Учет основных средств

В отдельных случаях  предприятия участвуют в процессе налично-денежного обращения –  при оплате труда штатных и  нештатных сотрудников, закупке  материалов, выдаче сотрудникам авансов  на командировочные расходы и  др. В связи с этим, предприятие  может располагать наличными  денежными средствами. Для хранения денежных средств предназначена  касса предприятия.

Порядок ведения  кассовых операций в нашей стране довольно строго регламентирован. Он определен  в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном решением Совета Директоров Центрального Банка РФ от 22 сентября 1993г. № 40.

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:

– учет и выполнение операций с наличными денежными  средствами и расчетов с юридическими и физическими лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства и установленными правилами;

– контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплин;

– оперативный, повседневный контроль за сохранностью денежных средств  и ценных бумаг в кассе предприятия;

– контроль за использованием денежных средств по их целевому назначению;

– контроль за своевременностью расчетов с поставщиками, покупателями (заказчиками), бюджетом, банками, органами социального страхования, рабочими и служащими и др.;

– своевременная  сверка расчетов с дебиторами и кредиторами  для исключения просроченной задолженности.

– своевременное  выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов.

Для осуществления  расчетов наличными деньгами организация  ООО "Маиза" имеет кассу для  использования на текущие расходы. Действия организации регламентированы документов "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ 22 сентября 1993 года № 40. В соответствии с этим документом денежные средства в кассе хранятся в пределах установленного лимита. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности. Сверх установленного лимита допускается  хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке.

Чтобы установить лимит  остатка наличных денег в кассе  ООО "Маиза" представила в банк специальный расчет по форме "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу". Бланк расчета получен в обслуживающем  банке, его форма утверждена Положением Банка России от 5 января 1998 года № 14-П. Расчет оформлен в двух экземплярах, которые передали в банк для согласования.

После того, как  размер лимита установили, оба экземпляра расчета подписал представитель  обслуживающего банка. Один экземпляр  расчета остался в банке, второй экземпляр с отметкой банка возвратили организации. Лимит остатка кассы  согласован банком с руководителем  организации, но при необходимости  может быть пересмотрен в течение  года в установленном порядке. Если оставить в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, организация  может быть оштрафована.

Все хозяйственные  операции, проводимые организацией ООО "Маиза", оформляются первичными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.

В соответствии со статьей Закона "О бухгалтерском  учете" №9, применяется перечень должностных лиц, имеющих право  подписи первичных документов, утвержденный руководителем организации и  согласованный с главным бухгалтером.

Для ведения кассовых операций в штате организации  ООО "Маиза" предусмотрена должность  кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принимаемых им ценностей. С  кассиром заключен договор о материальной ответственности за сохранность  принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения  к своим обязанностям.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Центральным  банком Российской Федерации и Министерством  финансов России.

К формам учетной  документации по учету кассовых операций на предприятии ООО "Маиза" относятся:

- КО-1 "Приходный  кассовый ордер";

- КО-2 "Расходный  кассовый ордер";

- КО-3 "Журнал  регистрации приходных и расходных  документов";

- КО-4 "Кассовая  книга";

- АО-1 "Авансовый  отчет".

Первичные документы  оформляются согласно Положению  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н и содержит следующие реквизиты:

- наименование документа  (формы);

- код формы;

- дата составления  документа;

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

- содержание хозяйственной  операции;

- измерители хозяйственной  операции (в натуральном и денежном  выражении);

- наименование должностей  работников, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

- личные подписи  этих работников и их расшифровки.

Документы заполняются  в одном экземпляре, четко и  ясно чернилами, шариковой ручкой или  на компьютере. Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено  законодательством.

Первичные документы  в ООО "Маиза" оформляются в  момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным  – непосредственно после ее окончания.

Поступление наличных денег в кассу ООО "Маиза" оформляют приходным кассовым ордером (Приложение 3). Ордер выписывается в  одном экземпляре и подписывается  главным бухгалтером и кассиром.

При выписке приходного кассового ордера указывается в  специальной строке основание для  принятия денег в кассу. Это может  быть возврат неиспользованной подотчетной  суммы, остаток неиспользованного  аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального  ущерба, выручка.

Обязательно указывается: от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется  его название, если от физического  лица – фамилия, имя, отчество. Сумма  проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются  первичные документы, на основании  которых составлен приходный  кассовый ордер, с указанием их номеров  и дат составления. На приходном  кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные  указанные на бланке реквизиты также  заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция  к приходному кассовому ордеру, которая  подписывается главным бухгалтером  или уполномоченным лицом.

Отрывную квитанцию  заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных  кассовых документов в хронологической  последовательности и передают, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги, например, на выдачу зарплаты, были получены в банке, то квитанцию подшивают  к банковским документам.

