Учет кассовых операций

Кассир может выдать деньги или  лицу, которое указано в расходном  кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в  тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена  доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или  ведомости.

Если документы оформлены не правильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию  предприятия, но не в коем случае не на руки плательщику. Это противоречит пункту 19 Порядка ведения кассовых операций, где сказано, что выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы  немедленно после получения или  выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью «Оплачено» с указанием  даты (число, месяц, год).

Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы  подлежат обязательной регистрации.

Журнал регистрации кассовых документов( КО-3) - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций. Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими  прием и выдачу наличных денежных средств.

В настоящее время для учета  движения денег, выдаваемых старшим  кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5).

Данная книга заполняется в  организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных  выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут  полную материальную ответственность  за них.

Книга заполняется кассиром на основании  первичных кассовых документов (приходных  и расходных кассовых ордеров  ведомостей на выдачу заработной платы).

Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе  организации применяются кассовую книгу (КО-04).

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся  в двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом  кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми  номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения  или выдачи денег по каждому кассовому  ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе  на следующее  число и передает  в бухгалтерию  в качестве  отчета кассира  второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись  и автоматизированным способом. При  этом листы кассовой книги формируют  в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно  с  ней формируется распечатка «Отчет кассира» .Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь  одинаковое содержание и включать все  обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения  кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера организации. И  он, получив отчет  кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию  счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и  своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Правильное заполнение реквизитов форм утвержденных первичных документов позволит организации осуществлять соответствующий аналитический  и синтетический учет кассовых операций на основе регистров бухгалтерского учета при соблюдении общих методологических принципов и раскрывать в бухгалтерской  отчетности информацию о поступлении  и списании денежных средств.

 

1.4 Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

 

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с  полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении  ревизией недостачи или излишка  ценностей в кассе в акте указывается  их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств  обработки кассовых документов.

Инвентаризация  денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности от Приказа Министра финансов РФ от 22 июня 2007 года №221 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета»:

1. Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с  законодательством в качестве ценных бумаг).

2. Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме.
3. В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации, и выносится результат. При обнаружении комиссией недостачи или излишков в акте указывается сумма.
4. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:

• при сдаче денежной наличности – с данными квитанции банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам обслуживающего банка и т.п.;

• по суммам, переведенным собственником или другими организациями – согласно полученным от них извещениям (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования обслуживающего банка или почтового отделения, принявшего перечисление.

5. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на текущем счете в тенге, на текущем счете в валюте и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерской службы индивидуального предпринимателя или организации, с данными по выписке банков.

Инвентаризация  кассы проводится с полным полистным  пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков  строгой отчетности по видам с  указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и  проверкой других ценностей, находящихся  в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаком и других ценностей в кассе принимаются  к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя  и другие документы, выпускаемые  в соответствии с законодательством  в качестве ценных бумаг).

Денежная  наличность включается в акт по купюрам  и сумме. Заявление кассира о  наличии в кассе денежных средств  и других ценностей, не принадлежащих  данному субъекту, не принимаются.

В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки, находящиеся в кассе денежных средств сверяются с данными  учета на день инвентаризации. И  определяется результат. При обнаружении  инвентаризацией недостачи или  излишков в акте указывается сумма.

• Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:

• при сдаче денежной наличности – с данными квитанции учреждения банка, постового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам банка и т.п.;

• по суммам, переведенным собственником или другими организациями согласно полученным от них извещениям (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования учреждения банка или почтового отделения, принявшего перечисление.

Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банках, на расчетном счет, валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии предприятия, с данными  по выпискам банков.

В случае установления фактов недостач или излишков ценностей комиссия берет с кассира письменное объяснение о причинах и обстоятельствах возникновения этих расхождений, которое также фиксируется в акте. При этом следует иметь в виду, что заявление кассира о выдаче наличных денег из кассы, не подтвержденное расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами и расписками получателей в платежной ведомости, не принимается в оправдание фактического остатка наличных денег в кассе. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

Результаты  инвентаризации оформляют отдельным  «Актом инвентаризации наличия денежных средств». Акт применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денег, денежных документов, находящихся в кассе организации. Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, денежных документов, находящихся в кассе организации.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается  инвентаризационной комиссией и  материально-ответственным лицом, отвечающим за сохранность денег, денежных документов, берется расписки. Расписка включена в заголовочную часть формы.

При смене  материально-ответственных лиц акт  составляется в трех экземплярах (материально-ответственному лицу, сдавшему наличные деньги; денежные документы, материально-ответственному лицу, принявшему деньги, денежные документы, и бухгалтерии).

Инвентаризация  кассы проводится в соответствии с правилами ведения кассовых операций, разработанными и утвержденными  руководителем хозяйствующего субъекта. Инвентаризация кассы документов и  бланков строгой отчетности (авиа и железнодорожные билеты, талоны на бензин и др.), как правило, проводится внезапно, с полным полистным пере счетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, хранящихся в кассе, в присутствии кассира и главного бухгалтера. До начала инвентаризации (при наличии нескольких касс, они  опечатываются) кассир должен составить  на момент инвентаризации кассовый отчет  и вывести по кассовой книге остаток  денежных средств. С кассира берется  расписка о том, что все приходные  и расходные документы включены в отчет и что не оприходованных и несписанных сумм в кассе  не имеется. После пересчета денег  составляется акт инвентаризации денежных средств в кассе. Полученный результат  инвентаризации сверяют с данными  бухгалтерского учета по кассовой книге. В акте записываются объяснения кассира  о выявленных нарушениях и резолюция  руководителя субъекта о дальнейшем решении по результатам инвентаризации.

При проведении инвентаризации необходимо проверить: заключен ли с кассиром договор о  полной материальной ответственности  и взято с него «Обязательство кассира», соответствует ли оснащение  кассы требованиям, где хранятся дубликаты ключей от сейфа.

 

 

 

 

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ 

 

2.1  Задача  №1

Для решения задачи требуется:

1.Составить  баланс по остаткам балансовых  счетов на начало отчетного  периода (на 01.01. 2012).

2.Составить  корреспонденцию счетов по всем  хозяйственным операциям за январь  – март   2012 год.