Ревизия (аудит) расчетов с депонентами, по претензиям, по возмещению материального ущерба, с разными дебиторами и кредиторами

         Одним из направлений ревизии на предприятии является ревизия расчетов с разными дебиторами и кредиторами.

Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами  ведутся на счете               76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". К ним относятся:

1. расчеты по исполнительным документам;

2. расчеты  по имущественному и личному  страхованию;

3. расчеты  по претензиям;

4. расчеты  по причитающимся дивидендам  и другим доходам;

5. расчеты  по депонированным суммам;

6. расчеты  с квартиросъемщиками;

7.расчёты с родителями за содержание их детей в детских учреждениях.

Расчеты с  персоналом по прочим операциям ведутся  на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению ущерба».

Синтетический учет по счетам 76 и 73 ведется в журнале-ордере ф. № 9-АПК, а аналитический учет – в ведомостях   ф. № 38-АПК, 39-АПК, 40-АПК, 41-АПК, 53-АПК в разрезе открытых в организации субсчетов.

Под ревизией расчетов с разными дебиторами и кредиторами понимается проверка, в ходе которой формируется мнение о достоверности показателей бухгалтерской отчетности, отражающих обязательства по дебиторской и кредиторской задолженности, и о соответствии применяемой методики учета нормативным документам, а также законности, целесообразности и экономической эффективности совершаемых расчетных операций с разными дебиторами и кредиторами [18, с.26].

Целью ревизии расчетов с разными дебиторами и кредиторами является оценка правильности организации учета расчетов на предприятии, подтверждение законности образования дебиторской и кредиторской задолженности, ее достоверности и реальности погашения.

          Основными задачами проверки расчетов с разными дебиторами и кредиторами является установить:

1. правильность и обоснованность удержаний по исполнительным листам в пользу других предприятий и лиц, а также своевременность перечисления удержанных сумм получателю;
2. правильность расчетов с квартиросъемщиками и лицами, проживающими в общежитиях, ведомственных гостиницах, за пользование общежитиями, квартирами, гостиницами и коммунальными услугами;
3. правильность расчетов за товары, проданные в кредит, наличие договоров, сроки представления поручений-обязательств покупателей, порядок погашения кредита;
4. полноту и правильность расчетов по выданным членам трудового коллектива беспроцентным ссудам. Необходимо проверить обоснованность выдачи этих ссуд, правильность оформления документов на выдачу ссуд (кроме суммы, должен быть установлен срок и порядок погашения ссуды). Особое внимание следует обратить на полноту и своевременность погашения ссуд. На практике встречаются случаи, когда ссуды умышленно своевременно не погашаются и по истечении срока исковой давности списываются за счет предприятия (один из многих способов ухода от налогообложения физических лиц);
5. правильность отражения депонированной заработной платы. Необходимо сверить записи по счету 76 с записями в книге учета депонированной зарплаты. В случаях перечисления депонированной зарплаты с расчетного счета необходимо уточнить правильность указанных адресов получателей. На практике встречаются случаи, когда умышленно неправильно указывались домашние адреса получателей, а возвращенные в связи с этим переводы в кассу предприятия не приходовались. Также имеются случаи начисления оплаты труда работникам за не выполнявшиеся работы, которая депонировалась и присваивалась кассиром или иным лицом;
6. своевременность и полноту начисления и поступления взносов родителей за содержание детей в детских дошкольных учреждениях;
7. правильность составления бухгалтерских проводок по расчетом с дебиторами и кредиторами;
8. правильность ведения аналитического учета по счету 76;
9. соответствие записей аналитического учета по счету 76 записям в журнале-ордере ф. № 9-АПК, главной книге и балансе.

От успешности решения таких  задач напрямую зависит финансовое состояние предприятия и достижения им положительных результатов хозяйственной  деятельности.

Информационное  обеспечение ревизии расчетов включает, прежде всего, нормативные акты, регламентирующие порядок осуществления и учета хозяйственных операций.

