Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия

Нарушения не будет, если организация  хранит в кассе с нулевым лимитом  средства на выдачу текущей зарплаты и других обязательных выплат сотрудникам (например, пособий). В этом случае главное  — выдать деньги в течение трех рабочих дней, включая день, когда  наличные получены в банке.

За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях (статья 15.1 КоАП) установлен штраф:

1) для организации -  40 000 – 50 000 руб.,

2) для руководства -  4 000 – 5 000 руб.

В список нарушений входят:

1) расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

2) неоприходование (неполное оприходование)  в кассу денежной наличности;

3) несоблюдение порядка хранения  свободных денежных средств; 

4) накопление в кассе средств  сверх установленных лимитов.

 

 

 

 

 

 

1.2 Синтетический и аналитический  учет кассовых операций

 

Для учета кассовых операций в бухгалтерском  учете применяется счет 50 «Касса». Счет активный, наличие средств на начало месяца показывается в начальном  сальдо счета 50, поступления средств  в кассу проводятся по  дебету этого счета, расход средств из кассы  – по кредиту счета 50.

В соответствии с Планом счетов этот счет может иметь три субсчета:

1) 50-1 «Касса организации». Это обычная касса, ведающая получением и выдачей денежных средств; при наличии в кассе иностранной валюты (для чего необходимо разрешение) на каждый вид валюты открывается свой субсчет в рамках этого счета (50-4);

2) 50-2 «Операционная касса». Его  могут открывать предприятия  транспорта и связи для учета  наличия и движения денежных  средств в билетных и багажных  кассах и в кассах отделений  связи;

3) 50-3 «Денежные документы». На нем  учитываются марки, оплаченные  билеты и другие документы,  которые стоят денег и должны  быть зарегистрированы.

Все связанные со счетом 50 счета, обеспечивающие поступление или расход наличных средств, отражают свое состояние по части, обратной той, что использует счет 50.

В конце месяца по счету проводится расчет оборотов по дебету и кредиту, и выводятся конечное сальдо, которое  для следующего месяца станет начальным: Сальдо конечное активного счета = Сальдо начальное + Оборот по Д – Оборот по Кт.

Одним из основных источников поступления денежных средств в  кассу организации, являются расчетные  счета. В бухгалтерском учете  при поступлении денежных средств  с расчетного счета составляется запись:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 51 «Расчетные счета».

Поступление денежных средств  от покупателей в оплату за реализованный  товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая.

При продаже товаров через  розничную сеть выручка отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 90-1 «Выручка».

Основанием для отражения  выручки в бухгалтерском учете  в оптовой торговле является предъявленный  покупателю счет на продажную стоимость  товара. В учете составляется запись:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит 90-1 «Выручка».

Поступление денежных средств  от покупателей в оплату за товар  в данном случае отражается как погашение  задолженности покупателя за отгруженный  товар:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Денежные средства в кассу  организации могут поступать  от учредителей организации в  качестве вклада в уставный капитал.

Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей.

Учет расчетов с участниками  общества по денежным и имущественным  вкладам в уставный капитал ведется  с применением счета 75 «Расчеты с  учредителями». К этому счету  предусмотрены субсчета:

75-1 «Расчеты по вкладам  в уставный (складочный) капитал»;

75-2 «Расчеты по выплате  доходов».

Подтверждением факта  принятия денежного вклада от участника  является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью  организации.

Приходный кассовый ордер  служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.

Сумма вклада участника, поступившая  в виде наличных денежных средств  в кассу, отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам  в уставный (складочный) капитал».

Денежные средства могут  поступать в кассу организации  при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.

Выбытие денежных средств  из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции  с разными счетами в зависимости  от назначения расходов.

Одним из основных направлений  выбытия денежных средств является их зачисление на расчетный счет.

Денежные средства сдаются  в банк кассирами организаций  или через инкассаторов. Денежные средства, выданные кассиру для сдачи  в банк, оформляют расходным кассовым ордером. В банке оформляется  объявление на взнос наличными. В  бухгалтерском учете составляется запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 50-1 «Касса организации».

Денежные суммы (преимущественно  выручка от продажи товаров торговых организаций), внесенные в кассы  кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений  для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще  не зачисленные по назначению, учитываются  на счете 57 «Переводы в пути».

Основанием для принятия на учет денежных средств по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции  кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Выбытие денежных средств  из кассы организации может произойти в результате осуществления организацией инвестиций наличными денежными средствами. Для учета инвестиций (в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, представленные займы) в бухгалтерском учете предусмотрен счет 58 «Финансовые вложения».

Выдача денежных средств  из кассы организации в виде займов может осуществляться не только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, но и работникам организации.

Для учета расчетов по предоставленным  займам Планом счетов предусмотрен субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам». Займы работникам организации могут  быть предоставлены для приобретения жилья, садовых домиков, на благоустройство  садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и т.д.

Для предоставления займов с работником заключается договор, в котором определяют сумму, срок возврата займа, а также проценты за пользование денежными средствами.

Из кассы организации  денежные средства могут быть направлены и на иные цели. (таб. 1.2).

 

Таблица 1.2 – «Основные  проводки по счету 50».

