Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия

 При работе с документом  пользователь заполняет экранную  форму, вводя информацию в соответствующие  ее поля. Некоторые поля в формах  можно заполнить, выбрав необходимую  строку из соответствующего справочника  (например, справочника организаций-контрагентов, справочника сотрудников предприятия). Это позволяет избежать многократного  ввода одинаковой информации  в разных режимах программы  (например, реквизитов организации-контрагента  при выписке счета-фактуры или  оформлении платежного поручения).

 После формирования  документ "проводят". При этом  автоматически формируются проводки, которыми оформляют в бухгалтерском  учете хозяйственную операцию, зарегистрированную  документом. В свою очередь, бухгалтерские  проводки изменяют бухгалтерские  итоги (остатки и обороты) и  таким образом завершают регистрацию  хозяйственной операции в программе.

 Для просмотра бухгалтерских  итогов в программе предусмотрены  разнообразные отчеты. Стандартные  отчеты позволяют получить информацию  об остатках и оборотах на  счетах в целом и с детализацией  по субсчетам и объектам аналитического  учета (в количественном и валютном  выражении). Любой из стандартных  отчетов может использоваться  для контроля движения средств  на счете 50.

 

 Кроме использования  документов для регистрации хозяйственных  операций, существует возможность их «ручного» ввода непосредственно в журнал хозяйственных операций. Это позволяет регистрировать в программе и редко встречающиеся кассовые операции.

Учет кассовых операций в  программе ведется следующим  образом. Предположим, что бухгалтер  и кассир - это разные люди и пользуются они сетевой версией программы, которая позволяет им работать одновременно с одной и той же информационной базой: результаты работы одного пользователя сразу становятся доступны другим пользователям  программы.

Для отражения кассовых операций в программе «1С: бухгалтерия 8.0» существуют документы «приходный кассовый ордер» и «расходный кассовый ордер», которые позволяют, помимо оформления соответствующих «бумажных» документов, вводить информацию о кассовых операциях в программу и автоматически формировать соответствующие проводки.

 Для работы с этими  документами можно использовать специальный журнал «касса» или журнал операций. В этом случае, помимо кассовых ордеров, в журнале операции можно работать и с другими документами, а также вводить и редактировать операции и бухгалтерские проводки «вручную».

 Для оформления приходного  кассового ордера необходимо  открыть в программе новый  документ «приходный кассовый ордер» и заполнить экранную форму:

1) указать корреспондирующий счет;

2) в зависимости от указанного счета выбрать из выдаваемого на экран списка либо наименование контрагента, либо фамилию сотрудника;

3) проверить заполнение реквизита «принято от»;

4) указать сумму вносимых денежных средств;

5) заполнить реквизит «основание»;

6) если имеются дополнительные документы, то заполнить реквизит "приложение";

7) распечатать готовый кассовый ордер.

Сам электронный документ "приходный кассовый ордер" следует  сохранить, но не проводить. (При работе в сетевой версии после сохранения в программе документ становится доступным для кассира. После этого "бумажный" приходный кассовый ордер подписывается главным (старшим) бухгалтером и передается кассиру.)

Кассир проверяет правильность составления ордера, получает денежные средства, расписывается в получении  и ставит штамп "получено" на квитанции  с указанием даты. Квитанция остается у лица, внесшего денежные средства. При получении денежных средств в кассу предприятия из банка квитанция прикладывается к выписке.

 После приема денежных  средств кассир должен открыть  в программе документ "приходный  кассовый ордер" и провести  его. При этом автоматически  формируется операция с проводкой  по дебету субсчета 50.1 "касса  в рублях" и кредиту счета,  указанного в экранной форме документа.

Если в организации  бухгалтер совмещает функции  кассира, то все вышеперечисленные  операции он выполняет самостоятельно.

 Обратите внимание, что  при использовании программы  кассир не заносит в кассовую  книгу запись о движении денег.  Кассовая книга формируется автоматически,  и ее данные можно получить в любой момент.

 Для автоматического  оформления операций по расходу  денежных средств из кассы  предприятия предназначен документ "расходный кассовый ордер", который оформляется в бухгалтерии  и передается в кассу для  выдачи наличных. Оформляется он  аналогично приходному ордеру. Для  этого используется документ "расходный  кассовый ордер".

Печатная форма расходного ордера передается кассиру, средствами самой сетевой версии программы  его электронный аналог доступен в информационной базе программы.

После выдачи денежных средств кассир открывает документ «расходный кассовый ордер» и проводит его. При этом автоматически формируется операция с проводкой по кредиту субсчета 50.1 «касса в рублях» и дебету счета, выбранного при оформлении документа «расходный кассовый ордер».

При оформлении кассовых операций программа берет на себя значительную часть рутинных технических действий: следит за уникальностью нумерации  документов, постановкой правильной даты документа, выводом даты и суммы  прописью и других операций, которые при «ручной» выписке документов занимают много времени.

Для автоматического оформления операций по выдаче зарплаты в программе «1С: бухгалтерия 8.0» предназначен документ «выплата заработной платы».

Для подготовки платежной  ведомости необходимо заполнить экранную форму документа «выплата заработной платы»:

1) проверить номер платежной ведомости;

2) выбрать из справочника подразделение, для которого составляется платежная ведомость (реквизит «подразделение»);

3)заполнить список сотрудников для выдачи заработной платы. Сделать это можно вручную, выбирая каждого сотрудника из справочника, или автоматически, в зависимости от указанного подразделения. Графа «к выдаче» заполняется автоматически по данным кредитового сальдо сотрудника на счете 70 (суммы к выдаче можно отредактировать);

4) визуально проверить правильность составления и распечатать платежную ведомость.

