Учет, аудит и анализ материально - производственных запасов

Данные о действующей  рыночной цене должны быть подтверждены документально или экспертным путем. Если принимающая сторона берет  на себя расходы по доставке (транспортно-заготовительные  расходы), фактическая себестоимость  материалов увеличивается на сумму  произведенных затрат.

Рассмотрим понятие и  оценку материалов в соответствии с  международными учетными стандартами. В соответствии со вторым международным  стандартом Финансовой отчетности (МСФО 2) «Запасы», материалы- это активы, предназначенные для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг. Материалы должны оцениваться по меньшей из двух величин: себестоимости и чистой реализационной стоимости. Себестоимость должна включать все затраты на приобретение, затраты на переработку и прочие затраты, понесенные для того, чтобы доставить запасы до места их настоящего нахождения и состояния.

Затраты на приобретение материалов включает цену покупки импортные  пошлины и прочие налоги, транспортные-экспедиторские и другие расходы, непосредственно относимые на приобретение материалов. Торговые скидки, возвраты платежей и прочие аналогичные статьи вычитаются при определении затрат на покупку.

Затраты на переработку материалов включают затраты, непосредственно  связанные с единицами продукции, такие, как прямые затраты труда. К ним относят систематические  распределяемые постоянные и переменные накладные, производственные расходы, возникающие при переработке  сырья в готовую продукцию.

Прочие затраты не включаются в себестоимость материалов только в той степени, к которой они сведены с доведением их до современного местоположения и состояния.

Методы определения себестоимости  материалов, согласно международным  стандартам - метод нормативных затрат и метод розничных цен.

Нормативные затраты учитывают  нормативные уровни использования  материалов, труда, эффективности и  мощности. Они регулярно проверяются  и при необходимости пересматриваются.

1.4 Складской учет  и его взаимосвязь с данными

бухгалтерского  учета.

Материалы на склад поступают  от поставщиков на основании договоров.

Работа без постоев  на предприятии напрямую зависит  от  отдела материального снабжения, который отвечает  и участвует  в:

• приобретении   только необходимых товаров и услуг, принимая во внимание время их доставки, качество и доступность сырья;
• отражении системой учета кредиторской  задолженности общей величины кредиторской задолженности организации;
• таком характере управления системой учета кредиторской задолженности, при котором организация получила бы наибольшую прибыль.

Заказы на приобретение делаются только после того, как одобрен 
выбор поставщика (в отделе снабжения имеется перечень утвержденных 
поставщиков). Ведение таких перечней сокращает время, расходуемое на 
поиск необходимой информации, что при повторе заказа существенно 
снижает затраты отдела снабжения. Такой перечень должен постоянно 
пополняться новой информацией о товарах или возникающих проблемах с действующими поставщиками.

Прежде чем сделать  заказ, его необходимо утвердить. Первый уровень утверждения находится в отделе, сделавшем заказ (утверждение производится начальником отдела или другим уполномоченным на это работником). Может сложиться ситуация, при которой полномочий этого уровня станет недостаточно и  утверждение заказа должно  будет происходить на уровне более высоком. Работник, утвердивший заказ, должен либо сделать соответствующую пометку, либо проставить именной код в бланке заказа.

Полномочия работников при  утверждении заказов ограничены. При превышении установленного лимита требуется утверждение на более  высоком уровне: полномочия на санкционирование капитальных затрат почти всегда ограничиваются, при этом важные проекты  утверждаются высшей администрацией —  обычно на уровне Правления.

Деятельность отдела снабжения, насколько это возможно, централизована, чтобы достичь максимальной экономии и эффективности при заказах. Для приемки МПЗ отводится специальное место, так как это минимизирует затраты как на саму приемку, так и на хранение товара и предотвращает возможность потерь. Многоэтапная доставка и наличие нескольких мест хранения материала повышают степень риска его потерь ввиду хищений, увеличивают затраты на хранение, приемку и транспортировку, а также могут привести к внутреннему беспорядку и задержкам при получении необходимых документов и материалов.

Полученные материалы  принимаются только при наличии  на них утвержденного заказа. Копия  каждого утвержденного заказа отправляется на склад-получатель заказанных товаров. Заказы, подлежащие получению, постоянно контролируются на предмет выявления возможных задержек сроков поставок. Отдел снабжения производит с поставщиками сверку по невыполненным заказам.

Перед оприходованием МПЗ  должны пройти процесс приемки. Приемка  включает в себя процесс проверки товара как по количеству, так и  по качеству, при этом она может  проводиться на основе выборочного  исследования (в случае больших партий) и включать специальный анализ (например на степень химической очистки). В приходном ордере должны указываться дата приемки, ее результаты и фамилии лиц, принявших товар.

Возврат товаров поставщикам  должен точно документироваться. Ошибочно поступившие (не соответствующие заказу) или дефектные товары, выявленные в процессе приемки, хранятся и учитываются  отдельно. Отказ от акцепта на месте  приемки оформляется Актом приемки  материалов (форма № М-7), который отсылается поставщику вместе с документацией, поясняющей причины отказа.

Записи обо всех поступивших  и возвращенных МПЗ постоянно  отслеживаются и контролироваться на предмет получения всех накладных и счетов к оплате. Очень важно, чтобы в записях не была отражена кредиторская задолженность за МПЗ — либо не полученные, либо те, по которым был сделан отказ от акцепта. Так, счета-фактуры, поступившие от поставщиков, регистрируются только в том случае, если они соответствуют приходному ордеру и заказу.

Приходные ордера, по которым  соответствующие счета-фактуры еще  не поступили, указывают на кредиторскую задолженность, которая пока еще  не отражена в учете, а возможные  отказы от акцепта, претензии по которым  еще не предъявлены (например, если брак будет выявлен не на этапе  приемки, а на более поздних этапах производственного цикла), могут  привести к завышению кредиторской задолженности.

