Учет денежных средств

Контроль организаций по выполнению ими порядка ведения кассовых операций и соблюдению правил организации наличного денежного обращения осуществляют банки (не реже одного раза в два года), в которых данные организации обслуживаются. 

 К  организациям, не соблюдающим порядок  ведения кассовых операций  и  работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными  и иными правовыми актами РФ.[35, с.103]

Движение денежных средств в кассе организации состоит из  двух основных стадий:

- стадии  поступления (прихода) денежных средств в кассу;

- стадии  выбытия (расхода) денежных средств  из кассы.

К основным способам поступления наличных денежных средств в кассу организации относятся:

- поступления  из банка по чеку на выплату  заработной платы, на хозяйственные  и командировочные расходы;

- поступления  в виде выручки от покупателей  и заказчиков за отгруженные  товары (выполненные работы, оказанные  услуги);

- поступления  в виде кредитов или займов, ранее выданных другим организациям;

-  поступления  в виде возврата авансов, ранее  оплаченные другим организациям;

- поступления  наличных денежных средств при осуществлении расчетов с персоналом, учредителями и т.д.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы организации на следующие цели:

- под  отчет на хозяйственные расходы;

- на командировочные  расходы;

- на выплату  заработной платы;

- на выплату  пособий по социальному страхованию;

- на закупку  товарно-материальных ценностей  и др.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

ф. КО-1 – Приходный кассовый ордер;

ф. КО-2 – Расходный кассовый ордер;

ф. КО-3 – Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

ф. КО-4 – Кассовая книга;

ф. КО-5 – Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.[12, с.213]

Получение наличных денежных средств из банка осуществляется в порядке и в пределах, установленных законодательством РФ, на основании денежного чека, который представляет собой приказ организации обслуживающему банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в чеке суммы наличных денег. Каждый чек состоит из корешка чека, который остается в чековой книжке, и отрезной части чека, которая предоставляется в банк для получения наличных денег и после их получения остается в кассе банка.[35, с.113]

Поступление наличных денег в кассу, в т.ч. по чеку, оформляется приходным кассовым ордером (ПКО) (ф. КО-1). Приходный ордер состоит из двух частей: самого ордера и квитанции к нему.

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (РКО) (ф. КО-2) или надлежащим образом оформленным другим документам (платежные, расчетно-платежные ведомости по которым выдается заработная плата сотрудникам; заявления на выдачу денег и др.)

Все кассовые ордера непременно должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. КО-3).

Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям, применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5).

Сдача наличных денег в банк осуществляется по установленной форме объявления на взнос наличными (ф. № 0402001). Объявление состоит из трех частей: непосредственно объявления на взнос наличными (остается в кассе банка), квитанции (остается у вносителя денег) и ордера.

При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга (ф. КО-4). Кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные первичными документами.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации.

К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:

50-1 «Касса  организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы»;

50-4 «Валютная  касса»;

50-5 «Касса  филиала».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые марки, авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

На субсчете 50-4 «Валютная касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности;

На субсчете 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу организации (таблица 1).

Таблица 1

 Учет операций по поступлению денежных средств в кассу и их документальное оформление

Дебет Кредит Содержание хозяйственных операций Первичные документы 50-1 50-2 Переданы денежные средства из операционной кассы в кассу организации. № КО-1 "Приходный кассовый ордер" (ПКО),   № КМ-4 "Журнал кассира-операциониста",   № КМ-6 "Справка - отчет кассира - операциониста". 50 51 Получены денежные средства в кассу расчетного счета. ПКО, Выписка банка по расчетному счету,  Корешок чека на получение наличных денежных средств с расчетного счета. 50 52 Получены денежные средства в кассу с валютного счета. ПКО, Выписка банка по валютному расчетному счету. 50 55 Получены денежные средства в кассу со специального счета. ПКО, Выписка банка по специальному счету. 50 62 Получен аванс наличными в счет поставки товаров (работ, услуг). ПКО,  Чек ККМ. 50 62 Отражена продажа продукции за наличный расчет (с применением счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"). ПКО,   Чек ККМ. 50 70 Отражен возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда.                                                   ПКО  50, 50-3 71 Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы и денежные средства. ПКО 50 73-2 Поступили платежи от работников в погашение материального ущерба, причиненного ими. ПКО 50 73-1 Поступили платежи от работников по выданным займам. ПКО 50 75-1 Отражен взнос учредителями вкладов в уставный капитал организации наличными средствами. Учредительные документы,  ПКО 50 76-3 Поступили денежные средства:  - в счет прибыли, полученной от совместной деятельности,  - от долевого участия в других организациях. Решение участников,  ПКО 50 76-2 Поступили в кассу суммы по ранее предъявленным претензиям. ПКО 50 79 Поступили в кассу денежные средства от обособленного подразделения организации. ПКО 50 91-1 Отражена продажа основных средств и прочих активов за наличный расчет, в том числе работникам организации. ПКО,  Чек ККМ. 50 91-1 Отражены положительные курсовые разницы в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранной валюте, находящейся в кассе организации. Бухгалтерская справка-расчет

По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы организации (табл.2).

