Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия

Кассир является специально выделенным материально ответственным  лицом, который несёт полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы  и прочие ценности в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинён ущерб хозяйству, то он будет обязан его возместить.

Запрещается передоверять выполнение порученной кассиру работы другим лицам. В случае внезапного прекращения  работы кассиром (болезнь и др.) все  ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять  обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи  кассовых документов. В хозяйствах нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы (оплаты труда) на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

Администрация ОАО «МК  ОРМЕТО – ЮУМЗ» обязана создавать необходимые условия для обеспечения сохранности ценностей в кассе. Помещение кассы изолированно, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах; по окончании рабочего дня кассир запирает шкафы и опечатывает их сургучной печатью; в кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие хозяйству.

Для обеспечения сохранности  ценностей в кассе проводятся периодические ревизии, во время  которых полностью пересчитывают  наличные деньги и проверяют все  прочие ценности. Эти ревизии проводят не реже одного раза в месяц и  внезапно, что повышает их действенность.

В кассе разрешается иметь  минимальные суммы денежных средств  на удовлетворение неотложных хозяйственных  нужд. Для этого учреждение банка  устанавливает предприятию лимит  остатка средств в кассе. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы (оплаты труда) от трех до пяти дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Не использованные в течение этих дней суммы подлежат депонированию, то есть сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и т.д.

Для получения денег с  расчетного счета учреждения банка  на основе специальных заявлений  предприятия выдают чековые книжки, в которых все чеки заранее  пронумерованы; на каждом из них проставлены  наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в хозяйстве. Запрещается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают, как правило, на кассира.

Согласно установленным  требованиям, не реже одного раза в месяц в ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ» проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения инвентаризации руководитель хозяйства приказом назначает специальную комиссию с обязательным включением в нее представителя бухгалтерии. В хозяйстве инвентаризацию кассы проводит ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей подлежат оприходованию.

Учет поступления денежных документов и их списания, как правило, оформляется выпиской приходных  и расходных кассовых ордеров, так  как денежные документы, как и  все другие ценности, хранятся в  кассе. Аналитический учет ведется  в специальной книге учета  денежных документов на каждый их вид.

Документом, применяемым  в ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ»  для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордерам выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «получено» и оттиском печати хозяйства. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Денежные средства в кассу  предприятия поступают по следующим  каналам:

1) со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости;

2) в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

3) в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки и столовые;

4) в виде взносов работников в погашение задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, неиспользованных подотчетных сумм и т.д.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2).

Он подписывается руководителем, главным бухгалтером кассиром и  погашается штампом «ОПЛАЧЕНО». Расходный  кассовый ордер в Хозяйстве выписывается в следующих случаях:

1) На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.

2) При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.

3) При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.

4) При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемого клиенту.

Все приходные и расходные  кассовые ордера в хозяйстве регистрируются в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). При этом регистрацию приходных и расходных кассовых документов осуществляют раздельно в хронологической последовательности.

Кроме журнала регистрации, кассир записывает приходные и расходные  кассовые ордера в Кассовую книгу (ф. № КО-4). Кассовая книга ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ» пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера.

Записи в Кассовой книге  ведутся в двух экземплярах через  копировальную бумагу шариковой  ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, и вторые (отрывные) - служат отчетом кассира. Ежедневно  в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток в кассе на следующее  число, сверяет его с фактической  наличностью и передает отчет  с первичными документами главному бухгалтеру под его подпись в  Кассовой книге. Учитывая небольшой  объем кассовых операций, сдача отчетов  кассации проводится за несколько дней, но не реже 1 раза в неделю.

Главный бухгалтер проверяет  правильность оформления кассовых документов, записи в Кассовой книге, корреспонденцию  счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью в Кассовой книге подтверждает приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров).

На основании отчета кассира  соответствующие данные записывают в ведомость № la-АПК. Выдача денег из кассы в корреспонденции счетов отражается в журнале-ордере № 1-АПК. Итоги за месяц из ведомости № la-АПК и журнала-ордера № 1-АПК переносятся в Главную книгу. (рис. 1)

 

Рис. 1 – «Последовательность обработки записей по учету денежных средств в кассе ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ»»

 

На предприятии ОАО  «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ»  выдача под  отчет наличных денег на операционные и хозяйственные расходы, в том числе на приобретение товарно-материальные запасы производится в пределах двухдневной потребности на срок не более трех дней. Расходовать при этом выданные подотчет можно лишь на те цели, на которые они были выданы.

Суммы на хозяйственные нужды  выдаются материально-ответственным  лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму  утверждает руководитель и главный  бухгалтер. В указанном расходном  кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.

Авансовые отчеты имеют стандартную  форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным  расходам, и при хозяйственных  расходах.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в  обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют  факт совершения операции или события.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц  необходимо составить авансовый  отчет с приложением следующих  первичных документов:

1) счета-фактуры;

2) накладной;

3) товарного чека;

4) квитанции к приходному кассовому ордеру;

5) фискального чека.

Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта  постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию  дохода подотчетного лица, который  облагается подоходным, социальным налогом  и отчислением в пенсионный фонд.

В случае если вся сумма  расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный  бухгалтером авансовый отчет. Остаток  неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия  подотчетному лицу выдаются излишне  потраченные суммы.

Согласно авансовому отчету приобретенные материальные ценности числятся за отчитавшимся лицом. Материально-ответственное  лицо должно не только отчитаться об использовании  денежных средств на приобретение тех  или иных ценностей, но и передать их на склад организации. Передача на склад происходит по внутренней накладной  или приходному ордеру. После того все документы проверяются бухгалтером.

 

 

2.3 Особенности  синтетического и аналитического  учета движения денежных средств в кассе предприятия

 

Учет кассовых операции на предприятий ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ» автоматизирован, за исключением оформления кассовых ордеров. Приходные и расходные кассовые ордера выписывают в ручную.

Движение наличных денег  по кассе учитывается на активном счете 50 "Касса". Счет 50 имеет субсчет: 50-1 "Касса денежная".

По дебету субсчета 50-1 отражается поступление денег в кассу:

1) поступили деньги в кассу с расчетного счета:

дебет счета 50 "Касса", субсчет 1 кредит счета 51 "Расчетный  счет";

2) оприходованы деньги от подотчетных лиц:

дебет счета 50 "Касса", субсчет 1 кредит счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами";

3) поступили деньги в кассу в порядке краткосрочного кредита:

дебет счета 50 "Касса" кредит счета 66 "Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам"; по кредиту  субсчета 50-1 "Касса" отражается расход наличных денег;

4) выдана заработная плата рабочим и служащим:

дебет счета 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" кредит счета 50 "Касса", субсчет 1;

5) выданы деньги подотчетным лицам:

дебет счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" кредит счета 50 "Касса", субсчет 1;

6) оплачены из кассы мелкие общехозяйственные расходы:

дебет счета 26 "Общехозяйственные  расходы" кредит счета 50 "Касса", субсчет 1;

7) внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке:

дебет счета 51 "Расчетные  счета" кредит счета 50 "Касса", субсчет 1.

Регистром бухгалтерского учета  кассовых операции является журнал-ордер № 1. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются кассовые отчеты с приложенными к ним приходных и расходных кассовых ордеров и других документов.

Итоги кредитовых оборотов по счету 50 переносятся ежемесячно из журнала-ордера № 1 в Главную книгу.

Прежде чем перенести  итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в Главную книгу бухгалтер-кассир их сверяет по каждому корреспондирующему счету с данными других регистров. Так, кредитовые обороты по журналу-ордеру № 1 сверяют по счетам - 51, 70, 71 и т.д.