Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере Негосударственного Образовательного Учреждения «Центр «Практика» Нины З

В тех случаях, когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин, и если при проверке счета поставщика или подрядчика были обнаружены арифметические ошибки и несоответствие цен, обусловленных договором, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76.2 «Расчеты по претензиям»).

Так, например, ООО «Джи-Би Климат» 05 октября 2009 года был оплачен выставленный счет № 5267 от 02.10.2009 года на оплату материальных ценностей ИП Степиным М. В. на общую стоимость 4 917,57 рублей (в т.ч. НДС 750,13) согласно договора купли-продажи № 24\09\1-3 от 01 января 2009 года. 13 октября 2009 года товар был отгружен (приложения №2, 3). И при проверке полученных материальных ценностей был обнаружен дефект. В связи с этим, 14.10.2009 года, организацией на ИП Степин М.В. была написана претензия (приложение №4). Ответ на выставленную претензию был получен в этот же день. Где говорилось о том, что они обменяют товар не надлежащего вида на качественный 15.10.2009 года (приложение №5).

За неотфактурованные поставки счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

Так, например, между ООО «Джи-Би Климат» и ООО «Энергия-Климат» был заключен договор поставки № 17-кп/08 от 18 февраля 2008 года. В этом договоре прописаны сроки поставки и оплаты. В данной ситуации ООО «Энергия-Климат» поставила оборудование через 5 дней после подписания договора, то есть 24 февраля 2008 года по обычной накладной (бланку) без указания стоимости оборудования (приложение №6). По факту прихода товара на склад он был оприходован по данной накладной по стоимости, указанной в договоре поставки с поставщиком согласно приложения № 1 к договору поставки № 17-кп/08 от 18 февраля 2008 года (приложение №11). А документы, поступившие позднее, были приложены к первой накладной. Чем было обосновано и доказано правомерность сделанной операции (приложения №7, 8, 9, 10).

Операция по прекращению обязательств при зачете взаимных требований отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Так, например, между ООО «НИК» и ООО «Джи-Би Климат» был произведен взаимозачет на основании договоров, подписанных с обеих сторон акты сверок взаимных расчетов (приложения №12, 13) по состоянию на 31.12.2009 год и акт взаимозачета от 31.12.2009 года (приложение №14). В свою очередь ООО «НИК» поставляет материалы для ООО «Джи-Би Климат» согласно договора купли-продажи №02/07 от 02 июля 2009 года, а ООО «Джи-Би Климат» обслуживает системы вентиляции и кондиционирования согласно договора № 09/06-2-с от 01 июня 2009 года. В связи с тем, что ни одна из сторон не платила денежные средства согласно своих обязательств на конец года образовалась задолженность:

1) ООО «Джи-Би Климат» должно ООО «НИК» - 36 232,00 рублей;

2) ООО «НИК» должно ООО «Джи-Би Климат» - 42 000,00 рублей.

В результате чего было принято решение о проведении взаимозачета.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику.

При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных о задолженности:

- по поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

- поставщикам по неотфактурованным поставкам;

- авансам выданным;

- поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

- поставщикам по просроченным оплатой векселям;

- поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

Схема отражения на счетах бухгалтерского учета операция, связанных с расчетами с поставщиками и подрядчиками, приведена в таблице № 1 (приложение №15).

Так, например, при покупке товаров ООО «Джи-Би Климат» у ООО «НЗМИ» согласно договора поставки № 78 от 04 сентября 2009 года на общую сумму 2 340,00 (с НДС), ООО «НЗМИ» выписана товарная накладная и счет-фактура № 1122 от 30 ноября 2009 года. В документах нашли отражение следующие факты: реквизиты поставщика и покупателя, наименование товара: шина 20 (3м), ед. измерения (м), количество (120.000), сумма без НДС (1 983,05 рублей), ставка НДС (18%), сумма НДС (356,95 рублей), сумма с учетом НДС (2 340,00).

Учет авансов, выданных в счет предстоящих поставок материальных ценностей (работ, услуг), осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно, на отдельном субсчете (например, на субсчете 60.2 «Расчеты по авансам выданным»).

В бухгалтерском учете суммы выданных авансов отражаются по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет 60.2 «Расчеты по авансам выданным») в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств.

Эти суммы числятся на данном субсчете до тех пор, пока они не будут зачтены поставщиком (продавцом) в погашение долга за полученные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги).

Суммы выданных авансов, зачтенные поставщиком после поставки материальных ценностей (работ, услуг), отражаются по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет 60.2 «Расчеты по авансам выданным») в корреспонденции с дебетом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (например, субсчет 60.1 «Расчеты с поставщиками»).

Суммы по претензиям, выявленные при приемке предварительно оплаченных ценностей (работ, услуг), отражаются по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет 60.2 «Расчеты по авансам выданным»)  и дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76.2 «Расчеты по претензиям»).

Возврат поставщиком неиспользованных сумм аванса отражается в учете по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет 60.2 «Расчеты по авансам выданным»).

Невостребованные авансы, ранее выданные поставщикам, считаются убытком организации и списываются с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет 60.2 «Расчеты по авансам выданным») в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Списание указанных невостребованных авансов осуществляется в порядке, установленном для списания дебиторской задолженности.

Так, например, при покупке товаров ООО «Джи-Би Климат» у ИП Степина М. В. на общую сумму 19 400,40 (с НДС), ИП Степиным М.В. был выписан счет на предварительную оплату  покупаемого товара № 7233 от 21.12.09 года.

ООО «Джи-Би Климат» плотно сотрудничает с московскими и питерскими фирмами. И для того чтобы получить заказанный товар, организации пользуются услугами транспортных организаций. Так, например, при покупке кондиционеров ООО «Джи-Би Климат» у ООО «ЮниЭл Дистрибьюшн» на общую сумму 31 775,95 (с НДС), этой организацией был выписан счет на предварительную оплату  покупаемого товара № ЮД-002688 от 06.11.09 года. После оплаты выставленного счета ООО «ЮниЭл Дистрибьюшн» отгружает товар через транспортную организацию ООО «Транспортная экспедиция XXI век» 10.11.2009 года. После чего транспортной организацией был выставлен счет на ООО «Джи-Би Климат» на оплату доставки груза № 51460/1п от 10.11.2009 года. После оплаты счета по доставке груза, на следующий день – 13.11.2009 года, ООО «Джи-Би Климат» получает груз и прилагаемые к этому грузу сопутствующие документы.