Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия

Введение

 

В настоящее время все  организации независимо от их вида, форма собственности и подчиненности  ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.

Организация грамотного учета  кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в современных условиях является весьма актуальной для многих предприятий.

Кассовые операции играют важную роль в хозяйственной деятельности предприятий, в функционировании органов  государства, в усилении заинтересованности людей в развитии и повышении  эффективности производства, экономном  использовании ресурсов.

В случае превышения поступлений  денежных средств над платежами  предприятие получает конкурентные преимущества, необходимые для текущего и перспективного развития. Эти преимущества состоят в том, что наличие  свободных денежных средств позволяет  вложить их в наиболее доходные сферы  бизнеса (деятельности) с целью получения  дополнительной прибыли. Кроме того, постоянное наличие определенной суммы  денежных средств помогает поддерживать на приемлемом уровне текущую платежеспособность. Денежные средства являются наиболее дефицитным ресурсом в транзитивной экономике, и успех предприятия (корпорации) во многом определяется способностью его руководства мобилизовать и  эффективно использовать денежные средства.

Бухгалтерский учет кассовых операций имеет важное значение для  правильной организации денежного  обращения, организации расчетов и  кредитования на производстве. Учет кассовых операций имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном  использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен  контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств.

Расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны. Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и  связаны со многими другими разделами  учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает  высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Учет денежных средств – это  важнейший инструмент управления денежными  потоками, эффективности использования  денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Целью этой работы является исследование организации бухгалтерского учета  кассовых операций на предприятии и  расчетов с подотчетными лицами.

Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи:

1) изучение теоретических основ организации бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия;

2) организация учета кассовых  операций и расчетов с подотчетными  лицами на предприятии;

3) рекомендации по совершенствованию  учета кассовых операций и  расчетов с подотчетными лицами.

В качестве субъекта выступило открытое акционерное общество «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ», действующее в г. Орске  с 1942 года.

Предметом исследования служит система  бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

1Теоретические основы  учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия

 

1.1 Нормативно – правовое регулирование учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

 

К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим вопросы ведения  кассовых операций в государственных  учреждениях, относятся:

1) Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

2) приказ Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 190н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации";

3) Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";

4) постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники";

5) приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению";

6) приказ Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н "Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства«;

7) Порядок № 373-П.

Порядок ведения кассовых операций был утвержден Центральным банком еще в 1993 году и с тех пор  значительно не менялся. Но жизнь  не стоит на месте, и новые экономические  реалии вносят свои изменения. Порядок  ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок  № 40), не регламентировал ведение  кассовых операций в обособленных подразделениях, не отразил порядка определения  лимита остатка кассы, не определил  взаимоотношения между старшим  кассиром и кассирами, не детализировал  порядок организации работы по ведению  кассовых операций. Кроме того, согласно ему существовали строгие ограничения  по срокам хранения в кассах наличных денежных средств и жесткие требования по оборудованию помещений касс. Указанные  обстоятельства в условиях ограниченного  бюджетного финансирования приводили  к дополнительным сложностям в учреждениях  и конфликтам с контролирующими  органами, отражающими в актах  проверок многочисленные нарушения  порядка ведения кассовых операций.

C 1 января 2012 года в соответствии  с указаниями Центрального Банка  Российской Федерации от 13 декабря  2011 г. № 2750-У (далее — Указания  № 2750-У) Порядок № 40 признан  утратившим силу. Порядок № 373-П  вступает в силу с 1 января 2012 года.

Нормы нового нормативного акта распространяются на юридических лиц, ведущих бухгалтерский  учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено  право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Центрального банка Российской Федерации), а также  на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения (далее  — юридические лица), на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица (далее — индивидуальные предприниматели).

Для ведения кассовых операций организация  устанавливает лимит остатка  наличных денег (далее - лимит кассы).

 

Лимит остатка наличных денег это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться  в кассе на конец рабочего дня.

Обособленное подразделение (филиал, представительство), у которого открыт банковский счет, также устанавливает  лимит кассы.

Платежные агенты обязаны вести  отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента и формировать отдельные  ПКО на эти средства. Эти деньги не учитываются при расчете лимита кассы и должны полностью сдаваться  в банк в день их получения, иначе  они будут расцениваться как  сверхлимитные со всеми вытекающими  последствиями.

Накопление наличных денег в  кассе сверх установленного лимита допускается:

1) В дни выплат заработной платы, стипендий, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты,

2) В выходные, нерабочие праздничные  дни в случае ведения юридическим  лицом, индивидуальным предпринимателем  в эти дни кассовых операций.

Руководитель организация издает распорядительный документ (например, приказ руководителя) об установленном  лимите кассы.

Лимит кассы организация и предприниматель  утверждает самостоятельно.

До нового Положения лимит кассы  утверждал банк на основании "Расчета  по форме № 0408020", утвержденной Положением Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П.

