Учет и внутрихозяйственный контроль административных расходов на примере предприятия ТОО«Ремстройкомплект»

- расходы будущих периодов

Информация о расходах фирмы чрезвычайно важна как для самой фирмы, так и внешних пользователей – ее контрагентов. К внешним пользователям относятся органы государственного управления, налоговые службы, инвесторы, кредиторы и потребители. Данные о затратах для этой категории пользователей должны составляться в соответствии с принятыми стандартами бухгалтерского учета и финансовой отчетности, а также налогового законодательства. Разработка этих документов преследует цель защиты заинтересованных организаций от получения недостоверной информации о фирме.

Таким образом, можно сделать вывод, что расходы являются одним из важнейших элементов построения управления организацией. Без расходов невозможна также и финансовая деятельность организации.

 

1.2. Экономическое содержание номенклатуры статей общих

и административных расходов

Обычно под затратами понимают потребленные ресурсы или деньги, которые нужно заплатить за товары и услуги.

Административные расходы, общехозяйственные расходы (Administrative Expense, General and Administrative Expense) - расходы, понесенные на предприятии в целом, в отличие от расходов специального назначения - таких, как производственные или затраты на реализацию. Характер затрат, включаемых в эту категорию, различается в зависимости от видов деятельности. Обычно к административным расходам относятся:

- затраты на оплату труда управленческого персонала;

- амортизационные отчисления и расходы на ремонт основных средств общехозяйственного назначения;

- арендная плата за помещения общехозяйственного назначения;

- расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;

- другие аналогичные по назначению управленческие расходы.

Бюджет общих и административных расходов показывает:

- все расходы, не связанные с коммерческой деятельностью предприятия, а именно: затраты на содержание офиса, расходы на содержание персонала, освещение и отопление сооружений непроизводственного назначения, командировки, услуги связи, налоги и проценты за кредиты, относящиеся на себестоимость и т.д.

- Общие и административные расходы носят постоянный характер.

- Бюджет общих и административных расходов составляется на основе бюджетов подготовленных центрами ответственности.

Управленческие и коммерческие расходы планируют в отдельных бюджетах в силу различий в методах прогнозирования и оценки их эффективности. Кроме этого, принято выделять накладные расходы отдельного бизнеса или структурного подразделения — бизнес-единицы (ранее в плановой экономике для этого составлялся бюджет общепроизводственных накладных расходов).

Назначение бюджета общеорганизационных расходов — определить общие и административные расходы, необходимые для существования предприятия или фирмы как организации, юридического лица.

Два типа расходов отличаются по методике планирования. Первые включают те статьи затрат, которые связаны именно с отдельным видом деятельности (в торговой компании, например, с реализацией конкретного ассортимента товаров, на промышленных предприятиях — с конкретным выпускающим цехом). Второй тип состоит из расходов, которые можно подсчитать только для компании в целом, а затем (при необходимости проведения сравнительного анализа рентабельности или для расчета полной себестоимости) разложить по видам бизнесов или продукции. В небольших компаниях вместо двух бюджетов общеорганизационных управленческих и коммерческих расходов может составляться один — бюджет общеорганизационных расходов.

Управленческие расходы в соответствующем бюджете не имеют привязки к объемам продаж или объемам производства, рассчитываются вне взаимосвязи с динамикой доходов малого предприятия.

Большая часть расходов относится не к нормируемым, а к лимитируемым затратам, для которых надлежит установить контрольный лимит на определенный период времени. Существуют два типа расходов, различающихся по назначению и методам планирования: связанные с активами, которыми оперирует данный бизнес или с его текущими операциями и развитием.

Такие статьи бюджета административно-управленческих расходов, как амортизационные отчисления, расходы по содержанию и ремонту оборудования, зданий и сооружений, арендные платежи и пр., планируются исходя из стоимости и сроков службы основных фондов, занимаемых бизнесом офисных или производственных площадей по действующим нормам и сложившейся в регионе практике расчетов и уровня цен на определенные работы, услуги, активы.

Что касается другой их части — оплаты труда менеджеров и специалистов, инженерно-технического и административно-управленческого персонала, а также их командировочных, представительских, транспортных и прочих, — то их планирование носит весьма специфический характер.

Планирование по принципу «от достигнутого»: в рамках такого подхода предполагается ежегодно увеличивать (индексировать) уровень административно-управленческих расходов в соответствии с темпом их роста за определенный период времени. Применение технологии организационного анализа (процесс регулярного пересмотра и оптимизации организационно-функциональной структуры управления малого предприятия) позволяет избежать необоснованного роста управленческих расходов.

Порядок составления Бюджета административно-управленческих расходов:

1. Расчёт амортизации, расходов на аренду, содержание, эксплуатацию зданий и оборудования;

2. Расчёт расходов на оплату труда;

3. Расчёт расходов на канцелярские товары, услуги связи, коммунальные платежи, командировочные расходы;

4. Расчёт прочих расходов.