В качестве документов ревизии используется следующая информационная база:

        1) нормативно-правовые документы, регулирующие расчеты организации:

• Закон РБ № 3373-ХП от 08.11.1994 г. (с изм. и доп.) «Об аудиторской деятельности»;
• Указ Президента РБ № 673 от 15.11.1999 г. (с изм. и доп.) «О некото-

рых мерах по совершенствованию  координации деятельности контролирующих органов Республики Беларусь и порядка применения ими экономических санкций»;

• Указ Президента РБ № 293 от 25.05.2000 г. (с изм. и доп.) «О мерах по усилению ведомственного контроля в Республике Беларусь»;
• Постановление правления Национального банка Республики Беларусь № 15.6. от 29.06.2000 г. «Об ответственности за нарушение расчетных операций в Республике Беларусь»;
• Постановление Министерства финансов РБ, Комитета государствен-

ного контроля РБ, Прокуратуры РБ, Министерства внутренних дел РБ, Министерства по налогам и сборам РБ, Министерства юстиции РБ, Комитета государственной безопасности РБ, Государственного таможенного комитета РБ № 83/33/16/149/62/14/8/35 // от 12.06.2002 г. «Об утверждении Инструкции о взаимодействии работников контрольно-ревизионных подразделений республиканских органов государственного управления, государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных исполнительных и распорядительных органов, налоговых, таможенных органов, органов уголовного преследования и судов по организации и проведению проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности и налоговых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

• Постановление Министерства статистики и анализа РБ № 26 от

29.03.2006г. «Об утверждении формы государственной статистической отчетности № 2-ревизия "Отчет о контрольно-ревизионной работе" и указаний по ее заполнению;

• Постановление Министерства сельского хозяйства и продовольствия

РБ № 18 от 01.03.2006г. «Об утверждении  Инструкции о порядке организации и проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности организаций, находящихся в ведении Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь» и другие.

         2) учетные документы, отражающие фактическое совершение хозяйственных операций:

• Положение о бухгалтерском учете;
• договоры поставки продукции (работ, услуг);
• товарно-транспортные накладные;
• счета-фактуры;
• акты сверки расчетов;
• протоколы о зачете взаимных требований;
• акты инвентаризации расчетов;
• копии платежных документов;
• книга продаж; учетные регистры по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
• Главная книга;
• Бухгалтерская отчетность.

        Так,  при ревизии, проверке могут  быть подвержены все документы,  в которых отражены расчеты  с разными дебиторами и кредиторами.

 

3.1. Методика проверки расчетов с депонентами и расчетов по претензиям

 

Депонирование - передача физическим или юридическим  лицом финансовых средств или  других ценностей на хранение в банк. Банк только хранит ценности, но не использует их в качестве капиталовложений клиента.

На субсчете 76-5 «Расчеты по депонированным суммам»  учитываются расчеты с работниками  организации, студентами и учащимися  по начисленным, но не выплаченным в  установленный срок суммам.

Депонированные  суммы отражаются по кредиту субсчета 76-5 «Расчеты по депонированным суммам»  и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

При выдаче указанных  сумм получателю составляется проводка: дебет субсчёта 76-5 «Расчёты по депонированным суммам», кредит счёта 50 «Касса».

Аналитический учёт по субсчёту 76-5 «Расчёты по депонированным суммам» ведётся в разрезе  депонентов в реестре не выданной заработной платы ф. №85-АПК и в «Ведомости учёта депонированной оплаты труда» ф. №53-АПК (Приложение).

При проведении ревизии особое внимание следует уделить проверке расчетов с депонентами, установить причины и реальность возникновения задолженности, законность ее списания. Депонирование оплаты труда может производиться либо по причине болезни работника, либо когда лицо находится в командировке. Чтобы установить реальность возникновения и законность списания депонентской задолженности, необходимо сверить депонированные суммы с расчетно-платежными ведомостями за соответствующий период, сличить подписи депонентов в различных документах (расходных кассовых ордерах, платежных ведомостях, заявлениях и др.), в случае необходимости, пригласить отдельных депонентов для подтверждения получения ими соответствующих сумм.

Следует также  убедиться в обоснованности фактов, послуживших основанием для перечисления депонированных сумм в банки на лицевые  счета отдельных депонентов или  перечисления почтовым переводом. В  случае необходимости проверяется  подлинность документов, послуживших  основанием для начисления оплаты труда  или зачисления на работу отдельных  лиц. В практике имеют место случаи начисления оплаты труда работникам за не выполнявшиеся работы, которая впоследствии депонируется и присваивается кассиром и бухгалтером. Причем депонированные суммы могут причитаться как рабочим предприятия, так и вымышленным лицам. Для незаконного получения таких сумм в расходных кассовых ордерах или в карточках депонентов подделываются подписи получателей денег.