Записи о запасах МПЗ  должны постоянно корректироваться и дополняться с учетом всех операций по поступлению и возврату товаров. 
Во-первых, это необходимо для обеспечения полноты отражения: копии 
приходных ордеров и перечни товаров, по которым были сделаны отказы от акцепта, должны в целях контроля подшиваться в отдельные папки. Компьютеризированные системы могут осуществлять либо пакетную 
обработку записей, либо обработку каждой записи в отдельности. Контроль за итогами осуществленных операций должен проводиться как вначале, так и в конце обработки. Во-вторых, это важно для обеспечения 
точности: основным средством контроля является инвентаризация.

Обработанные к оплате счета-фактуры и счета регистрируются: обычно полученные счета-фактуры и  счета сразу проштамповывают  и нумеруют, а затем в ручной системе учета ежедневно фиксируют  в журнале поставщиков.

Все счета-фактуры проверяются  и утверждаются на основе записей  о поступлении товаров или  другой соответствующей документации. Кредиторская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна отражаться вплоть до того момента, как будут  получены доказательства действительного  получения и приемки товаров  по количеству и качеству. Функция  утверждения счетов-фактур должна выполняться  независимо от функций заказа, приемки, регистрации и оплаты. Обычно утверждение  счетов-фактур производится начальником  отдела снабжения.

Все прочие корректировки (НДС, скидки, транспортные расходы) проверяются и утверждаться на основе сопроводительных документов. Отдел снабжения, в котором хранятся копии заказов и который устанавливает условия договора, должен проверять правильность расчетов в счетах-фактурах, сравнивая суммы с копией первоначального заказа.

Санкционированные (и только санкционированные) операции должны быть перенесены соответствующим образом  из журнала поставщиков на соответствующие  аналитические счета поставщиков  и на счета Главной книги. Отдел, совершивший заказ, указывает в  бланке заказа код затрат. Сотрудники отдела снабжения проставляют в  журнале код поставщика. Правильность этого кодирования может быть проверена двумя способами: путем  независимой сверки документов поставщиков  и посредством сравнения плановых и фактических затрат по каждому  коду затрат.

Итоговые сальдо в журнале  поставщиков должны регулярно сверяться  с сальдо синтетического счета. Сверка с контрольным счетом — основное средство контроля полноты разноски по бухгалтерским регистрам поступлений, возвратов, скидок и оплат.

Документы поставщиков регулярно  сверяются с сальдо журнала поставщиков. Такая независимая сверка позволяет  осуществлять контроль за кодированием в журнале, поступлением товаров, их приемкой и оплатой. Любые несоответствия должны незамедлительно анализироваться и устраняться.

Существует обязательное разделение следующих обязанностей: утверждение круга поставщиков; утверждение заказа; отправка заказа; получение и приемка товаров  по количеству и качеству; возврат  товаров: регистрация получения  счетов-фактур и счетов к оплате; сверка счетов-фактур/счетов с сопроводительной документацией; проверка счетов; утверждение  счетов-фактур; разноска информации из счетов-фактур по бухгалтерским регистрам  произведенной оплаты за МПЗ; утверждение  исправлений в банке данных (дополнения, удаления, исправления информации о  поставщиках); сверка с документами  поставщиков; составление документов на оплату.

Администрация контролирует и анализирует неблагоприятные  отклонения от плана в составе  затрат по каждому коду затрат и  объему запасов в оперативном  режиме.

Согласно должностным  обязанностям начальник отдела материально-технического снабжения выполняет следующие  функции:

• организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли;
• руководит разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода;
• изыскивает источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов;
• обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов;
• организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи;
• обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектность и хранение на складах предприятия;
• подготавливает претензии поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров;
• руководит разработкой стандартов предприятия материально- техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов;
• обеспечивает контроль за состоянием запасом материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием  в подразделениях предприятия по прямому назначению;
• руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению трат, связанных с их транспортировкой и храпением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов;
• организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения;
• обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации 
  транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и 
  нормативных условий организации и охраны труда;
• организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей;
• обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.

Так как Процесс снабжения  предприятия товарно-материальными  ценностями осуществляет отдел материально-технического снабжения. Документооборот процесса снабжения во многом зависит от организационной  структуры этого подразделения.

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными  ресурсами создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных  материалов, топлива, запасных частей и других материалов.

Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается  на всех документах, относящихся к  операциям данного склада. Склады обеспечены весами, измерительными приборами  и мерной тарой. Материальные ценности передаются на ответственное хранение материально ответственным лицам, с которыми заключены договора о полной материальной ответственности, При этом руководство создает необходимые условия для работы и обеспечения сохранности материальных ценностей. Материально-ответственные лица организуют складской учет на складе. Он осуществляться ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии. Бухгалтер не реже одного раза в неделю осуществлять на складах проверку своевременности и правильности оформления первичных документов и записей в карточки учета материалов.

Целью проведения инвентаризация материально производственных запасов  является обеспечение достоверности  данных бухгалтерского учета. Порядок  и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем, за исключением  случаев когда проведение инвентаризации обязательно (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, при реорганизации или ликвидации и т.д.)

Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его  местонахождения, в том числе  находящееся на ответственном хранении, арендованное.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтер  материального отдела и другие экономисты, техники, инженеры.

До начала проверки фактического наличия материально-производственных запасов комиссия получает последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  карточки учета материалов- это служит основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственное  лицо дает расписку о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на материалы  сданы в бухгалтерию и переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Сведения о фактическом наличии материалов записывают в инвентаризацационные описи не менее чем в двух экземплярах.