Выдача наличных денег из кассы организации оформляется  расходным кассовым ордером (Приложение 4). Ордер выписывается в одном  экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем  организации.

Для выписки расходного кассового ордера у работника  бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные  расходы – при наличии приказа  на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном  кассовом ордере в строке "Основание" указывается цель, на которую выдаются деньги и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового  ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового  ордера указывается в строке "Приложение".

Сумма проставляется  цифрами в соответствующей рамке  в верхней части документа  и прописью в строке "Сумма", за исключением копеек. Ордер также  подписывает сотрудник, получивший наличные деньги. Получатель собственноручно  чернилами или шариковой ручкой в строке после слова "Получил" записывает полученную им сумму, ставит дату получения и свою подпись. Кассир записывает в соответствующей графе  его паспортные данные.

Чтобы исключить  возможность повторного получения  денег по первичным документам, приложенным  к расходному кассовому ордеру, кассир погасит их (проставит на них штамп "получено" или "оплачено") с  указанием числа, месяца, года.

Расходные кассовые ордера регистрируются в журнале  регистрации расходных кассовых документов в хронологической последовательности. В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют расчетно-платежную  ведомость. Ведомость оформляется  при выдаче заработной платы работникам организации.

На общую сумму, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер оформляет расходный  кассовый ордер. Его реквизиты (номер  и дату составления) указывают в  ведомости.

При работе с кассовыми  документами кассиром ООО "Маиза" соблюдаются следующие требования:

- приходные кассовые  ордера и квитанции к ним,  а также расходные кассовые  ордера и заменяющие их документы  заполнены четко шариковой ручкой;

- в этих документах  не допускаются подчистки, помарки  или исправления;

- прием и выдача  денег по кассовым ордерам  производится только в день  их составления;

- в приходных  и расходных кассовых ордерах  обязательно указываются основания  для их составления и перечисляются  прилагаемые к ним документы.

Для журнала регистрации  приходных и расходных кассовых документов предусмотрена специальная  форма. В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных  и расходных кассовых ордеров, выписанных в организации. Журнал регистрации  построен таким образом, что по его  данным контролируют целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется  полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение  года.

Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы, в ООО "Маиза" отражают в кассовой книге (Приложение 5). В книге указывают  сумму наличных денег, выданных или  принятых в кассу организации, а  также реквизиты приходных и  расходных кассовых ордеров, по которым  получены или выданы деньги.

Книгу заводят на один календарный год. На одном листе  книги отражают операции по приходу  или расходу наличных денег за один день. Все листы кассовой книги  пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указано  их общее количество, заверено подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью ООО "Маиза".

Каждый лист кассовой книги состоит их двух равных частей: первая часть после заполнения остается в книге, а вторая является отчетом  кассира и отрывается в конце  рабочего дня после подсчета операций за день и выведения остатков по кассе на следующее число. Заполненный  лист кассовой книги подписывают  кассир и бухгалтер. Так как исследуемое  предприятие ООО "Маиза" для  ведения учета использует программу 1С, кассир в конце каждого рабочего дня, распечатывает отчет кассира  и вкладной лист кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера, а ответственность  за соблюдением правил ведения кассовых операций несут: руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.

ООО "Маиза" при  приеме кассира на работу, руководитель организации ознакомил его с  порядком ведения кассовых операций и заключил с ним договор о  полной индивидуальной материальной ответственности. Договор составлен по типовой  форме.

При журнально-ордерной форме учета по окончании месяца бухгалтер переносит итоговые данные из Журнала-ордера №1 и ведомости  №1 в Главную книгу, так как  на исследуемом предприятии учет ведется с помощью программы 1С: Предприятие данная операция производится автоматически. Основанием для заполнения учетных регистров служит отчет  кассира, в котором бухгалтер  проставляет корреспонденцию счетов.

В организации ООО "Маиза" бухгалтерский учет осуществляется по плану счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности.

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном счете 50 "Касса". Он предназначен для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в  кассе предприятия. По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление  денежных средств в кассу, по кредиту  – выбытие денежных средств. Сальдо счета указывает на наличие суммы  денежных средств в кассе на начало месяца или на конец. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными  в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы. К счету 50 "Касса" могут быть открыты  субсчета: 50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная  касса";

50-3 "Денежные  документы".

В ООО "Маиза" применяется счет 50 субсчет 1 "Касса  организации". Основные бухгалтерские  записи по счету 50 приведены в таблице.

Инвентаризация  денежных средств кассы ООО "Маиза" проводится регулярно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенного письмом Банка  России от 4 октября 1993 года № 18.