Учет и анализ денежных средств на предприятии ООО «Циклон»

Недостатками учетной  работы на данном участке в ООО  «Циклон» следует считать:

- приходные кассовые  ордера не редко кассиром принимаются  к исполнению без подписи главного  бухгалтера;

- Отчет кассира и  вкладной лист кассовой книги  подписываются не каждодневно, а в конце рабочей недели.

по выявленным недостаткам  рекомендуем ужесточить контроль за достоверностью оформления учетных  регистров по кассовым операциям, кассиру не принимать к исполнению документы, без надлежащего их оформления.

Следующим этапом нашего исследования является изучение расчетов подотчетными лицами по данным предприятия ООО «Циклон».

 

2.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

В процессе учетной работы на предприятии ООО «Циклон» возникают  хозяйственные расходы, которые  не могут быть оплачены с расчетного счета или из кассы.

К этим расходам относятся  закупка в торговле сырья, материалов, товаров или других материальных ценностей, оплата услуг или товаров, реализуемых частными лицами или  сторонними организациями (например, автоуслуги), командировочные расходы и т.д.

Согласно, принятого нормативного законодательства из кассы предприятия могут выплачиваться наличные деньги на хозяйственные и командировочные расходы, это связано с необходимостью:

- оплаты тех или  иных расходов предприятия наличными деньгами, чтобы ускорить процесс;

- производить закупки  на других предприятиях и в  системе торговли за наличный  расчет;

- оплачивать расходы  по командировкам и т.д.

В вышеперечисленных  ситуациях работнику предприятия  выдаются наличные денежные средства под его ответственность (подотчет) для выполнения определенных действий по распоряжению руководителя предприятия. Следует помнить, что подотчетными лицами могут являться только работники предприятия.

В ООО «Циклон» выдача денежных средств в подотчет производится либо на хозяйственные расходы (покупка необходимой фототехники и фотоматериалов), либо на командировочные расходы, либо на горюче-смазочные материалы или покупку запчастей.

При направлении работника  в командировку, на предприятии ООО «Циклон» издается приказ или распоряжение руководителя организации. Направление работника оформляется выдачей командировочного удостоверения. По отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки определяется фактическое время пребывания в командировке.

Согласно ст. 264 Налогового Кодекса Российской Федерации к  прочим расходам, связанных с производством  и реализацией, относятся расходы  на командировки, в том числе:

• на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно – оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.

В соответствии с Письмом  № 42-8.1-09/267-759 МФ РФ от 29 июля 2009 г. «О расходах по найму жилых помещений» утверждены следующие нормы возмещения командировочных расходов:

- Оплата суточных  – не более 700 руб. за каждый  день нахождения в командировке. Фактически организация может  возмещать работнику суточные  в суммах, превышающих установленные нормы, если это прописано в коллективном договоре, однако с сумм, превышающих нормы, необходимо удерживать НДФЛ.

Если прибывший из командировки работник не предоставил  документы об оплате расходов по найму  жилого помещения, то НДФЛ с этих сумм не уплачивается в следующих пределах: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в РФ и не боде 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. ТО есть, применительно к неподтвержденным расходам на оплату жилья действуют те же нормы, что и по суточным, в соответствии со ст. 217 НК РФ. 

Выдача наличных денег  в подотчет на расходы, связанные  с командировками производится на основании  расходного кассового ордера в пределах сумм, причитающихся командировочным  лицам на эти цели, данную сумму утверждает руководитель предприятия.

Учет расчетных взаимоотношений  между работниками организации  в ООО «Циклон» ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  и выдачи наличных денег в подотчет осуществляется на основании приказа руководителя.

Деньги в подотчет на данном предприятии выдаются только из кассы. В установленные организацией сроки подотчетные лица отчитываются от использованных полученных суммах на основании авансового отчета.

В ООО «Циклон» подотчетные  суммы выдаются из кассы на основании расходных кассовых ордеров, далее выдача подотчетных сумм регистрируется в «Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам».

Авансовый отчет (Приложение 10) обо всех произведенных расходах с приложением оправдательных документов предоставляется в бухгалтерию ООО «Циклон».

Неиспользованные остатки  наличных денег сдаются в кассу  организации, а приобретенные ценности приходуются на склады или списываются  непосредственно на текущие расходы. Своевременно невозвращенные суммы авансов удерживаются из причитающейся подотчетным лицам заработной платы.

Бухгалтерия проверяет  авансовые отчеты подотчетных лиц  и приложенные к ним документы  по форме и существу. Для них  в целях налогообложения установлены  нормы  возмещения суточных и найма жилья. Бухгалтерия обязана проверить законность командировки, обоснованность произведенных расходов по авансовому отчету, соответствие их утвержденным нормативам.

