Учет, аудит и анализ материально - производственных запасов

В конце месяца на основании  данных складского учета бухгалтер  выписывает количественные остатки  материалов по их отдельным видам  в специальную сальдовую ведомость  учета остатка материалов на складе (без оборотов прихода и остатка). Затем бухгалтер осуществляет таксировку и подсчет итогов остатков материалов по твердым учетным ценам по отдельным  учетным группам материалов и  в целом по складу.

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ учета материалов – один из наиболее эффективных, особенно в  условиях ручной обработки учетных  данных и малой механизации учета. Его применение позволяет избегать ведения громоздкого натурально-стоимостного учета в бухгалтерии и не допускает его дублирования с записями складского учета.

На мелких производственных предприятиях в качестве регистров  натурально-стоимостного учета можно  использовать материальные отчеты. В  этом случае значительно сокращается  трудоемкость учетно-вычислительных работ, достигается тождественность складского и бухгалтерского учета и упрощается сверка данных синтетического и аналитического учета.

Суммовой аналитический  учет материалов на производственных предприятиях в зависимости от применяемой  формы бухгалтерского учета может  вестись в книгах, карточках, ведомостях, журналах-ордерах и машинограммах.

Наибольший эффект в организации  учета материалов достигается при  применении автоматизированной формы  бухгалтерского учета, использовании  персональных компьютеров и прогрессивных  программ.

Сырьё и материалы списываются  для выполнения работ одним из четырёх методов:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО).

По себестоимости каждой единицы оценивают материально-производственные запасы, используемые организацией в  особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. д.), или  запасы, которые не могут быть обычным  способом заменены на другие.

Средняя себестоимость определяется по каждому виду запасов как частное  от деления общей себестоимости  вида запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и  количества по остатку на начало месяца и по запасам, поступившим в течение  месяца.

Метод оценки по себестоимости  каждой единицы и метод оценки по средней себестоимости являются традиционными для отечественной  учётной практики. 

При методе ФИФО применяют  правило: первая партия на приход –  первая в расход. Это означает, что  независимо от того, какая партия сырья  или материалов отпущена в производство, сначала списывают запасы по себестоимости  первой закупленной партии, затем  второй и т. д. В порядке очерёдности.

При списании способом по средней  себестоимости бухгалтерия определяет среднюю себестоимость единицы  сырья и материалов.

 Этот показатель определяется  по формуле:

 

:=

                                        :                                                   =

 

 

 

Чтобы установить стоимость  материалов, которая подлежит списанию, средняя себестоимость единицы  умножается на общее количество списанных  сырья и материалов.

движение материалов происходит ежедневно и отражаться в учете оно должно своевременно. Это вызывает необходимость использовать в текущем учете материалов условные или учетные цены.

Применение учетных цен  в условиях компьютерной обработки  информации значительно упрощает и  облегчает учетную работу. Оперативные  и учетные работники привыкают  к ним, что ограничивает возможность  ошибок.

1.6. Автоматизация  бухгалтерского учета на предприятии

В условиях рыночной экономики  благополучие любого предприятия зависит  от правильной организации системы  управления. Правильно организованная система управления дает возможность не только выявить отклонения от принятых и утвержденных правил, процедур, законоположений, но и дать оценку причинам этих отклонений и сформировать необходимые управляющие воздействия. Комплексное решение этих задач невозможно без широкомасштабного использования современных средств вычислительной техники и программного обеспечения. Внедрение системы компьютерной обработки данных, как правило, предполагает существенное сокращение управленческого и контрольного персонала путем передачи его функций персоналу, обслуживающему систему.

На исследуемом предприятии  для учета применяется конфигурация «1.С: Бухгалтерия. Версия 7.7».

Пакет информации по управлению материальных ценностей для всех работ имеет один вход. Взаимодействие с пакетом начинается с парольной  защиты, которая проверяет санкционированный  доступ пользователя для выполнения операций. Пользователями данной программы  являются главный бухгалтер, зам.гл.бухгалтера, бухгалтер материального отдела, кассир, бухгалтер по налогам, бухгалтер-расчетчик и планово-экономический отдел.

На предприятии персональные компьютеры объединяются в локальные  сети. Это позволяет сотрудникам  обмениваться информацией.

Для учета материальных ценностей  реализуются следующие операции: ввод с документов по приходу, расходу  и перемещению материалов; накопление и распределение отклонений; получение  ведомостей аналитического      учета,      инвентаризационных      описей,      движения материальных ценностей; синтетического учета.

Организация учета материальных ценностей на предприятии зависит  от того, где размещаются автоматизированные рабочие места - в структурных  подразделениях (где осуществляется документирование операций) или только в бухгалтерии.

На предприятии рабочие  места автоматизированы только в  бухгалтерии. Программный комплекс автоматизированного рабочего места в бухгалтерии обеспечивает автоматизацию следующих функций:

- контроль и вычислительную обработку первичных документов, принятых от материально ответственных лиц;

- систематизацию и обобщение данных аналитического учета;

- формирование   и   распределение   отклонений   от   учетных   цен материалов;

- отображение информации.

Операции по движению материальных ценностей выполняются работниками  подразделений организации и  оформляются типовыми междуведомственными  или специализированными формами. Бухгалтерский персонал осуществляет контроль за правильностью оформления документации.

