Учет денежных средств в кассе и на счетах в учреждениях банков

К кассовым операциям относятся операции по получению и расходованию наличных денежных средств организаций. Организации независимо от форм собственности могут иметь в своих кассах наличные денежные средства в пределах установленных лимитов. Лимиты остатка наличных денежных средств банки устанавливают ежегодно по согласованию с руководителями этих организаций. Прием денег в кассу, хранение и выдачу их осуществляет кассир, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им денежных средств. С ним заключается договор о его полной индивидуальной материальной ответственности.

Порядок заполнения приходных и расходных кассовых ордеров установлен Постановлением Министерства финансов Республик Беларусь от 29.03.2010 г. №38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных документов по оформлению кассовых операций».

Прием наличных денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, заполняемым в одном экземпляре, квитанция от которого передается сдатчику денег за подписью главного бухгалтера, кассира с проставлением печати (штампа). В нем указывается:

- от кого  поступили деньги;

- на какие  цели или за что их вносят;

- сумма  и дата хозяйственной операции;

- учетный  номер налогоплательщика;

- НДС.

Сдача денежных средств в банк, выдача заработной платы (общая сумма согласно расчетно-платежной ведомости), на командировочные и хозяйственные расходы, материальной помощи, депонированной заработной платы и т.д. оформляется расходным кассовым ордером, выписываемым в одном экземпляре за подписью директора, главного бухгалтера, кассира и получателя наличных денежных средств. В нем указывается кому, на какие цели и какая сумма выдана.

Все приходные и расходные кассовые ордера и приравненные к ним документы регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров по форме № КО-3.

Чтобы дважды не было выдачи (приема) денежных средств по одному и тому же документу, кассовые ордера погашаются штампом «Оплачено». Никакие исправления в кассовых документах не допускаются.

Для учета кассовых операции в белорусских рублях ведется одна кассовая книга формы КО-4 и отдельные книги для учета валюты. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Записи ведутся в двух экземплярах под копирку – первый остается в книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве кассового отчета со всеми документами. По иностранной валюте записи в документах и в кассовой книге ведутся в иностранной валюте (красными чернилами). Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денежных средств на конец дня.

Бухгалтерский учет наличных денежных средств в бюджетных организациях ведется на счете 120 «Касса». Поступление денежных средств в кассу записывается по дебету, а расходование – по кредиту счета. Сальдо может быть только дебетовое или равное нулю, если в кассе совсем не осталось денежных средств. Аналитическими данными служат кассовая книга, отчеты кассира.

Таблица 1.6.1.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета денежных средств

в1-ой центральной районной клинической поликлинике Центрального р-на г. Минска

Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.
	Дебет	Кредит
01.03.2014 - оплата телефонных переговоров	120	200	135 100
01.03.2014 - сданы наличные деньги на текущий счет в банк	100	120	135100
02.03.2014 - получены денежные средства в кассу	120	100	468 200
11.03.2014 - выданы деньги из кассы на выплату зарплаты	180	120	562 990
11.03.2014 - выданы деньги на командировочные расходы	160	120	63 460
19.03.2014 - возврат подотчетных сумм	120	160	10

 

Наименование используемых субсчетов:

100 «Текущий  счет по бюджету»;

120 «Касса»;

160 «Расчеты  с подотчетными лицами»;

180 «Расчеты с персоналом».

 

На основании отчета кассира, где указаны корреспондирующие субсчета к субсчету 120 «Касса», производятся записи в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. № 381 (мемориальный ордер №1). Итоговые суммы оборотов за месяц переносятся в книгу Журнал – Главная. Из общей суммы по мемориальному ордеру № 1 исключаются обороты по текущим счетам, так как эти же обороты отражаются в накопительной ведомости по движению средств на текущих счетах ф. №381(мемориальном ордере № 2).

Все юридические лица независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности (включая бюджетные организации) обязаны хранить иностранную валюту на счетах в банках.

В случаях, разрешенных законодательством, допускается прием иностранной валюты в кассы организаций.

Использование иностранной валюты на территории республики строго ограничено - допускается лишь в случаях, прямо предусмотренных законодательством. Использование наличной иностранной валюты еще более ограничено.

Каждая организация для осуществления операций с наличными деньгами должна иметь кассу, расположенную в обособленном помещении. Допускается хранение в одном металлическом шкафу (сейфе) иностранной валюты и рублевых средств, но они должны быть размещены в нем отдельно.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность наличной иностранной валюты в кассе, а также при доставке ее из уполномоченного банка и сдаче в уполномоченный банк.

Помещение кассы по решению руководителя организации может быть оборудовано средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации.

При приеме иностранной валюты в кассу кассиры обязаны проверять ее подлинность и платежность.