За банками сохраняются полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением  лимита. Это следует из пункта 2.14 Положения о правилах организации  наличного денежного обращения  на территории российской федерации  от 05.01.98 № 14-П.

Банки по-прежнему должны проверять  своих клиентов не реже одного раза в два года.

Вести кассу и подписывать кассовые документы имеет право кассир, наделенный соответствующими должностными правами и обязанностями и  ознакомленный с ними под роспись.

При наличии нескольких кассиров один из них назначается старшим.

Допускается вариант, при котором  кассовые операции совершает сам  руководитель.

Приходный кассовый ордер и Расходный  кассовый ордер подписывается главбухом  или простым бухгалтером, а при  их отсутствии — руководителем или  кассиром.

Если кассой занимается сам директор, то на ПКО (РКО) будет стоять только его подпись.

Кассовая книга, заполняемая в  бумажном виде, брошюруется до начала ее ведения. Тогда же в ней проставляются  номера страниц. Надпись о количестве листов скрепляется печатью и  подписями директора или предпринимателя, а также главбуха.

Если кассовая книга заполняется  в электронном виде, то листы нумеруются автоматически, начиная с 1 января каждого  года. В конце дня лист «электронной»  кассовой книги нужно распечатать  в двух экземплярах. Брошюровать  такие листы и заверять надпись  о количестве листов необходимо не реже, чем раз в год.

Кассир должен иметь образцы  подписей руководителя, главбуха и  бухгалтеров, подписывающих приходные  и расходные ордеры.

Перед каждым принятием (выдачей) денег  кассир обязан сличать подписи на ПКО и РКО с теми, что указаны  в образцах.

Мероприятия по обеспечению сохранности  наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег  определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. (Положение № 373-П пункт 1.11.)

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление.

Рассмотрев заявление, руководитель обязан сделать собственноручную надпись  о сумме и сроке. Только при  наличии такого документа кассир вправе выдать деньги.

О приказе со списком подотчетных  лиц и сроках сдачи авансовых  отчетов в новом Положении  не упомянуто.

Выдавать деньги под отчет (как  и раньше) можно только при условии, что подотчетное лицо полностью  погасило задолженность по предыдущим суммам.

Теперь лимит необходимо определять по одной из двух формул.

1. Если организация получает наличную выручку

 

                                             L = V/ P * Nc,                                                        (1)

 

где L - лимит остатка наличных денег  в рублях;

      V - объем поступлений  наличных денег;

       P - расчетный период, за который учитывается объем  поступлений (не более 92 рабочих  дней);

       Nc - период времени  между днями сдачи в банк (не  более 7 рабочих дней).

2. При отсутствии поступлений наличных денег

 

                                L = R / P * Nn                                                         (2)

 

где  L - лимит остатка наличных денег в рублях;

       R - объем выдач  наличных денег за исключением  сумм, предназначенных для выплат  заработной платы; 

     P - расчетный период, за который учитывается объем  выдач (не более 92 рабочих дней);

    Nn - период времени между  днями получения по денежному  чеку в банке наличных денег  (не более 7 рабочих дней).

Поступающая в кассу предприятия  выручка (в соответствии с п.2 Указания №1843-У) может расходоваться на следующие  цели:

1) на заработную плату,

2) иные выплаты работникам (в  том числе социального характера),

3) стипендии, 

4) командировочные расходы, 

5) на оплату товаров (кроме  ценных бумаг), работ, услуг, 

6) выплату за оплаченные ранее  за наличный расчет и возвращенные  товары, невыполненные работы, неоказанные  услуги,

7) выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам  страхования физических лиц. 

Расходование выручки на другие цели не допускается.

Расходование на предусмотренные  цели допустимо только из выручки. Любые  другие поступления денежных средств  в кассу, не являющиеся выручкой (например, займы учредителя, возврат займа, платежи, принятые от физических лиц  в пользу иных лиц, прочие поступления) расходованию не подлежат и должны быть сданы в кассу банка в  полном объеме.

При расчетах наличными с другими  юридическими лицами или индивидуальными  предпринимателями следует учитывать, что расчеты в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

Если компания до 1 января не установит  кассовый лимит, то в 2012 году вся наличность в кассе будет являться сверхнормативной. И если эти деньги обнаружат, то возможен штраф по части 1 статьи 15.1 Кодекса  РФ об административных правонарушениях.

 

Соблюдает ли организация лимит, контролирует банк. Сначала банк должен провести проверку и зафиксировать факт нарушения  кассовой дисциплины (с указанием  даты нарушения) в справке по форме  № 0408026. А затем сотрудники банка  передадут эту справку в ИФНС. Инспекторы должны рассмотреть полученную справку и вынести на ее основании  постановление о привлечении  организации к административной ответственности. Дата постановления  не должна быть позже даты нарушения  более чем на два месяца. Только в этом случае штраф будет законным.