Поскольку на предприятии  работа не предусматривает организацию  АРМ на складах, неавтоматизированными  остаются следующие функции:

документирование хозяйственных  операций по  движению материалов;

• аналитический учет материальных ценностей по количеству на складах в соответствии с порядком хранения материалов;
• отображение выходной информации по складу;
• сверка данных складского учета с данными бухгалтерского учета.

Материально ответственное  лицо периодически сдает первичные  документы и их реестр работнику  бухгалтерии. Принятые документы подвергаются контролю. В установленные сроки  материально ответственное лицо сверяет данные складского учета  с данными бухгалтерского учета.

К основным документам, отражающим переменную информацию, относятся: приходный  ордер, акт о приемке материалов, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, накладная на внутреннее перемещение, накладная на отпуск материалов на сторону, акт на списание материальных ценностей.

Взаимосвязь документов переменной информации с документами базы данных можно представить в виде схемы

Выходная информация отображается на бумажном носителе и на видеограмме. На бумажном носителе выводится фрагмент ведомости с дисплея.

В условиях автоматизации  бухгалтерского учета материальных ценностей целесообразно обеспечить автоматическую сверку данных складского и бухгалтерского учета. Такую возможность  можно реализовать при автоматизации  складского учета.

При автоматизации склада снижается трудоемкость процесса и  повышается достоверность. Системы  компьютерной обработки данных не допускают  технических и счетных ошибок, и в этом смысле они значительно  «аккуратнее», чем ручные системы. Отсутствие автоматизированного рабочего места  на складе предприятия также осложняет  работу кладовщика, осуществляющего  приход и расход материальных ценностей  и работу бухгалтера материального  отдела, который затрачивает много  времени на обработку документации.

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И  АУДИТ МАТЕРИАЛЬНО-

ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ  ЗАПАСОВ

2.1 Анализ обеспеченности  предприятия материально-производственными запасами

Необходимым условием выполнения планов по производству продукции, снижению ее себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное  обеспечение предприятия сырьем и материалами необходимого ассортимента и качества.

При анализе обеспеченности предприятия материально- производственными  ресурсами используются:план материально- технического снабжения, заявки, контракты  на поставку сырья и материалов, формы статистической отчетности о  наличии и использовании материальных ресурсов материально технического снабжения, сведения аналитического бухгалтерского учета о поступлении, расходе  и остатках материальных ресурсов и  др.

Уровень обеспеченности предприятия  сырьем и материалами определяется сравнением фактического количества закупленного сырья с плановой потребностью.

Проверяется выполнение договоров  поставки, качество полученных материалов от поставщиков, соответствие их стандартам, техническим условиям и условиям договора. Большое значение придается  выполнению плана по срокам поставки материалов (ритмичности).

Для оценки ритмичности поставок используют коэффициент ритмичности, коэффициент вариации:

• коэффициент неравномерности поставок материалов

Кнер. = √∑(хi-100) f,(2.1)

∑ f

где х- процент выполнения плана поставки по периодам (дням, декадам, месяцам); f- план поставки за те же периоды;

• коэффициент вариации

Квар. = √(∑∆f)/ f,               (2.2)

k

где ∆f – отклонение объема поставки по периодам от плана; k – количество анализируемых периодов; f – средний объем поставки материалов за период. Оплата простоев не по вине рабочих и сверхурочных работ ведет к увеличению себестоимости выпускаемой продукции и, соответственно, к снижению прибыли предприятия.

Неритмичная поставка материальных ресурсов ведет к простоям оборудования, потерям рабочего времени, необходимости  сверхурочных работ.

Большое внимание уделяют  состоянию складских запасов  сырья и материалов. Величина текущего запаса сырья и материалов зависит  от интервала поставки (в днях) и  среднесуточного расхода i-го материала:

Зсм =Ип * Рсут.                          (2.3)

В процессе анализа проверяется  соответствие фактического размера  запасов важнейших видов сырья  и материалов нормативным. С этой целью на основании данных о фактическом наличии материалов в натуре и среднесуточном их расходе рассчитывают фактическую обеспеченность материалами в днях и сравнивают ее с нормативной.

Проверку производят также  для выявления излишних и ненужных запасов сырья и материалов - их можно установить по данным складского учета путем сравнения прихода  и расхода. Если какие-либо материалы  не расходуются на протяжении года и более, то их относят в группу неходовых и подсчитывают общую  стоимость.

Важным условием бесперебойной  работы предприятия является обеспеченность потребности в материальных ресурсах (МРi) источниками покрытия (Ui):          

МРi= Ui.                              (2.4)

Различают внутренние (собственные) источники и внешние.

К внутренним источникам относят  сокращение отходов сырья, использование  вторичного сырья, собственное изготовление материалов и полуфабрикатов, экономию материалов в результате внедрения  достижений научно- технического прогресса.

К внешним источникам относят  поступление материальных ресурсов от поставщиков в соответствии с  заключенными договорами.

Потребность в завозе материальных ресурсов со стороны определяется разностью  между общей потребностью в i- м виде материальных ресурсов и суммой внутренних источников ее покрытия. Степень обеспеченности потребности в материальных ресурсах договорами на их поставку оценивается с помощью следующих показателей: