Учет и внутрихозяйственный контроль административных расходов на примере предприятия ТОО«Ремстройкомплект»

- оказание посреднических услуг в материально - техническом снабжении, обеспечении кредитами, инвестициями и др.;

- расходы на урегулирование споров в судебных органах;

- проведение ежегодных обязательных, а также инициативных аудиторских проверок финансово - хозяйственной деятельности организации

- плата за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги банков.

- расходы на подготовку и переподготовку кадров.

В аналитическом учете к счету 7210 “Административные расходы” в течение отчетного года накапливаются расходы предприятия на управление для заполнения соответствующей статьи отчета (строка 070) за каждый квартал и за отчетный год. Данные аналитического учета административных расходов необходимы также для контроля и анализа, в первую очередь для сравнения сумм фактических расходов с суммами административных расходов по смете. Аналитический учет административных расходов ведется по приведенной ниже номенклатуре статей:

По дебету:

1) общие корпоративные расходы (организационные расходы, расходы на проведение годовых сборов, представительские расходы и т. п.);

2) расходы на служебные командировки и содержание аппарата управления предприятием и другого общехозяйственного персонала;

3) расходы на содержание основных средств, других материальных необоротных активов общехозяйственного использования (операционная аренда, страхование имущества, амортизация, ремонт, отопление, освещение, водоснабжение, водоотведение, охрана);

4) вознаграждения за профессиональные услуги (юридические, аудиторские, по оценке имущества и т. п.);

5) расходы на связь (почтовые, телеграфные, телефонные, телекс, факс и т. п.);

6) амортизация нематериальных активов общехозяйственного использования;

7) расходы на урегулирование споров в судебных органах;

8) налоги, сборы и другие предусмотренные законодательством обязательные платежи (кроме налогов, сборов и обязательных платежей, включающихся в производственную себестоимость продукции, работ, услуг);

9) плата за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги банков;

10) другие расходы общехозяйственного назначения.

По кредиту: списание сальдо административных расходов на финансовые результаты.

С целью контроля и анализа отдельных видов административных расходов в аналитическом учете целесообразно выделить отдельные субстатьи по видам данных расходов. Например, в статье 2 они будут следующими:

2.1. Расходы на служебные командировки; 2.2. Расходы на заработную плату; 2.3. Расходы на страхование; 2.4. Расходы на дополнительные выплаты; 2.5. Расходы на обучение; 2.6. Другие расходы на содержание аппарата управления предприятием.

Отражение в учете операций по дебету счета 7210 осуществляется непосредственно в журналах-ордерах по тем счетам, на которых учитываются расходуемые средства.

Для ведения аналитического учета административных расходов удобнее использовать карточки многографной формы, в которых для каждой отдельной статьи расхода отводится специальная графа, их заполнение производит главный бухгалтер. Итог отраженных в каждой графе сумм показывает абсолютный размер расходов. В отдельной итоговой графе показывается общая сумма расходов. Итог записей в этой графе должен быть равен обороту по дебету счета 7210. Записи в карточки аналитического учета административных расходов ведут на основании журналов-ордеров тех счетов, которые корреспондируют с дебетом счета 7210. Целесообразно для этого составлять специальные листки-расшифровки. Их заполняют при записи операций в журнале-ордере по данным отдельных документов с указанием краткого содержания операций и номера статьи расхода. Карточки открываются на год и ведутся нарастающим итогом главным бухгалтером.

Счет 7210 «Административные расходы» корреспондирует:

-По дебету с кредитом счетов

2420 «Амортизация основных средств»

1300 «Производственные запасы»

8110 «Основное производство»

1320 «Готовая продукция»

2500 «Биологические активы»

1330 «Товары»

1010 «Касса»

1030«Счета в банках»

1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность»

2920 «Расходы будущих периодов»

1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц»

3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

3150 «Соцналог»

3210 «Обязательства по страхованию»

3350«Расчеты по оплате труда»

3370 «Текущая долгосрочной кредиторской задолженности»

- По кредиту с дебетом счета

5610 «Итоговая прибыль»

Административные расходы являются расходами отчетного периода. В конце месяца общая сумма сформированных административных расходов списывается на финансовый результат. Такая операция отражается следующей записью:

Дебет 5610 «Итоговая прибыль» - Кредит 7210«Административные расходы» и оформляется бухгалтерской справкой.

Обобщение данных по счету 7210«Административные расходы» проводится: при журнально-ордерной форме учета в Журнале 5 или 5А, а при упрощенной форме учета – в ведомости 5-м. Порядок отражения административных расходов предприятия на счетах бухгалтерского учета показан в Приложении К.

На конец отчетного периода на предприятии ТОО «Ремстройкомплект» административные расходы отражаются по строке 7210«Административные расходы» в Отчете о финансовых результатах.

 

4.5 Внутрихозяйственный контроль административных расходов

 

Внутрихозяйственный контроль (ВХК) – совокупность всех элементов экономического, финансового, налогового, оперативного и других видов контроля, осуществляемых руководством предприятия, для обеспечения надлежащего ведения производственной, финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения выполнения действующих законов, инструкций, положений по учету, финансовой отчетности, налогам, налогообложению, сохранности всех средств и ценностей на предприятии.