Руководителю организации предоставлено право возмещать расходы командировочных сверх этих норм. К бухгалтерскому учету расходы принимаются только с письменного разрешения руководителя организации на авансовом отчете командированного работника. В случае превышения фактических расходов над нормами их полностью относят на себестоимость продукции, но суммы превышения в дальнейшем включаются в величину налогооблагаемой прибыли.

В соответствии с положениями  главы 21 «Налогового кодекса РФ»  при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации- изготовителя при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, счета-фактуры налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям» и исчисление его производится в общеустановленном порядке.

Таким образом, если организация  приобрела товар у оптовой  фирмы за наличный расчет, то НДС, уплаченный при приобретении ценностей, может быть предъявлен к вычету при расчетах с бюджетом при наличии соответствующих документов.

В том случае, когда  произведенные расходы не подтверждены документально, но они предусмотрены  в смете, на исследуемом предприятии  составляется акт о расходах, в  котором указывается, что сотрудником  предприятия были произведены административные расходы согласно утвержденной смете на содержание предприятия.

Рассмотрим, как ведется  учет подотчетных сумм на исследуемом  предприятии.

Работники бухгалтерии  составляют приказ о выдаче денежных средств в подотчет, который подписывается  руководителем предприятия ООО «Циклон» и знакомятся с ним подотчетное лицо и кассир предприятия.

На основании данного приказа в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств в подотчет. Если работника отправляют в командировку, то обязательно ему выдают командировочное удостоверение.

В ООО «Циклон» утверждена оплата суточных в размере 300 руб. за каждый день нахождения работника в командировке.

Для учета расчетов с  подотчетными лицами на предприятии  ООО «Циклон» журнал-ордер № 7 по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не формируется.

Схема учета расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Циклон» представлена на рис.2.2

Автоматизация данного  участка учетной работы для получения  итоговых и детальных сведений о  состоянии расчетов с подотчетными

 

		Первичные документы  на выдачу денег  под отчет и списание расходов по подотчетным суммам
Отчет кассира			Авансовые отчеты		Расчетная ведомость (при удержании подотчетных  сумм)
			Анализ и карточка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
			Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
			Главная Книга
			Бухгалтерский баланс

 

Рисунок 2.2 Схема учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Циклон»

лицами в ООО «Циклон» позволяет формировать следующие стандартные отчеты:

• стандартный отчет «Анализ счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» содержит сводные обороты счета 71 с другими счетами за период (Приложение 11);
• стандартный отчет «Карточка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение 12), позволяет получить детальную информацию о движении средств в кассе;
• для получения оперативно информации об остатке средств в кассе используют стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение 13).

Выданные суммы в  подотчет отражаются в бухгалтерском  учете ООО «Циклон» следующим образом:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса».

На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется  в корреспонденции со счетами, на которых учитывают затраты и  приобретенные ценности, или другими  счетами в зависимости от характера  произведенных  расходов и операций.

В ООО «Циклон» израсходованные подотчетные суммы отражаются записью: Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

      Дебет  счета 44 «Расходы на продажу»

      Кредит  счета 71 «Расчеты с подотчетными  лицами»

 Подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются бухгалтерской записью:

     Дебет счета  94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»

     Кредит  счета 71 «Расчеты с подотчетными  лицами».

Если эти суммы могут  быть удержаны из заработной платы  работника, делается бухгалтерская  запись:

     Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

      Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» - на сумму удержаний.

Когда удержание из заработной платы работника невозможно, неизысканная сумма относится с кредита  счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется по каждой авансовой выдаче линейно-позиционным  способом [30, с.72].

Вначале отражается сумма  выданного аванса, затем величина утвержденных расходов с указанием, на какой счет они отнесены. Данные об остатках ранее выданных подотчетных сумм берутся из журнала-ордера или аналогичного ему регистра за прошлый месяц, выданные суммы - из    расходных кассовых ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.

Рассмотрим пример по данным исследуемого предприятия ООО «Циклон».

Пример: На основании приказа руководителя предприятия ООО «Циклон» 22 ноября 2012 г. была выдана сумма в подотчет – начальнику охраны Глазкову В.А. в размере 6300 руб. на покупку инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

 Подотчетное лицо приобрело  необходимый инвентарь и хозяйственные  принадлежности у ООО «Электрохозтовары»  на сумму 6136 руб. 00 коп. В соответствии с предоставленными оправдательными документами.

Подотчетное лицо Глазков В.А. отчитался об израсходованных подотчетных суммах в авансовом отчете. В бухгалтерии ООО «Циклон» были составлены следующие бухгалтерские записи, которые представлены в таблице 2.2.