Особое внимание в ходе проверки уделяется ревизором правильности учета расчетов по претензиям. Ревизия расчетов по претензиям ведется на субсчете 76-3 «Расчеты по претензиям». На этом счете сосредотачивается информация о расчетах по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным или признанным (присужденным) штрафам, пеням, неустойкам,

Существуют  несколько групп претензий:

• к поставщикам и подрядчикам — за выявленные при проверке их

расчетов (после акцепта) завышения объемов  выполненных работ, недопоставку товарно-материальных ценностей, завышение цен и тарифов, завышение сумм в результате арифметических ошибок, за несоответствие качества поставленных товаров стандартам или техническим условиям, а также за простои по вине поставщиков;

• к транспортным организациям — за недостачу груза сверх норм

естественной  убыли, образовавшуюся в пути, и за излишне уплаченные суммы при  перевозке грузов;

• по санкциям (штрафы, пени, неустойки) — за несоблюдение

договорных  условий, признанных плательщиками  или присужденных хозяйственным  судом;

• к банкам — по суммам, ошибочно списанным по расчетному,

валютному и другим счетам. [20]

Ревизору необходимо проверить:

- обоснованность, своевременность и правильность оформления документов;

- обоснованность претензий, предъявляемых к проверяемому предприятию (в случае удовлетворения претензий нужно проверить, проводились ли административные расследования в целях установления виновных лиц и, если таковые установлены, возместили ли они причиненный материальный ущерб);

    - правильность ведения аналитического учета (он должен вестись по каждому дебитору и отдельным претензиям), а также соответствие записей аналитического учета записям в журнале-ордере № 9, Главной книге и балансе;

- правильность составления бухгалтерских проводок по субсчету 76-3.

В обязательном порядке проверяется правильность составления корреспонденции счетов по каждому виду расчетов, организация аналитического учета по ним, обоснованность начисления (или возмещения) НДС по этим операциям.

Претензия предъявляется после того, как  организация узнала о нарушении своих имущественных прав и законных интересов другой организацией. Претензии о возмещении стоимости недостающей продукции (товаров), ненадлежащего качества или некомплектной, в том числе об уплате штрафа за поставку такой продукции (товаров), предъявляются в течение месяца, а претензии, возникающие по другим основаниям, — в течение двух месяцев.

В каждой претензии  необходимо проверить ее обоснованность, своевременность и правильность оформления документации. Несоблюдение сроков предъявления претензий часто используется для сокрытия фактов хищения материальных ценностей, так как при отказе в удовлетворении претензии числящиеся суммы списываются на издержки производства или другие счета. Поэтому очень важно изучить причины отказа поставщиков или транспортных организаций в удовлетворении претензий, протоколы рассмотрения претензионных дел в хозяйственном суде. Если за претензией скрывалось присвоение ценностей отдельными должностными лицами, необходимо принять меры по возмещению причиненного ущерба. В случае предъявления претензий транспортным организациям за недостачу груза в пути следует проверить наличие коммерческих актов и правильность их оформления. В процессе контроля выясняют обоснованность претензий, предъявленных ревизуемой организации поставщиками, подрядчиками, покупателями и заказчиками, а также устанавливают виновных лиц и сумму ущерба, причиненного организации путем погашения необоснованных претензий. [20]

          Задолженность по претензиям и задолженность, списанная на убытки, проверяется сплошным способом. Источниками ревизии по счету 76-3 «Расчеты по претензиям» являются: журнал регистрации претензионных, судебных дел, договоры на поставку продукции (товаров), разовые соглашения, коммерческие акты, решения судебных органов, письменное соглашение поставщика (подрядчика) на предъявленные претензии, выписки учреждений банка. 
          По дебету счета 76-3 «Расчеты по претензиями» отображаются суммы надлежащих предприятию платежей, по кредиту - поступления, использования и возвращения сумм. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности. 
        По каждой сумме задолженности ревизору следует проверить: 
         – правильно ли отнесены суммы на счет дебиторов по претензиями и подтверждены ли претензии соответствующими суммами: по претензиям к транспортным организациям - наличием коммерческих актов на недостаток товаров или соответствующих пометок на транспортных накладных, к поставщикам - наличием правильно оформленных актов;

          – реальность получения сумм, отнесенных на счет дебиторов по претензиям; 
          – правильность и своевременность оформления претензий и предъявления исков. Ответственность за оформление претензий положена на руководителя и главного бухгалтера предприятия;

          – как осуществляется контроль за своевременностью предъявления рекламаций и исков, по срокам прохождения исков в судах, а также взыскания долгов по исполнительным документам;

           – какие решения приняты по претензионным делам в органах суда. В случае отказа или неполного удовлетворения исков следует выучить причины и обнаружить виновных в задаче предприятию материального вреда; 
           – есть ли имеющиеся по каждой списанной суммой необходимые подтверждения. Дебиторская задолженность может быть списана на убытки только по приказу по предприятию (решением общего собрания коллектива) и при наличии выводов или других документов, которые подтверждают безнадежность получения долга.