Готовая платежная ведомость, подписанная руководителем и  главным бухгалтером, передается кассиру.

 После окончания установленного  срока выдачи заработной платы кассир проводит документ «выплата заработной платы». При проведении документа автоматически формируется операция с проводками по дебету субсчета 70.1 "расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции с субсчетом 50.1 "касса в рублях".

При полной сохранности кассовых документов "порядок." Разрешает вести кассовую книгу автоматизированным способом. Кассовая книга в этом случае представляет собой совокупность машинограмм "вкладной лист кассовой книги" и "отчет кассира", повторяющих по своей форме и содержанию "ручную" кассовую книгу. Понятно, что автоматизированное ведение только кассовой книги способно лишь частично решить проблему автоматизации учета кассовых операций: при такой организации работы все равно существует необходимость ввода информации из приходных и расходных кассовых документов в соответствующие машинограммы. Хотя в этом случае частично смягчается ситуация автоматического подсчета итоговых сумм.

Вся эта информация необходимая для составления кассовой книги, уже внесена в информационную базу: введены все документы, по которым производилась выдача или получение денег. Поэтому для составления кассовой книги достаточно в меню "отчеты" выбрать пункт "кассовая книга", указать дату составления (листы кассовой книги нумеруются автоматически), проверить и отпечатать сформированный отчет в двух экземплярах.

Один экземпляр книги  передается в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми  документами, а второй остается у  кассира. Обратите внимание, что весьма трудоемкий этап работы кассира - составление  отчета - полностью автоматизирован.

Для проверки правильности составления отчета кассира можно  воспользоваться стандартным отчетом "карточка счета". Этот отчет выдает список всех операций по указанному счету  за произвольный период с подведением  итогов по дебету, кредиту и вычислением  начального и конечного сальдо. Если подобный отчет построить за день по счету 50.1 "касса в рублях", то его результаты должны совпадать  с теми, которые получены в отчете "кассовая книга".

 Наконец, заключительный  этап - проверка бухгалтером правильности  заполнения всех необходимых  документов и составления кассовой  книги - сводится, как уже говорилось, к визуальному контролю и, очевидно, сложен для автоматизации средствами  экономической программы.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

Обратимся к фрагменту  рабочего плана счетов типовой конфигурации, в котором представлена настройка  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

Таблица 3.2 – «Рабочий план счетов»

 

Код	Наименование	Вал	Кол	Заб.	Акт	Субконтро 1	Субконтро 2
71.1	Расчеты с подотчетными лицами				АП	Сотрудники
71.1	Расчеты в рублях				АП	Сотрудники
71.11	Расчеты в валюте				АП	Сотрудники

 

Счет имеет два субсчета, один для учета расчетов валюте Российской федерации, а другой - в иностранных валютах. Аналитический учет на счете в целом и на его субсчетах ведется в разрезе одного вида субконто – «Сотрудники». Данному виду субконто соответствует справочник «Сотрудники».

При отражении в конфигурации операций по расчету с подотчетными лицами автоматически формируется журнал проводок .Также автоматически формируется ведомость и журнал ордер по счету 71.

Документы типовой конфигурации обеспечивают ввод проводок по данному счету:

1) «Расходный кассовый  ордер» - для оформления выдачи  из кассы наличных денежных  средств под отчет или возмещения  перерасхода;

2) «Приходный кассовый  ордер» - для оформления операций  возврата неиспользованных денежных  средств, полученных сотрудником  под отчет;

3) «Выписка» - для оформления  операций получения денежных  средств с расчетного счета по чеку и сдачи неиспользованной части подотчетных сумм на расчетный счет в банке;

4) «Авансовый отчет» - универсальный  документ для отражения расходов, осуществленных подотчетным лицом;

5) «Переоценка валюты»  - для переоценки валютного субсчета  счета 71 «Расчеты с подотчетными  лицами (в валюте)».

Порядок составления авансового отчета в конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.0».

1. Если денежные средства  выдаются в рублях, необходимо  установить Тип авансового отчета  – «рублевый».

2. Необходимо выбрать  сотрудника, при этом необходимо  помнить, чтобы это был штатный  сотрудник (а не работающий  по договору подряда).

3. Если авансовый отчет  составляется о расходовании  полученных денежных средств,  то в реквизите «Наименование  аванса» нужно указать цель  аванса.

4. Заполняя остаток или  перерасход по предыдущему авансу, можно воспользоваться кнопкой  «Показать», которая автоматически  проставит сумму задолженности  или перерасхода. Предварительно  необходимо ввести сотрудника  и нажать кнопку «Записать».

5.Оборотная сторона авансового  отчета заполняется, в целом,  как и бумажный вариант авансового  отчета.

Если аванс использован  на приобретение материалов или оплату услуг (поставщик предоставляет  счет-фактуру) либо приобретение основных средств, нематериальных активов (факт предоставления счета-фактуры в  данном случае не важен), то в качестве корреспондирующего счета используется счет 60.1, а не счета материально-производственных запасов или счета затрат. В  реквизите «Сумма» указывается  вся сумма, уплаченная поставщику (включая НДС). Реквизит «В том числе НДС» не заполняется. Поступление материально-производственных запасов, работ, услуг оформляется соответствующими документами («Поступление ОС», «Услуги сторонних организаций» и пр.).

Если же поставщик не предоставил  счет-фактуру, то в качестве корреспондирующего счета указываются счета учета  материально-производственных запасов  или счета затрат. В реквизите  «Сумма» также указывается вся  сумма, уплаченная поставщику (включая  НДС). Реквизит «В том числе НДС» не заполняется.