Прием иностранной валюты, в т.ч. снятой со счета в банке, и выдача ее кассиром оформляются соответственно приходными (форма КО-1в) и расходными (форма КО-2в) кассовыми ордерами. Формы кассовых ордеров утверждены постановлением Минфина от 19.04.2001 № 43.

Бланки приходных кассовых ордеров формы КО-1в подлежат учету как бланки строгой отчетности.

По приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством осуществляется прием наличной инвалюты при реализации продукции (товаров, работ, услуг) организациями, имеющими право не использовать кассовые суммирующие аппараты (КСА) и специальные компьютерные системы (СКС).

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в номинале иностранной валюты с указанием рублевого эквивалента по курсу Нацбанка РБ. При их заполнении нельзя допускать исправлений.

В строке «Принято от» приходного кассового ордера (форма КО-1в) наряду с фамилией, именем, отчеством вносителя иностранной валюты указываются реквизиты документа, удостоверяющего или подтверждающего его личность (паспорт, удостоверение беженца, вид на жительство). В строке «Основание» указывается источник поступления наличной иностранной валюты (назначение платежа) в соответствии с законодательством.

Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

В бухгалтерии отчеты кассира и приложенные к ним документы подвергаются проверке. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичными документами. После этого в отчете по каждой хозяйственной операции, оформленной отдельным документом, проставляются номера дебетуемых и кредитуемых субсчетов в корреспонденции с субсчетом 121 «Валютные средства в кассе». На основании отчетов кассиров производятся записи в накопительную ведомость по кассовым операциям формы 381 (мемориальный ордер 1).

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. При этом ее листы формируются в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется выходная форма «Отчет кассира». Обе формы должны составляться на конец рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В последней выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней выходной форме за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Ежедневно кассир после получения выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во «Вкладном листе кассовой книги».

Выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года брошюруются в хронологическом порядке и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.

В 1-ой центральной районной клинической поликлинике Центрального р-на г. Минска деньги в кассу кассир получает со счета в банке. Деньги в кассу со счетов кассир получает по чекам. Чек выписывается в белорусских рублях и должен быть предъявлен к получению денежной наличности в течение 10 дней, не считая дня выписки его чекодателем.

Порядок заполнения приходных и расходных кассовых ордеров установлен Постановлением Министерства финансов Республик Беларусь от 29.03.2010 г. №38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных документов по оформлению кассовых операций».

Порядок документального оформления учета наличных денежных средств в кассе В 1-ой центральной районной клинической поликлинике Центрального р-на г. Минска ниже.

14.04.2014 в  кассу 1-ой центральной районной  клинической поликлинике Центрального  р-на г. Минска поступила сумма  наличных денежных средств от  сотрудника за трудовую книжку. Кассиром был выписан приходный  кассовый ордер формы КО-1 на  сумму поступивших денежных средств. Приходный кассовый ордер был  подписан главным бухгалтером  поликлиники и кассиром 

О приёме денег сотруднику был выдан корешок приходного ордера, подписанный главным бухгалтером и кассиром, заверенный печатью кассира.

На приходном кассовом ордере был проставлен штамп «Погашено» с указанием даты погашения и подписи кассира.

В кассу поступила сумма наличных денежных средств за материалы, необходимые для проведения лабораторных анализов. Кассиром. был выписан приходный кассовый ордер формы КО-1 на сумму поступивших денежных средств, в т.ч. НДС 20 %.

Приходный кассовый ордер был подписан главным бухгалтером и кассиром.

О приёме денег сотруднику был выдан корешок приходного ордера, подписанный главным бухгалтером и кассиром, заверенный печатью кассира.

На приходном кассовом ордере был проставлен штамп «Погашено» с указанием даты погашения и подписи кассира.

Кассиру для сдачи в банк были выданы по расходному кассовому ордеру денежные средства. Расходный кассовый ордер был подписан главным врачом поликлиники, главным бухгалтером и кассиром как в качестве получателя, так и в качестве кассира. Во избежание повторного использования расходный кассовый ордер был погашен штампом «Оплачено» с указанием даты погашения и подписи кассира. Документом, послужившим подтверждением сдачи наличных денежных средств в банк послужила квитанция.

В 1-ой центральной районной клинической поликлинике Центрального р-на г. Минска кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Все поступления и выдачи наличных денег заносятся кассиром в кассовую книгу ф. КО-4, каждая страница которой заверяется подписями кассира и бухгалтера.

Кассовая книга 1-ой центральной районной клинической поликлинике Центрального р-на г. Минска прошнурована, пронумерована и скреплена печалью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Учет бюджетных и внебюджетных средств ведется отдельно. Раздельный учет операций обеспечивается путем записи операций по кассе в отдельных графах кассовой книги за каждую дату.