Для формирования бюджета необходимо ввести значения следующих показателей расходов:

- оплата труда АУП, хозяйственного и обслуживающего персонала;

- единый социальный налог (ЕСН);

- аренда может состоять из: аренды офиса, земли, оборудования и т.д.;

- материалы, которые включают в себя: расходы, связанные на приобретения имущества, хозяйственные принадлежности и инвентарь, расходные материалы (картриджи, дискеты и т.д.) и прочие материалы;

- услуги связи (городская телефонная и мобильная связь, Интернет);

- содержание и ремонт зданий, сооружений, оборудования;

- коммунально-эксплутационные расходы, в состав которых входят: электроэнергия, водоснабжение и водоотведение, теплоснабжение, вывоз и утилизация мусора, дезобработка, уборка помещений и территорий, озеленение, охрана и прочие эксплутационные расходы;

- транспортные расходы, которые включают в себя: услуги стороннего транспорта, ремонт и техобслуживание, техосмотр, ГСМ и запчасти для транспорта;

- информационное обслуживание и программное обеспечение;

- страхование сотрудников, имущества и автотранспорта (ОСАГО);

- услуги (банковские, консультационные, аудиторские, юридические и т.д.);

- расходы на подготовку, повышение квалификации кадров;

- почтово-телеграфные расходы;

- представительские расходы;

- командировочные расходы;

- прочие расходы.

Данный бюджет рекомендуется составлять в разрезе подразделений, т.к. это может значительно упростить его анализ и при планировании, и при контроле, и при подведении итогов исполнения бюджета.

 

1.3 Признание и оценка административных расходов предприятия

В процессе операционной деятельности на предприятии возникают расходы, которые не включаются в себестоимость продукции (товаров, работ, услуг) и их нельзя отнести к определенному доходу отчетного периода. Такие расходы отражаются в составе расходов того отчетного периода, в котором они были понесены. Одними из таких расходов являются административные расходы.

К административным расходам относятся расходы, не связанные с производственной или коммерческой деятельностью предприятия, расходы, связанные с управлением производством в целом:

- содержание работников аппарата управления организацией и его структурных подразделений, материально - техническое и транспортное обслуживание их деятельности, включая затраты на содержание служебного автомобильного транспорта и компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей;

- эксплуатационные расходы по содержанию зданий, помещений, сооружений, оборудования, инвентаря и т.п.;

- затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью;

- оплата услуг связи, а также услуг, осуществляемых сторонними организациями по управлению организацией, в тех случаях, когда штатным расписанием организации или должностными инструкциями не предусмотрено выполнение каких-либо функций управления производством;

- содержание и обслуживание технических средств управления: узлов связи, средств сигнализации и других;

- затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания Совета директоров (управления) и ревизионной комиссии организации (представительские расходы);

- оплата консультационных, информационных и аудиторских услуг;

- оказание услуг некапитального характера организациям жилищно- коммунального хозяйства по обеспечению ресурсосбережения, учета и регулирования потребления воды, тепла, газа;

- оказание посреднических услуг в материально - техническом снабжении, обеспечении кредитами, инвестициями и др.;

- расходы на урегулирование споров в судебных органах;

- проведение ежегодных обязательных, а также инициативных аудиторских проверок финансово - хозяйственной деятельности организации

- плата за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги банков.

Расходы признаются при уменьшении экономических выгод (выраженного уменьшением актива или увеличением обязательства) и когда величина такого уменьшения может быть надежно оценена.

Признание расходов происходит вместе с признанием прироста обязательств или уменьшения активов (например, при начислении заработной платы или начислении амортизации оборудования).

В соответствии с МСФО расходы признаются:

-расходы отражаются в бухгалтерском учете одновременно с уменьшением активов или увеличением обязательств.

-расходами отчетного периода признаются либо уменьшение активов, либо увеличение обязательств, что приводит к уменьшению собственного капитала предприятия (за исключением уменьшения капитала вследствие его изъятия или распределения собственниками), при условии, что эти расходы могут быть достоверно оценены.

-расходы признаются расходами определенного периода одновременно с признанием дохода, для получения которого они осуществлены.

-расходы, которые невозможно прямо связать с доходом определенного периода, отражаются в составе расходов того отчетного периода, в котором они были осуществлены.

-если актив обеспечивает получение экономических выгод в течение нескольких отчетных периодов, то расходы признаются путем систематического распределения его стоимости (например, в виде амортизации) между соответствующими отчетными периодами.

Не признаются расходами и не включаются в отчет о финансовых результатах:

-платежи по договорам комиссии, агентским соглашениям и другим аналогичным договорам в пользу комитента, принципала и т.п.

-предварительная (авансовая) оплата запасов, работ, услуг.

-погашение полученных займов.

-расходы, отражаемые уменьшением собственного капитала в соответствии с положениями (стандартами) бухгалтерского учета

Метод учета (оценки) затрат на производство – система приемов и способов их наблюдения, измерения, оценки, обобщения и распределения по калькуляционным статьям и объектам учета.

Основными методами оценки затрат являются:

-позаказный

-попередельный (попроцессный)

Позаказный – применяется на предприятиях единичного производства, на которых изготавливаются неповторяющиеся экземпляры изделий или небольшие серии изделий. Объект учета - отдельный заказ, которому присваивают шифр и этот шифр указывается во всех первичных документах, подтверждающих затраты при выполнении заказов.

Особенности метода:

-ведется один счет  для отражения затрат на производство

-аналитический учет ведется по каждому заказу в карточках аналитического учета

-затраты подсчитываются по каждому заказу, внутри заказа – по каждому периоду.

-фактическая себестоимость единицы изделий или работ определяется после выполнения заказа по формуле 2.1:

 

,

 

где С — фактическая себестоимость

—общая сумма затрат

Q—количество изготовленных по этому заказу изделий (продукции)