственных связей, согласно договору. При расчетах банки не вмешиваются в договорные отношения между предприятиями.

Применяются следующие  формы безналичных расчетов:

-       платежными поручениями;

-       аккредитивами;

-       чеками;

-       по инкассо.

Расчетными документами  при осуществлении указанных  форм расчетов являются:

-       платежные поручения;

-       аккредитивы;

-       чеки;

-       платежные требования;

-       инкассовые поручения.

Так же некоторые формы  расчетов можно представить в  виде таблицы 1.1.

Таблица 1.1. – Формы  расчетов с покупателями и заказчиками.

Форма расчета	Когда имеет место	Основное содержание
1. Плановые платежи	При равномерных, постоянных, односторонних  поставках товаров, работ, услуг.	Расчеты осуществляются не по каждой отдельной отгрузке, а путем периодического перечисления денежных средств со счета  покупателя на счет организации в конкретные, заранее установленные сроки в определенной сумме на основе графика отпуска товаров, работ, услуг.
2. Предоплата	Имеет место, года организация хочет  получить дополнительную финансовую гарантию в платежеспособности покупателей  и в выполнении ими своих обязательств по договору.	Покупатель перечисляет на счет организации предоплату в сумме  полной оплаты за продукцию или же части от общей суммы, после чего производится отгрузка товара, работ, услуг покупателю.
3. Взаимозачет требований	Осуществляется между предприятиями  и организациями при наличии  постоянных хозяйственных операций по взаимному отпуску ТМЦ, работ, услуг.	Чтобы произвести двусторонний взаимозачет, достаточно заявления одной из сторон. Другая сторона отказаться от взаимозачета уже не может. Инициатор взаимозачета должен составить акт о проведении зачета взаимных требований, в котором обязательно указывается сумма задолженности, погашаемая взаимозачетом, и дата проведения взаимозачета [2,192].
4. Коммерческий кредит	Имеет место, когда покупатель на данный момент не располагает необходимой суммой.	Представляет собой отсрочку или  рассрочку платежа за проданные  товары, работы, услуги. Покупатель должен оплатить как стоимость самого товара, так и проценты за отсрочку платежа.
5. Уступка права требования [8, 117]	Если предприятие имеет дебиторскую  задолженность, то оно может уступить право требования к должнику третьему лицу.	Уступка права требования осуществляется на основании договора цессии. При  этом соглашение должника не требуется, он должен быть лишь письменно уведомлен о состоявшемся переходе прав кредитора к другому лицу. Чаще всего сумма, получаемая при продаже задолженности третьему лицу, ниже суммы основного долга.
6. Соглашение об отступном [27, 436]	Имеет место, когда покупатель не располагает денежными средствами и, соответственно, не может погасить свою задолженность.	Покупатель передает организации  за приобретенные у него товары, работы, услуги свое имущество.

 

Дебиторскую задолженность  можно классифицировать по различным критериям:

1. По причинам образования дебиторская задолженность делится на оправданную и неоправданную. К оправданной относится дебиторская задолженность, срок погашения которой еще не наступил или составляет менее одного месяца и которая связана с нормальными сроками документооборота; к неоправданной – просроченная задолженность, а также задолженность, связанная с ошибками в оформлении расчетных документов, с нарушением условий хозяйственных договоров и т.д. существует еще безнадежная дебиторская задолженность – это счета, которые покупатели не оплатили. Безнадежные долги списываются на убытки по истечении срока исковой давности.
2. Как объект учета дебиторская задолженность по сроку платежа классифицируется на отсроченную (срок исполнения обязательств по которой еще не наступил) и просроченную (срок исполнения обязательств по которой уже наступил).
3. По статьям бухгалтерского баланса дебиторская задолженность делится на следующие виды: Покупатели и заказчики; Векселя к получению; Задолженность дочерних и зависимых обществ;  Авансы выданные; прочие дебиторы.

У большинства организаций  в общей сумме дебиторской  задолженности наибольший удельный вес занимают расчеты за товары (работы, услуги), т.е. счета к получению.

4) В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность делится по срокам ее образования на две группы:

- Краткосрочная – задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты;

- Долгосрочная – задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты.

 

4. Методика управления дебиторской задолженностью

 

"Без отчета нет  учета". Так можно сказать об  управлении дебиторской задолженностью. С новой народной мудростью  трудно поспорить, ведь капитан  управляет кораблем, глядя на  приборы, а финансовый директор управляет дебиторкой, глядя на отчеты. Такое сравнение не случайно: управление дебиторской задолженностью - залог эффективного и высокорезультативного финансового управления предприятием. Это характерно для любых условий хозяйствования, так как "заморозка" оборотных средств в виде дебиторской задолженности всегда невыгодна предприятию. С другой стороны, лишить клиента отсрочки платежа в условиях конкурентной среды - это значит потерять преимущества перед другими поставщиками аналогичных товаров и услуг. Вот и приходится финансовому директору лавировать между "бизнес-айсбергами", удерживая огромный корабль на плаву. В процессе управления дебиторской задолженностью многие "капитаны" и их корабли наталкиваются на подводные рифы. Среди них (рис. 1.2.):

 

┌──────┐

│      │

│    Распределение функций

│      │

└──────┘

┌──────┐

│      │

│    Нет информации

│      │

└──────┘

┌──────┐

│      │

│    Отсутствует контроль

│      │

└──────┘

 

Рис. 1.2.- Проблемы управления дебиторской задолженностью

 

 

неправильное распределение функций между разными подразделениями за сбор, анализ дебиторской задолженности и принятие решения о предоставлении товарного кредита;

отсутствие качественной информации о величине и сроках погашения  обязательств;

отсутствие контроля просроченной и сомнительной задолженности.

Эти проблемы в процессе оптимизации "дебиторки" встречаются  очень часто. Следовательно, "бизнес-кораблям" нужно уметь обходить эти рифы. Давайте далее и рассмотрим безопасный "фарватер" для ваших предприятий.

Распределение функций структурных подразделений должно быть основано на процессном подходе. Ведь управление дебиторской задолженностью - это процесс, который подлежит планированию, исполнению, контролю и анализу. В него вовлечены разные структурные подразделения компании. Избежать конфликта интересов поможет следующая схема работы, основанная на старом добром принципе разделения труда (рис. 1.3):

                               ┌────────────┐

           ┌──────────────────>│Менеджер  ПЭО├───────────────────┐

      ┌────┴───────┐           └────────────┘           ┌───────┴────┐

      │ Юридический│                                    │  Бухгалтер │

      │    отдел   │                                    └───────┬────┘

      └────┬───────┘                                            │

┌──────────┴─┐                                               ┌──┴─────────┐

│ Финансовый │                                               │   Главный  │

│  директор  │                                               │  бухгалтер │

└──────────┬─┘                                               └──┬─────────┘