 

Операции с денежными  средствами по кассе	Корреспонденции счетов
	Дебет	Кредит
Оплачены из кассы административно  – хозяйственные расходы	26	50
Выплачена из кассы заработная плата работникам предприятия	70	50

Продолжение таблицы 1.2

 

Выдана из кассы сумма  под отчет (или погашена задолженность  перед работником по авансовому отчету)	71	50
Выплачена из кассы компенсация  работникам предприятия	73	50
Выдана из кассы ссуда  работнику предприятия	73-1	50
Наличные деньги сданы  в кредитное учреждение для конвертации  в инвалюту (валюта вернется уже  на счет 52!)	57	50
Отражена недостача по кассе наличных денег	94	50
Выплачены налоги наличными  деньгами из кассы предприятия	68	50
Выплачен единый социальный налог наличными деньгами из кассы  предприятия	69	50
Погашена задолженность  по краткосрочным кредитам банка	66	50

 

 

Аналитический учет по счету 50 ведут в журнале ордере № 1, который  ведется вместе с ведомостью № 1. В ведомости показывают дебетовые  обороты по кредиту. Журнал – ордер  и ведомость открывают на месяц. На каждое ответственное лицо отводится  определенное количество строк или  используются вкладные листы. Основанием для записи служат обработанные кассовые отчеты. В конце месяца бухгалтер  подсчитывает итоги по каждому счету, обороты по дебету и кредиту и  выводит сальдо на конец месяца. Производится взаимная сверка с другими  журналами – ордерами, после этого  данные переносят в главную и  оборотную ведомость.

1.3 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами

 

Подотчетными лицами считаются  работники предприятия, получившие авансом наличные средства из кассы  на командировочные расходы, закупку  материалов за наличный расчет и хозяйственные  расходы.

Список должностей и лиц, имеющих право получать в кассе  наличные деньги на хозяйственные и  иные нужды, утверждается руководителем  предприятия, а средства на командировки должны выдаваться по распоряжению руководителей  персонально.

Служебной командировкой  считается поездка работника  по распоряжению руководителя предприятия  для выполнения служебного поручения  вне места постоянной  работы. При этом размер сумм, выдаваемых на командировочные расходы определяется сроком этой командировки и местом ее назначения, так как оплачиваются стоимость проезда, суточные и найм помещения для проживания в командировке.

Порядок и условия оформления служебных командировок установлены  специальными постановлениями Правительства, в частности Приказом Минфина России от 6.07.2001 №49н. С 1 января 2002 г. в соответствии с этим Приказом оплата найма жилого помещения в командировках производится по фактическим расходам, подтвержденным документально, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов оплата – 12 руб. в сутки. Оплата суточных сейчас составляет 100 руб.

Командировочные расходы  включаются в состав себестоимости  продукции предприятия. Администрация  может разрешить оплату и больших  расходов, но тогда излишек сверх  установленной нормы будет отнесен  на прибыль предприятия для налогообложения, а работник должен будет заплатить  за этот излишек подоходный налог  как за личную материальную выгоду.

После возвращения из командировки подотчетное лицо в трехдневный  срок должно отчитаться, представив утвержденный руководителем отчет и подтверждающие расходы документы (квитанции за проживание, билеты на проезд и т.д.).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет активно-пассивный, по дебету отражается сумма задолженности  подотчетного лица после ему выдачи аванса и до его отчета, по кредиту - погашение этой задолженности. Сальдо по этому счету отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму невозмещенного перерасхода.

Если не все выданные деньги израсходованы, их остаток возвращается в кассу предприятия.

Д 50-Кт 71 на сумму неизрасходованных средств.

Если средства на командировку, выданные авансом, оказались недостаточными, и работник потратил больше, что  подтверждено документами, а руководитель подтвердил закономерность такого перерасхода, то из кассы работнику будет выдана доплата на командировку, т.е. возмещен перерасход:

Д 71-Кт 50 на сумму перерасходованных средств.

При малом количестве командировок на предприятии учет расчетов с подотчетными лицами можно вести и на счете 76, открыв для этого специальный  субсчет «Расчеты с подотчетными лицами», не пользуясь при этом счетом 71 вообще.

Если подотчетных лиц  много, рекомендуется вести их аналитический  учет в ведомости учета расчетов с подотчетными лицами.

В этой ведомости записываются по графам:

1) номер по порядку,

2) дата оформления аванса,

3) фамилия, инициалы подотчетного  лица,

4) остаток на начало  месяца (отдельно отмечаются остатки  за работником и за предприятием),

5) выдано (дебет счета  71) (указывается корреспондирующий  счет и сумма),

6) израсходовано (кредит  счет 71) (корр.счет и сумма),

7) остаток на конец  месяца (отдельно отмечаются остатки  за работником и за предприятием).

В конце месяца по этой ведомости  легко подвести итог и подсчитать, какая сумма числится за работниками  предприятия, и какая за предприятием, которое должно своим работникам.

В журнале-ордере № 7 ведется  учет по кредиту счета 71, и записываются аналитические данные по этому счету поименно по работникам (оборотная сторона бланка журнала-ордера №7). Каждой выданной под отчет сумме соответствует одна строка в журнале-ордере №7, и по мере представления авансового отчета, погашения перерасхода или получения денег все соответствующие записи будут также произведены в этой же строке, но в других колонках.

Основанием для заполнения журнала- ордера №7 являются первичные  документы на операции: