Учет, аудит и анализ материально - производственных запасов

Проверка фактического наличия  товаров проводится при обязательном участии материально ответственных  лиц.

Товарно- материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимает материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык и прикрепляет  его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу  измерения, цену и лимит наличия  материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках  учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном  выражении. Карточка учета материалов является базовым документом аналитического учета, в которой хранится полный набор информации по конкретному  виду материальных ценностей. В ней  отражаются данные о поставщиках, о  количестве учтенных документов и указания на корреспонденцию счетов. Запись в  карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После  каждой записи выводит остаток материалов. В связи с этим склад располагает  оперативными сведениями о состоянии  запасов материалов. Первичные документы  после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Сдачу  документов оформляют реестром, в  котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Бухгалтер  материального отдела принимает  от материально ответственного лица первичные документы при реестрах, проверяет правильность оформления документов, проверяет их по существу совершенных хозяйственных операций, подлинности подписей должностных лиц и подтверждает правильность записей своей подписью.

Все первичные документы  по движению материалов со складов  поступают в бухгалтерию.

Аналитический учет в бухгалтерии  ведется в разрезе видов материальных ценностей с отражением количества и стоимости по каждому виду. Для  этого на счете 10 открывают Оборотные  ведомости в разрезе видов  материальных ценностей, они  одновременно являются реестрами карточек складского учета. Оборотные ведомости открывают  так, что каждый вид материала  занимает отдельную строку. Внутри ведомости материалы разделены  по подгруппам, группам, субсчетам и  счетам. Это позволяет отслеживать  движение по каждому номенклатурному  номеру, суммировать по подгруппе, по группе, субсчету и в целом по счету. Оборотные ведомости помогают контролировать операции поступления - расхода. Итоговые данные оборотных  ведомостей сверяются с оборотами  и остатками по соответствующему синтетическому счету Главной книги.

Применение оборотной  ведомости значительно уменьшает  трудоемкость учета. Однако и в этом случае учет остается громоздким, поскольку  в оборотную ведомость приходится записывать сотни номенклатурных номеров  материалов.

 

1.5. Организация синтетического и  аналитического учета МПЗ

Синтетический учет производственных запасов ведется на счете 10 «Материалы». Этот счет имеет следующие субсчета:

• «Сырье и материалы»;
• «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
• «Топливо»;
• «Тара и тарные материалы»;
• «Запасные части»;
• «Прочие материалы».
• «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
• «Строительные материалы»;
• «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета синтетический  учет производственных запасов на счете 10 «Материалы» разрешается вести  двумя способами:

• по фактической себестоимости;
• по учетным ценам.

При первом способе на счете 10 «Материалы» отражаются все расходы  по их приобретению и заготовлению.

При втором способе дополнительно  используют счета: 15 «Заготовление  и приобретение материалов» и 16 «Отклонение  в стоимости материалов».

Применение того или другого  способа определяется предприятием самостоятельно и указывается в  его учетной политике.

Традиционным и более  упрощенным является первый способ учета  материалов. В этом случае на поступившие  материалы в бухгалтерском учете  дебетуют счет 10 «Материалы» и кредитуют  счета:

76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами» –  на стоимость услуг, оплачиваемых  чеками транспортным (железнодорожным,  водным) организациям, а также информационные  и консультационные услуги, таможенные  пошлины и др.;

71 «Расчеты с подотчетными  лицами» – на стоимость сырья  и материалов, приобретенных и  оплаченных из подотчетных сумм;

23 «Вспомогательные производства»  – на расходы по доставке  материалов собственным транспортом  и на фактическую себестоимость  материалов собственного производства;

20 «Основное производство» – на стоимость полученных из производства возвратных отходов и др.

Если при приемке обнаруживается их недостача или порча, то эти  операции на материальных счетах не отражаются. В случае, когда недостача сырья  и материалов не превышает норму  естественной убыли в пути, она  списывается на общехозяйственные  расходы производственного предприятия. При обнаружении же недостачи  и порчи сырья и материалов по вине поставщика последнему предъявляется  претензия. Эта операция в учете  отражается по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

При ведении синтетического учета материалов по фактической  себестоимости в рамках счета 10 «Материалы»  целесообразно открыть два аналитических  счета:

• материалы по учетным ценам;
• транспортно-заготовительные расходы или отклонение в стоимости материалов.

Отпуск сырья и материалов из центральных складов в кладовые производственных цехов рассматривается  как внутренние перемещения и  в бухгалтерском учете отражается записью: дебет счета 10 «Материалы», аналитический счет «Центральный склад»; кредит счета 10 «Материалы», аналитический  счет «Производственный цех».

Производственный расход сырья и материалов в бухгалтерском  учете отражается путем списания с кредита счета 10 «Материалы»  в дебет счетов:

• 20 «Основное производство» – на стоимость сырья и материалов, израсходованных в основном производстве;
• 23 «Вспомогательные производства» – на стоимость материалов, израсходованных во вспомогательных производствах;
• 25 «Общепроизводственные расходы» – на стоимость материалов, израсходованных на общепроизводственные нужды;
• 26 «Общехозяйственные расходы» – на стоимость материалов, израсходованных на общехозяйственные нужды;
• 28 «Брак в производстве» – на стоимость материалов, израсходованных на исправление бракованной продукции и др.

