Совершенствование системы расчетов организации с контрагентами

Поэтому необходимо не только четко  распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом.

Таблица 4 - Распределение функций исполнителей при работе с клиентами

Дополнительным стимулом, который  может снизить количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как установление зависимости между премиальными выплатами сотрудникам отдела сбыта и состоянием общей дебиторской задолженности в компании.

Несмотря на то, что в процессе оценки платежеспособности потенциального клиента, его надежности принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений, они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно на основании информации, переданной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения подписывать или не подписывать договоры на отсрочку платежа.

Не меньшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.

Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности  в настоящее время невозможны без использования специальных  компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это, в свою очередь, позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.

В процессе управления дебиторской задолженностью используются такие методы, как предварительная оплата или аккредитивная форма оплаты; зачет требований; отсрочка платежа и кредитный лимит; новация; предоставление скидок; снижение стоимости поставленных товаров; прощение долга.

Для дебиторов с наибольшей степенью риска следует применять предоплату отпущенной продукции (товаров, услуг) или предлагать аккредитивную форму  расчетов.

Предварительная оплата - наиболее выгодный для поставщика способ расчетов, так  как он не только гарантирует полную оплату, но и позволяет использовать в обороте денежные средства покупателя до того времени, пока товар станет его собственностью. Для покупателя-плательщика, наоборот, этот метод расчета невыгоден, поскольку приводит к существенному отвлечению денежных средств из собственного оборота. Компромисс интересов чаще всего достигается путем предоставления ценовых скидок за предварительную оплату. Выигрыш поставщика состоит в том, что, получив выручку раньше обусловленного срока и используя ее в денежном обороте, он возмещает предоставленную скидку.

Несомненные преимущества поставщику дает аккредитивная форма расчетов. Аккредитив как условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению  плательщика, не нуждается в авале (поручительстве), гарантирует своевременность платежа при предъявлении необходимых документов по отгрузке (отпуску) товаров. Вместе с тем, как и при предоплате, при этой форме расчетов происходит отвлечение денежных средств покупателя, величина которого зависит от суммы сделки и срока действия аккредитива. Чаще всего расчеты с помощью аккредитивов используются при поставках по импорту и экспорту.

Достаточно эффективными, обеспечивающими  сбалансированность дебиторской и  кредиторской задолженности, являются расчеты между покупателями (потребителями) и поставщиками (подрядчиками), основанные на зачете взаимных требований по обоюдным поставкам. Использование этой формы расчетов должно быть обусловлено соответствующими договорами. Расчеты, основанные на зачете взаимных требований, могут быть как разовыми, так и постоянно действующими.

При проведении зачета взаимных требований необходимо:

- оформить акт сверки взаиморасчетов  на основании данных бухгалтерского  учета у контрагентов;

- подтвердить первичными расчетными  документами сумму задолженности с выделением НДС;

- сверить величину задолженности  на основании договора и первичных  документов, свидетельствующих о  возникновении задолженности;

- оформить акт о взаимозачете, который должен стать финансовым  документом, свидетельствующим о прекращении обязательств.

При проведении взаимозачетов очень  важно оформление первичных документов, обеспечивающий двойной контроль со стороны ответственных лиц. Важно иметь в виду, что взаимозачет налоговые органы могут классифицировать как товарообменную сделку.

В сложившейся экономической ситуации при существующем на сегодняшний  день на рынке уровне конкуренции  очень трудно привлечь потребителя, не предоставляя ему отсрочку платежа (коммерческий кредит). Если срок платежа  по договору поставки истек, а покупатель не может погасить свои обязательства, продавец может заключить с ним дополнительное соглашение о предоставлении отсрочки платежа за вознаграждение. По сути, посредством отсрочки (рассрочки) платежа компания выдает своим покупателям коммерческий кредит (ст. 823 ГК РФ).

На примере других компаний и  установленных систем внутреннего  контроля над дебиторской задолженностью разработана форма для оптимизации принятия управленческих решений. Данная форма учитывает все требования и критерии в совокупности и является обоснованием для отсрочки платежа и кредитного лимита. Основными критериями являются: срок договорных отношений, наличие просроченной задолженности, наличие или отсутствие отношений с дилерами и сетевыми компаниями. Форма может также предусматривать различные ограничения для оптовых и розничных клиентов.

