Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия

Данные раздела журнала-ордера № 1 по дебетовым оборотам бухгалтер-кассир также сверяет с другими регистрами.

После сверки итогов журнала-ордера № 1 в Главную книгу, журнал-ордер  подписывает главный бухгалтер  с указанием даты составления  журнала-ордера и отражения оборотов в Главной книге.

Рассмотрим схему движения кассовых операций  ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ»

 

 

Рис. 2 – «Схема учета кассовых операций ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ»»

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными  средствами, имеют право подписывать  директор и главный бухгалтер.

Денежные документы бухгалтерия  считает недействительными и  не принимает к исполнению без  подписи главного бухгалтера или  лица, заменяющего его на время  его отсутствия (болезнь, командировка и т.п.).

Бухгалтерия исправленные кассовые документы не принимает к учету.

Выписка операции ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ» по кассе за март месяц и документы, на основании которых производятся бухгалтерские записи (таб. 2.3)

 

Таблица 2.3 – «Выписка операций по кассе ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ»  по кассе за 2011 год»

 

2011 год	Наименование операции	Проводка		Сумма
		Дт	Кт
1	2	3	4	5
4.03	ПКО № 38 получено по чеку № 251824, в т.ч. зарплата за ноябрь 97869 хоз.расходы 10 000	50	51	107869
	РКО № 572 Васильеву И.Н. возмещение перерасхода	71	50	46
	РКО № 573 Ерофееву С.В.. на хоз.расходы	71	50	1800
	РКО № 574-581 водителю на приобретение ГСМ	71	50	2800
	ПКО № 382 от Васильева И.Н.возврат  п/о сумм	71	50	41,00
7.03	РКО внесена по объявл.№ 938 депонент Савельева	70	50	812,66
	РКО № 582 выдана зарплата по ведом.79-84 за ноябрь.	50	51	97056,90
14.03	ПКО №583 получено по чеку № 251825 в т.ч. - хоз.расходы -3000 - командировочные – 1000	50	51	4000
15.03	РКО № 584-591 водителю на приобретение ГСМ РКО № 592 Евсеевой С.Л. на командировочные  расходы	71 71	50 50	3000 1000

Продолжение таблицы 2.3

20.03	ПКО № 384 получено по чеку 251826 аванс	50	51	67460
20.03	Из кассы выдан аванс	70	50	67460
23.03	РКО № 593 Ерофееву С.В.на хоз.расходы	71	50	600
23.03	ПКО № 385 получено по чеку № 251827 на командировочные расходы	50	51	4000
Итого 50				183370,00
			50	174575,30

По данным операциям составим журнал-ордер  и ведомость № 1-АПК. (таб. 2.4)

 

Таблица 2.4 – «Журнал-ордер и ведомость № 1-АПК за март 2011 года»

 

март 2011 год
Сальдо	Обороты по Дт сч.50 В кредит счетов			Оборот по Кт сч.50 с Дт счета				Сальдо на конец месяца
Дт	51	71	итого	51	70	71	итого	Дт
1391,00	183329	41	183370,00	812,66	164516,64	9246	174575,30	10185,70

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Рекомендации по совершенствованию учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ»

 

3.1 Рекомендации  по совершенствованию учета расчетов  с подотчетными лицами на предприятии ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ»

 

В ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии  необходимо создать приказ, в котором  должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение  средств под отчет. Также в  приказе должны быть установлены:

1) сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

2) порядок представления авансовых отчетов;

3) запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

4) запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе  сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Также необходимо создать  письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые  отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо.

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором  зафиксирует, что конкретно и  для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

В ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять  с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму  можно будет хранить в кассе  предприятия и постепенно расходовать  на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое  главное – не превысить лимит наличных в кассе. Для предприятия ОАО «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ» банк установил лимит 21300 рублей.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать  руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация  должна компенсировать стоимость переговоров.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным  суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сверяются счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

Чтобы контролировать прибывших  из командировки подотчетных лиц  необходимо вести журнал регистрации  работников, прибывших из командировки. Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

Для того чтобы было значительно  меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу  – бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

В современной жизни наличием банковского счета никого не удивишь, а с принципом работы пластиковой  карты сейчас знаком каждый человек. Безналичная выдача денег под  отчет путем перечисления их на счет пластиковой карты работника  имеет определенные преимущества по сравнению с традиционным способом – выдачей через кассу. В этом случае нет необходимости оформлять  кассовые документы. А также у  учреждения появляется возможность  выдать деньги под отчет даже тому сотруднику, который находится в  другом городе.

Однако на практике нередко  возникают налоговые риски. При  налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные  на зарплатные банковские карты, признавались заработной платой. Соответственно на эти суммы налоговые органы обязывали доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы. Для того, чтобы избежать проблем с налоговиками, необходимо:

 1) предусмотреть в локальном нормативном акте (например, в коллективном договоре или учетном политике учреждения) возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления на счет банковской карты сотрудника

2) указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами

 3)иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

Лишь, соблюдая все «подотчетные»  нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при  налоговых проверках.

Более широкое внедрение  компьютерного учета в процесс  оформления первичных документов может  являться одним из наиболее эффективных  путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных  форм, повышение уровня механизации  и автоматизации учетно- вычислительных работ.

 

 

 

 

3.2 Автоматизация  учета кассовых операций и  расчетов с подотчетными лицами  на предприятии

 

Кассовыми являются операции, связанные с приемом, хранением  и расходованием наличных денежных средств.

Если проанализировать работу бухгалтеров и кассиров, связанную  с учетом кассовых операций, можно  отметить, что основное место в  ней занимает оформление документов, сопровождающих факт получения и  выплаты наличных денежных средств. Очевидно, что автоматизация только этих операций уже способна принести существенную пользу - за счет уменьшения возможных ошибок, описок и других неточностей, как правило, сопровождающих "ручное" оформление документов.

Следующим по объему работы является учет движения денежных средств, который ведется кассиром в кассовой книге. Так как записи в эту книгу вносятся на основании приходных и расходных кассовых документов, то при ручном учете происходит определенное дублирование информации, что также чревато ошибками. Поэтому автоматизация и этого этапа деятельности также способна дать заметный выигрыш в повышении достоверности учета.

Наиболее эффективным  является комплексный подход к автоматизации  кассовых операций, начиная от выписки  первичных документов и заканчивая построением кассовой книги.

 В Программе, автоматизирующей  кассовые операции (например, "1с: бухгалтерия 8.0"), план счетов - понятие более широкое, чем план счетов, утверждаемый минфином. Помимо ведения списка счетов и субсчетов он служит для организации аналитического учета в требуемых разрезах, а также включения количественного и валютного учета на нужных счетах.

Для учета кассовых операций с наличными денежными средствами в плане счетов используется счет 50 "касса", к которому открыты  два субсчета: 50.1 "касса в рублях" и 50.2 "касса в валюте". Для  субсчета 50.2 установлен признак ведения валютного учета. Валютный учет поддерживается с помощью справочника "валюты", в который заносится история курса каждой используемой валюты. Во всех операциях с использованием субсчета 50.2 в проводках запрашивается вид валюты и ее количество. Рублевое покрытие рассчитывается автоматически.

 Регистрация хозяйственный операций предприятия может выполняться при помощи документов. Это либо электронные аналоги первичных документов (платежного поручения, накладной) либо средство для ввода информации о хозяйственной операции с целью автоматической генерации соответствующих бухгалтерских проводок.