В Казахстане организация внутрихозяйственного контроля возложена на руководителя предприятия, который через имеющиеся отделы, юридические службы, службы маркетинга, бухгалтерии, планово-экономические, производственные, ОТК, лаборатории и другие службы предприятия осуществляет контроль за выполнением производственных планов и заданий, положений, законов, инструкций, собственных решений. Внутрихозяйственный контроль- это контроль внутри самого предприятия, собственными силами (отделами, службами). Внутрихозяйственный финансовый контроль осуществляется собственниками, бухгалтерскими, финансовыми и другими функциональными службами предприятия. Соответственно закону Республики « О ТОО» основная ответственность за организацию финансового контроля, прежде всего, лежит на его собственниках , которые несут полную ответственность за рациональное использование собственных материальных трудовых и финансовых ресурсов.

Таким образом, ВХК – это взаимосвязанная система контрольных действий всех служб предприятия по выполнению единой цели и задач.

Ведущее место во ВХК принадлежит работникам бухгалтерских служб во главе с главным бухгалтером предприятия.

Особенность ВХК и его отличие от внешнего контроля заключается в том, что хозяйственные контрольные функции работники предприятия выполняют, как правило на своих рабочих местах в соответствии с должностными обязанностями, что предусмотрено Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты населения РК от 25 ноября 2010 года № 385.

Сущность ВХК заключается в том, что ВХК на предприятии осуществляется по заранее регламентированным Законам, Положениям, Инструкциям и собственным планам и решениям предприятия.

Цель ВХК: своевременно выявить и устранить нарушения и недостатки в финансово-экономической и хозяйственной деятельности предприятия, предупредить нарушения, эффективно использовать средства предприятия, по результатам ВХК принимать действенные управленческие решения для улучшения деятельности предприятия и её финансово-экономических показателей.

 Бухгалтерская отчетность — это система сводных показателей, которые характеризуют деятельность предприятия за определенный период. Составление отчетности является заключительным этапом всего учетного процесса. Она составляется путем подсчетов, группирования и специальной обработки данных текущего бухгалтерского учета.

Задачи ревизии заключаются в следующем:

Исследовать достоверность и соответствие записей отчетности данным Главной книги и регистрам аналитического учета.

Проследить за своевременностью сдачи бухгалтерской отчетности в соответствующие государственные органы.

Изучить взаимоувязанность показателей отчетности предприятия.

Сравнить данные годовой финансовой отчетности с данными квартальной и текущей финансовой отчетности.

Оценить влияние событий, которые произошли, на финансовую отчетность и их отражение в отчетности.

Объектами данной ревизии являются: квартальная и годовая бухгалтерская отчетность, состав и форма которой утверждены законодательством, Главная книга предприятия, регистры бухгалтерского учета.

При проведении ревизии состояния отчетности изучаются следующие вопросы:

Имеются ли документы о регистрации предприятия как плательщика налога.

Соответствует ли время сдачи отчетности налоговым органам, статистическим, специальным органам.

Достоверны ли бухгалтерская, статистическая и налоговая отчетность.

Правильно ли отражены в текущем бухгалтерском учете и внесены ли изменения, исправления в налоговую отчетность.

Во время проверки финансовой отчетности применяются приемы документального контроля, при этом проверяется отчетность по форме, аналитическая проверка к проверка по содержанию.

По форме - визуальная проверка правильности записей всех реквизитов, наличие самостоятельных изменений, подчисток, наличия подписей.

Аналитическая проверка — выявление смысловых отклонений, выявление фактов ошибок и нарушений, которые привели к извращению отчетности (проверяется соответствие уставного капитала в балансе с данными учредительных документов).

Проверка по сути - установление достоверности показателей отчетности - проводится арифметическая проверка, проверяется согласованность показателей, отраженных в разных формах бухгалтерской отчетности.

За размером административных расходов и их хозяйственной целесообразностью должен осуществляться систематический и тщательный контроль. В зависимости от сроков проведения различают контроль предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до совершения операций по производству расходов путем предварительной проверки смет, договоров, товарных и денежных документов и т. п. Цель предварительного контроля — предотвращение действий должностных лиц, в результате которых может быть нанесен государству материальный ущерб. Предварительный контроль должен осуществляться руководителями торговых организаций и предприятий, а также главными бухгалтерами или лицами, ими уполномоченными. Главным бухгалтерам предоставлено право предварительно рассматривать и контролировать все денежные, товарные и расчетные документы, которыми оформляются операции по производству расходов. Они обязаны при этом широко использовать предоставленное им право подписи на документах, оформляющих расход материальных и денежных средств. Расходные документы бухгалтер должен подписывать лишь после того, как удостоверится, что расходуемые средства предусмотрены в смете, а их расход является законным и хозяйственно целесообразным. Руководители и главные бухгалтеры несут ответственность за соблюдение сметно-финансовой дисциплины.

Текущий оперативный контроль за расходами осуществляют в процессе совершения хозяйственных операций работники предприятий и организаций,, ответственные за их совершение: заместители главных бухгалтеров, агенты, экспедиторы, материально-ответственные лица, работники контрольно-ревизионных служб, и др. С целью своевременного взыскания произведенных расходов с поставщиков и транспортных организаций, например товарных потерь, происшедших по их вине, необходимо осуществлять текущий контроль за своевременным предъявлением к ним претензий. Такой контроль должен осуществляться начальниками отделов централизованных бухгалтерий и учетно-контрольных групп.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций. Такой контроль становится возможным в результате отражения административных расходов на синтетических и аналитических счетах и обобщения данных учета в отчетных формах. Этот контроль проводится путем анализа хозяйственной деятельности, посредством документальных ревизий и проверок, осуществляемых органами внутриведомственного, финансового, народного и общественного контроля.