Таблица 2

Учет операций по выбытию денежных средств из кассы и их документальное оформление

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных операций	Первичные документы
70	50	Выдана из кассы заработная плата.	№ КО-2 "Расходный кассовый ордер" (РКО),  № Т-53 "Платежная ведомость".
70	50	Выплачены из кассы доходы от участия в организации лицам, являющимся работниками организации.	РКО
71	50, 50-3	Выданы из кассы подотчетные суммы и денежные документы.	РКО
73-1	50	Выдан заем работникам.	РКО
75-2	50	Выплачены из кассы доходы от участия в организации лицам, не являющимся работниками организации.	РКО
76-4	50	Выплачены депонированные суммы.	РКО,  Карточка депонированных сумм.
76-3	50	Выданы денежные средства в погашение убытков от совместной деятельности.	РКО
79-2	50	Выданы денежные средства структурным подразделениями организации.	РКО
81	50	Выкуплены за наличный расчет собственные акции у акционеров.	РКО
91-2	50	Отражены отрицательные курсовые разницы в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранной валюте, находящейся в кассе организации.	Бухгалтерская справка-расчет
94	50	Отражена недостача денежных средств в кассе.	№ ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств",  № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"

 

На последнем этапе учетного процесса данные кассовой книги переносятся в учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.

Основные денежные расчеты организации со сторонними организациям и учреждениями осуществляет путем безналичных расчетов через расчетные счета в банках. Через расчетный счет осуществляются без ограничений все денежные расчеты организации.[24, с.115]

Порядок открытия и ведения банками расчетных счетов организаций регламентируются Инструкцией ЦБ РФ.

При осуществлении безналичных расчетов допускаются следующие формы безналичных расчетов:

- расчеты  по платежным поручениям, требованиям;

- расчеты  по аккредитивам;

- расчеты  по инкассо.

Формы расчетов организация выбирает самостоятельно.  Для проведения той или иной операции по банковским счетам организация должна предоставить в банк расчетный документ, оформленный в установленном порядке. Для осуществления безналичных расчетов предусмотрено использование следующих расчетных документов: платежные поручения, аккредитивы, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

В большинстве случаев, при осуществлении безналичных расчетов, используются платежные поручения (ф. № 0401060).

Платежными поручениями могут производиться перечисления:

- в целях  оплаты поставщикам товаров, работ, услуг;

- в целях  оплаты налогов и сборов;

- в целях  возврата кредитов, займов и др. целях, предусмотренных законодательством  РФ.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств в рублях на расчетном счете организации ведется на активном счете 51 «Расчетные счета».

По дебету счета  отражается поступление денежных средств на расчетный счет (таблица 3).

Таблица 3

Учет операций по поступлению денежных средств на расчетный счет и их документальное оформление

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных операций	Первичные документы
51	50	Зачислены на расчетный счет денежные средства, сданные из кассы организации.	Мемориальный ордер   Выписка банка по расчетному счету
51	51	Зачислены на расчетный счет денежные средства с других расчетных счетов организации.	Платежное поручение  Платежное требование   Выписки банков по расчетным счетам.
51	55	Зачислены на расчетный счет неиспользованные суммы по аккредитивам.	Аккредитив   Выписки банка по расчетному и специальному счетам
51	58-3	Возвращены займы, выданные другим организациям.	Платежное требование   Выписка банка по расчетному счету
51	60	Возвращены излишне уплаченные денежные средства поставщикам и подрядчикам.	Платежное требование   Выписка банка по расчетному счету
51	62	1. Получены денежные средства  от покупателей и заказчиков:  - в оплату проданной продукции (работ, услуг),  - в качестве авансовых платежей в счет предстоящей поставки продукции (работ, услуг),  - в оплату проданных основных средств,  - в оплату проданных нематериальных активов 2. Оплачены проданные ценные  бумаги и другие финансовые  вложения. 3. Получена плата по договору  переуступки права требования. 4. Получена плата по договору  аренды (при отнесении доходов  от аренды к доходам по обычным  видам деятельности)	Платежное поручение Платежное требование   Выписка банка по расчетному счету
51	66	Получены:   - краткосрочные кредиты банков,  - краткосрочные займы от других организаций.	Выписка банка по расчетному счету
51	67	Получены:  - долгосрочные кредиты банков,  - долгосрочные займы от других организаций.	Выписка банка по расчетному счету
51	75-1	Получены денежные средства в качестве вклада в уставный капитал.	Выписка банка по расчетному счету
51	76-1	Получены денежные средства по расчетам со страховыми организациями.	Платежное поручение   Платежное требование Выписка банка по расчетному счету
51	76-2	Получены денежные средства по расчетам по претензиям.	Платежное поручение   Платежное требование Выписка банка
51	76-3	Получены доходы от участия в других организациях.	Платежное поручение   Платежное требование   Выписка банка по расчетному счету
51	76	Получены денежные средства от прочих дебиторов в погашение задолженности.	Платежное поручение   Платежное требование Выписка банка по расчетному счету
51	91-1	1.Поступили денежные средства  от продажи валюты. 2. Отражены поступления дебиторской  задолженности, списанной ранее  как нереальная ко взысканию. 3. Зачислены проценты на остаток  денежных средств на расчетном  счету 4. Получена плата по договору  аренды (при отнесении доходов  от аренды к прочим поступлениям).	Выписка банка по расчетному счету
51	98-2	Отражены безвозмездно полученные денежные средства.	Платежное поручение Платежное требование Выписка банка по расчетному счету