В течение месяца списание сырья и материалов производится по твердым учетным ценам. В конце  месяца определяют разницу между  фактической себестоимостью израсходованных  материалов и стоимостью их по твердым  учетным ценам. Разницу списывают  на те же счета затрат, на которые  были списаны материалы по твердым  учетным ценам. При этом если фактическая  себестоимость выше твердой учетной  цены, то разницу между ними списывают  дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу – способом «сторно», т.е. отрицательными числами.

При втором способе учета  материалов на их фактическую себестоимость  на основе поступивших расчетных  документов поставщиков и других организаций дебетуется счет 15 «Заготовление  и приобретение материалов» и  кредитуются счета: 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. Записи на счетах производятся независимо от того, когда сырье и материалы поступили на склад производственного предприятия – до или после получения расчетных документов поставщиков и других организаций.

На учетную стоимость  оприходованных материалов в бухгалтерском  учете дебетуется счет 10 «Материалы»  и кредитуются счета:

15 «Заготовление и приобретение материалов» – на фактическую стоимость сырья и материалов, если она ниже учетной стоимости;

16 «Отклонение в стоимости материалов» – на сумму разницы между стоимостью материалов по учетным ценам и их фактической себестоимостью.

В случае же превышения фактической  себестоимости оприходованных материалов от стоимости их по учетным ценам, на имеющуюся разницу в бухгалтерском  учете дебетуют счет 16 «Отклонение  в стоимости материалов» и  кредитуют счет 15 «Заготовление  и приобретение материалов».

Остаток счета 15 «Заготовление  и приобретение материалов» показывает стоимость оплаченных, но не поступивших  на склад производственного предприятия  от поставщиков материалов за отчетный месяц.

Учтенные в течение  месяца на счете 16 «Отклонение в  стоимости материалов» разницы  между фактической себестоимостью приобретенных материалов и стоимостью их по учетным ценам в конце  месяца списываются на счета затрат пропорционально стоимости израсходованных  материалов по учетным ценам. В случае превышения фактической себестоимости  материалов от стоимости их по учетным  ценам в бухгалтерском учете  дебетуют счета затрат и кредитуют  счет 16 «Отклонение в стоимости  материалов». В противном случае в бухгалтерском учете делается сторнировочная запись.

При реализации материалов на сторону, синтетический учет которых  ведется по фактической себестоимости, в бухгалтерском учете производятся следующие записи:

1. Дебет счета  91 «Прочие доходы и расходы» - на фактическую себестоимость  реализованных материалов.

Кредит счета 10 «Материалы».

2. Дебет счета  62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками» - на продажную стоимость  материалов.

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

3. Дебет счета  91 «Прочие доходы и расходы» - на сумму НДС по реализованным  материалам.

Кредит счета 68 «Расчеты с бюджетом».

Финансовый результат  от реализации материалов списывается  со счета 91 «Прочие доходы и расходы» на счет 99 «Прибыли и убытки».

В случае же реализации материалов на сторону, синтетический учет которых  ведется по учетным ценам, списание учетной стоимости материалов отражают по дебету счета 91 «Прочие доходы и  расходы» и кредиту счета 10 «Материалы». На сумму разницы между фактической себестоимостью материалов и стоимостью их по учетным ценам дебетуют счет 91 «Прочие доходы и расходы» и кредитуют счет 16 «Отклонения в стоимости материалов». При этом производится либо обыкновенная, либо сторнировочная запись.

В бухгалтерии производственного  предприятия, наряду с синтетическим  учетом материалов, параллельно ведется  аналитический учет. Существуют разные варианты аналитического учета материалов: сортовой, партионный, оперативно-бухгалтерский и др.

Сортовой способ учета  материалов предусматривает ведение  учета в натурально-стоимостном  выражении по видам и сортам материалов.

На каждый вид и сорт материалов в бухгалтерии открывают  карточки аналитического учета, в которых  на основании первичных документов записывают операции по поступлению  и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета  материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании  месяца по итоговым данным всех карточек по каждому складу и в целом  по предприятию составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками синтетического счета 10 «Материалы» и данными карточек складского учета.

Партионный способ учета материалов в основном применяют на предприятиях пищевой промышленности по тем видам сырья и материалов, по которым необходим строгий контроль за соблюдением сроков хранения и использования. Этот способ предусматривает составление по каждой партии поступивших материалов партионной карты. В ней в отличие от складской партионной книги (карты) указывается стоимость материала. Записи в партионной карте ведутся линейно-позиционным способом. В конце месяца партионные карты сверяются с регистрами складского учета и их данные обобщают путем составления оборотной ведомости. Итоги последней сопоставляют с данными синтетического учета.

Оперативно-бухгалтерский  способ учета материалов предусматривает  ведение натурального учета материалов на складе. Работник бухгалтерии, осуществляя  прием отчетов от материально  ответственных лиц непосредственно  на складах, проверяет по первичным  документам правильность отражения  их данных в регистрах складского учета. В бухгалтерии натурально-стоимостный  учет не ведут, а применяют суммовой учет движения материалов.