Принципиальное отличие снижения стоимости поставленных товаров от предоставления скидки заключается в том, что скидка всегда предоставляется при выполнении каких-либо условий, то есть является элементом торговой политики предприятия, в то время как снижение стоимости к таким условиям не привязано и производится по усмотрению сторон. Снижение стоимости поставленных, но не оплаченных товаров является менее подозрительным для налоговых органов, чем предоставление скидки. Поэтому данный механизм урегулирования дебиторской задолженности является более целесообразным.

Право на снижение договорной стоимости товаров предоставлено налогоплательщику российским законодательством (ст. ст. 1 и 421 ГК РФ). Сделать это можно в любой момент, в том числе и после поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Для целей налогообложения снижение договорной стоимости повлечет уменьшение налоговой базы по НДС и налогу на прибыль.

На практике прощение долга применяется  крайне редко, в основном в тех  случаях, когда необходимо продать  бизнес и в короткие сроки улучшить структуру баланса в целях повышения привлекательности компании для потенциальных покупателей. Согласно ст. 415 ГК РФ кредитор может освободить своего должника от обязательств. Причем решение принимается кредитором единолично и должно быть зафиксировано в дополнительном соглашении к договору. Прощение долга за приобретенный товар налоговые органы рассматривают как безвозмездную передачу имущественных прав, что влечет за собой значительные налоговые риски.

Таким образом, организация эффективного управления дебиторской и кредиторской задолженностью позволит контролировать состояние расчетов с дебиторами и кредиторами, снижать риск невозврата дебиторской задолженности и образования просроченной задолженности, своевременно определять потребность в дополнительных ресурсах для покрытия задолженности, вырабатывать рациональную политику предоставления кредитов, что приведет к улучшению финансового состояния предприятия.

3.2 Совершенствование управления дебиторской задолженностью с целью получения максимальной прибыли

В современной финансовой и коммерческой практике широкое распространение  получила реализация товаров (работ, услуг) с отсрочкой платежа (т. е. в кредит). В результате таких операций на счетах предприятия формируется дебиторская задолженность. Предприятию важно не допустить чрезмерного инвестирования (замораживания) своих денежных средств в дебиторскую задолженность. В противном случае это может привести к  излишнему отвлечению финансовых средств, снижению уровня платежеспособности предприятия, увеличению расходов по взысканию долгов и, как следствие, снижению рентабельности оборотных средств и используемого капитала.

Особую актуальность приобретает вопрос об эффективном управлении дебиторской задолженностью, цель которого – оптимизация ее общей величины и обеспечение ее своевременного погашения.

Значимым инструментом управления дебиторской задолженностью является кредитная политика предприятия.

Предлагаемая структура кредитной политики выглядит следующим образом.

1) Цель кредитной  политики.

Разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Стратегическая цель нашего предприятия — завоевание рыночной ниши, то цель кредитной политики заключаться в построении надежных взаимоотношений с клиентами и сборе (изъятии) задолженности, при этом торговые отношения не должны подвергаться опасности.

2) Тип кредитной  политики.

В зависимости  от жесткости условий кредитования и взимания платежей выделяют 3 типа кредитной политики: агрессивную, консервативную и умеренную. При выборе оптимальной кредитной политики предприятие должно постоянно сравнивать потенциальные выгоды от увеличения объема продаж со стоимостью предоставления торговых кредитов, а также с риском возможной потери платежеспособности.

3) Стандарты  оценки покупателей. 

Покупатели  продукции и (или) услуг предприятия  имеют различные возможности  относительно объемов закупок и  своевременности оплаты. Необходимо  разработать алгоритм оценки покупателей и определить индивидуальные условия коммерческого кредитования для каждого из них. Этот алгоритм, в свою очередь, включает следующие этапы:

• отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента;
• определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам компании;
• разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга. К ним относятся, в частности, цена реализации, срок предоставления кредита, максимальный размер коммерческого кредита, система скидок и штрафов.

4) Подразделения,  задействованные в управлении  дебиторской задолженностью. Следует  разграничить полномочия и ответственность  между различными подразделениями  , вовлеченными в процесс управления  дебиторской задолженностью (финансовая  служба, отдел продаж, юридическая служба).

5) Действия персонала  на предприятии. 

В данном разделе  прописываются действия сотрудников, занятых в управлении дебиторской  задолженностью. (таблица )

6) Формы документов, используемых в процессе управления  дебиторской задолженностью.

Количественные  элементы. Основными количественными элементами кредитной политики, которые устанавливаются в разделе 3 «Стандарты оценки покупателей», являются: