Учет и анализ движения денежных средств

 Для хранения и выдачи  наличных денежных средств на  предприятии должно быть оборудовано  специальное помещение – касса.  Учет кассовых операций ведется  специальным лицом – кассиром, который несет полную материальную  ответственность (на основании  заключаемого с ним договора) за вверенные ему денежные  средства и ценные бумаги, хранящиеся  в кассе.

 Денежные средства  хранятся в кассе в пределах  лимита, установленного кассовым  планом, который утверждается руководителем  организации. Сверх установленного  лимита наличные денежные средства  могут храниться в кассе в  дни выплаты заработной платы,  пенсий, стипендий и пособий в  течение 5 рабочих дней, включая  день получения денег в банке,  а также выходные, нерабочие праздничные  дни при ведении кассовых операций  в эти дни. 

Лимит денежных средств в кассе рассчитывается:

L=V/P*N_c, где

V - объем поступлений наличных средств за расчетный период в руб.;

 P – расчетный период  в рабочих днях, может быть не более 92 рабочих дней;

N_c  - период между днями сдачи в банк наличных, в рабочих днях (не должен  превышать 7 рабочих дней, а где нет банка – 14 дней).

 Или   лимит = R/P* N_c, где

R –объем выдач наличных (за исключением сумм на заработную плату и т.д.);

N_c - период времени между днями получения по чеку в банке наличных денег (за исключением на заработную плату и т.д.), в рабочих  днях (не более 7 рабочих дней).

Все кассовые операции оформляются  типовыми унифицированными первичными документами, утвержденными Госкомстатом РФ:

• Приходный кассовый ордер (К0 1);
• Расходный кассовый ордер (К0 2);
• Платежная ведомость.

Все приходные и расходные  кассовые ордера регистрируются в журнале  регистраций приходных и расходных  ордеров (КО 3).

По общепринятому правилу  нумерация расходных и приходных  ордеров начинается с начала каждого  года с порядкового номера 1 и  до окончания года в порядке возрастания. Нумерация производится раздельно  по приходным кассовым ордерам и  расходным кассовым ордерам.

Все расходные кассовые ордера подписываются руководителем и  главным бухгалтером, а приходные  кассовые ордера только главным бухгалтером.

После получения или выдачи наличных денежных средств в данных документах ставится также подпись кассира.

Так же первичные документы  могут разрабатываться организацией самостоятельно. 

Денежные средства, предназначенные  для выдачи заработной платы, пенсий и стипендий могут выдаваться по платеж ведомостям, которые также  подписываются руководителем и  главным бухгалтером.

По истечению 5 дней на всю  сумму денежных средств, выданных по платежной ведомости, составляется один расчетный кассовый ордер.

В обязанности кассира  входит также ведение кассовой книги (КО 4), записи в которой производятся на основании первичных документов. Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью.

На первичных кассовых документах, а также в кассовой книге исправления не допускаются. 

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу после  получения или выдачи денежных средств. Ежедневно в конце рабочего дня  кассир подсчитывает итоги, проведенных  за день операций, выводит остаток  денежных средств и вместе с приложенными первичными документами передает в  бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист кассовой книги.

Бухгалтер при получении  документов обязан расписаться в  кассовой книге и указать количество приходных и расходных кассовых ордеров,  принятых им на проверку.

Для обобщения информации о движении наличных денежных средств  используется счет 50. Основными бухгалтерскими операциями по кассе являются:

1. Д50 К62 - получены денежные средства от покупателей (выручка);

2. Д71 К50 - выданы денежные средства в подотчет;

3.  Д70 К50 - выдана заработная плата из кассы;

4. Д60 К50 - погашена задолженность перед поставщиками (100000 р. макс. по 1 сделке);

5. Д50 К66,67 - получен займ в кассу наличными денежными средствами;

6. Д50 К73 - получены денежные средства от работника организации в счет погашения задолженности по недостаче.

После оприходования наличных денежных средств кассир на приходный  кассовый ордер  должен поставить  штамп «получено», а после выдачи денежных средств по расчетному кассовому  ордеру штамп «оплачено». 

Если предприятие использует платежные ведомости, то к ним  применяется следующий порядок  оформления:

1.  Все они имеют  номер и дату;

2. Лица, получающие денежные  средства по ведомости, должны  расписаться напротив своей фамилии;

3. По истечении 5дней  платежная ведомость закрывается  на сумму реально выданных  денежных средств;

4.  Оставшаяся сумма  депонируется, т.е. составляется  реестр (перечень) депонированной заработной  платы. 

В платежной ведомости  напротив фамилии лиц, не получивших денежные средства, ставится надпись  «депонировано» и не выплаченная  заработная плата вносится из кассы  на расчетный счет: Д70 К76, Д51 К50.

Инвентаризация кассы  проводится на основании приказа  руководителя в сроки, установленные  учетной политикой, но не реже 1 раза в год перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности. При этом рекомендуется проводить инвентаризацию кассы ежемесячно.

Инвентаризации бывают плановые и внезапные. Инвентаризация проводится в обязательном порядке в следующих  случаях:

1. Выявления фактов хищения;

2. При смене материально  ответственного лица;

3. Стихийных бедствий  и чрезвычайных ситуациях.

Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой руководителем  в присутствии материально ответственного лица. Кассир перед началом проведения инвентаризации обязан сдать все  имеющиеся у него кассовые документы вместе с отчетом на проверку. При этом с него берется расписка, что все приходные и расходные кассовые документы в кассовой книге отражены и сданы в бухгалтерию.  Никакие расписки в оправдании недостач по кассе не принимаются. При инвентаризации кассы проводится покупюрный пересчет имеющейся денежной наличности, а также денежных документов и ценных бумаг, хранящихся в кассе. В результате инвентаризации комиссией составляется акт результатов инвентаризации, а также опись имеющих денежных ценностей. Акт подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

Если в результате инвентаризации выявлен излишек денежных средств  наличных, то он приходуется и зачисляется  на финансовый результат организации Д50 К91.1.

В случае выявления недостачи  она относится на материально  ответственное лицо Д94 К50, Д73 К94.

 В случае погашения  недостачи наличными денежными  средствами от кассира Д50 К73.

 При удержании из  заработной платы Д70 К73.

 Если виновное лицо  не обнаружено или судом отказано  во взыскании Д91.2 К94. 

Как уже отмечалось выше, каждое предприятие  обязано вести только одну кассовую книгу и все записи в нее  заносить сразу после пересчета  получаемых (выдаваемых) наличных сумм. Налицо пробел в законодательстве, регулирующем порядок ведения кассовых операций, в отношении компаний, имеющих обособленные подразделения.

На практике организации решают эту проблему разными способами. К таковым относятся:

• организация  документооборота между головным офисом и обособленным подразделением, используя современные средства связи;
• создание главной кассы обособленного подразделения и ведение им отдельной кассовой книги;
• ведение территориально обособленными подразделениями отдельных томов или разделов единой кассовой книги;
• внедрение  по местам расположения обособленных подразделений операционных касс;
• выдача наличных денег из кассы головного офиса под отчет кассиру обособленного подразделения с установлением сроков отчета по выданным средствам.

Отметим, что всем вышеперечисленным  способам присущи те или иные недостатки.

Во-первых, они достаточно трудоемки.

Во-вторых, их использование предусматривает  выполнение руководством организаций  определенных действий – например, закрепление в учетной политики соответствующих способов организации  кассовых операций, выделение обособленного  подразделения на отдельный баланс, открытие отдельного банковского счета  и организация кассы для обособленного  подразделения и т.п.

И, в-третьих, некоторые из этих методик  чреваты рисками применения к  организациям санкций за нарушение  порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций. Основная причина тому – пробелы  в законодательных актах.

Действующий порядок ведения кассовых операций не позволяет учесть специфику  фирм, имеющих обособленные подразделения. Из-за этого возникают проблемы с  нумерацией кассовых ордеров, отражением операций в кассовой книге. Тем не менее, создав правильный документооборот, может разрешить эту проблему и избежать штрафов.

В обособленном подразделении, как  и в самой организации, все  хозяйственные операции оформляются  первичными документами. Но при этом нужно учесть, что документооборот  должен быть построен в соответствии с действующим законодательством  и учетной политикой организации.

Еще одна проблема связана с отражением операций обособленных подразделений  в кассовой книге. Порядок ведения  кассовых операций требует, чтобы все  поступления и выдача наличных денежных средств отражались в этом документе. При этом организация должна вести  только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана.

Если следовать таким требованиям, организация и ее обособленные подразделения  должны делать записи в кассовую книгу  сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу. Очевидно, что выполнить их, если головной офис и подразделения значительно  удалены друг от друга, практически  невозможно.

Некоторые организации решают эту  проблему следующим образом. Они  открывают в обособленных подразделениях, имеющих баланс и расчетный счет, самостоятельные кассы. Соответственно, на каждое подразделение заводится  своя кассовая книга. Несмотря на то, что  этот вариант является оптимальным, он не соответствует требованиям  Порядка ведения кассовых операций.

Порядок совершения и оформления операций по расчетному счету регулируется ЦБ РФ. Основание - Положение о безналичных  расчетах в РФ (утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П) (ред. от 12.12.2011) и др. положения  и инструкции ЦБ РФ.

Для хранения денежных средств  и расчетов с контрагентами организация  открывает расчетный счет, на который  зачисляются её денежные средства и  производятся платежи. Кол-во счетов в различных банках не ограничено.

При открытии счета банк обязуется принимать и зачислять  поступающие на счет собственника денежные средства и выполнять его распоряжения о перечислении и выдачи денег  со счета и проведении других операций.

Денежные средства со счета  списываются по распоряжению его  владельца или без распоряжения в случае, предусмотренном законодательством: распоряжение налоговых органов, за услуги банков, в соответствии с  указанием местных органов власти.

Предприятие имеет право  при наличии свободных денежных средств получить наличные деньги в  кассу для выдачи заработной платы, премий на командировочные,  расходы  и прочие хозяйственные расходы.

Прием, выдача, а также  перечисления денежных средств с расчетного счета производится на основании документов специальной формы, разработанных и утвержденных ЦБ РФ:

1) Объявление на взнос  наличными. При взносе наличных  денежных средств на расчетный  счет записывается документ, который  состоит из 3-х частей: ордера, квитанции,  мемориала. В подтверждение о  получении денежных средств на  расчетный счет банк выдает  плательщику квитанцию. 

2) Чек. Он используется  для снятия наличных денежных  средств с расчетного счета, выписывается получателем, указываются суммы денежных средств, которые снимаются.

3) Платежное поручение.  Оно используется для перечисления  денежных средств с расчетного счета. Оно выписывается плательщиком и  представляет собой приказ предоставления банку перечислить указанную сумму по назначению платежа.