Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Пример 2. В соответствии с правилами ВТР организации  заработная плата за 1половину месяца выплачивается в фиксированном  размере - 50 % оклада, независимо от фактически отработанного времени. Работник, которому установлен оклад 20 000 руб. находился  в отпуске с 1 по 10 июня 2012 г. 19 июня работнику был выдан аванс - 10 000 руб. С 20 по 26 июня работнику был  предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Всего за июнь работник отработал 6 дней из 20 рабочих дней по производственному календарю. За отработанное время работнику начислена заработная плата: 20 000 руб./ 20 дней * 6 дней = 6 000 руб. Т.к. 19 июня работнику были выплачены 10 000 руб., задолженность работника  за июнь составила 4 000 руб. Работодатель вправе удержать указанную сумму  при выплате заработной платы  за последующие периоды. Данный вид удержаний возникает также в случае отзыва работника из ежегодного оплачиваемого отпуска в порядке, установленном ст. 125 ТК РФ.

     2.2.Удержания  для погашения неизрасходованного  и своевременно не возвращенного  аванса, выданного в связи со  служебной командировкой или  переводом на другую работу  в другую местность, и в других  случаях.

Согласно ст. 168 ТК РФ в  случае направления в служебную  командировку работодатель обязан возмещать  работнику: расходы по проезду, по найму  жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Как правило, денежные средства на командировочные расходы выдаются работнику перед его отбытием в командировку авансом, под отчет.

В соответствии с п. 4.4 Положения  о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка  России на территории РФ (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П) выдача работнику  наличных денег на расходы, связанные  с командировкой, под отчет производится по расходному кассовому ордеру на основании письменного заявления  работника (далее - подотчетное лицо), составленного в произвольной форме  и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии  руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если в период командировки работник выданные ему денежные средства  израсходовал не полностью, а остаток  в кассу не вернул, то работодатель вправе произвести удержание из з/платы  работника суммы долга. При этом соблюдаются следующие правила: решение об удержании из зар. платы работника принимается работодателем не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения денежных сумм, выданных под отчет (ст. 137 ТК РФ); работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ); размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 % (ст. 138 ТК РФ).

Решения работодателя оформляются, как правило, в форме приказа  или распоряжения в произвольной форме. При этом работник должен дать согласие на удержание сумм из заработной платы в письменной форме. Аналогично решаются вопросы удержания из заработной платы денежных сумм, выданных работнику  под отчет на хозяйственные и  иные нужды.

     2.3. Удержания  для возврата сумм, излишне выплаченных  работнику вследствие счетных  ошибок, а также сумм, излишне  выплаченных работнику, в случае  признания органом по рассмотрению  индивидуальных трудовых споров  вины работника в невыполнении  норм труда (часть третья статьи 155 ТК РФ) или простое (часть  третья статьи 157 ТК РФ).

Заработная плата, излишне  выплаченная работнику не из-за счетной  ошибки, а по иным причинам, в т.ч. при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, не может быть удержана с работника по инициативе работодателя (ст. 137 ТК РФ). К числу счетных ошибок относят только те, которые допущены непосредственно при выполнении арифметических действий, т.е. связаны именно с подсчетами.

     Таким образом,  работодатель не имеет права  по своей инициативе производить  удержания в следующих и подобным  им случаях: 

- если начисленные в  пользу работника суммы ошибочно  выплачены ему дважды;

-  если начисление излишней  суммы обусловлено ошибкой бухгалтера: заработная плата исчислена исходя  из более высокого оклада (тарифной  ставки), нежели установлен работнику в трудовом договоре;

- премия начислена в  большем размере, чем указано  в приказе на премирование;

- неверно произведена  корректировка среднего заработка  в связи с повышением в организации  окладов (тарифных ставок) и прочие.

В указанных ситуациях  взыскание следует производить  с работника, виновного в допущении  ошибки, приведшей к завышению  выплат. То есть взыскания производятся в порядке, установленном для  возмещения ущерба, нанесенного организации. Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании  из з/платы сотрудника суммы, излишне  выплаченной ему в результате счетной ошибки, не позднее одного месяца со дня неправильно исчисленных  выплат и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Размер удержаний при  каждой выплате з/платы не может  превышать 20% з/платы, причитающейся работнику. Аналогичные правила и ограничения действуют и в отношении пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

     2.4. Удержания  при увольнении работника до  окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил  ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Удержания за использованные, но не отработанные ко дню увольнения дни отпуска не производятся, если работник увольняется по следующим  основаниям:

- отказ работника от  перевода на другую работу, необходимого  ему в соответствии с медицинским  заключением, выданным в порядке,  установленном ФЗ и иными нормативными  правовыми актами РФ, либо отсутствие  у работодателя соответствующей  работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК);

- ликвидация(сокращение) численности (штата) (п.п. 1,2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

- смена собственника имущества  организации (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

- призыв работника на  военную службу, направление его  на заменяющую ее альтернативную  гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК  РФ);

- восстановление на работе  работника, ранее выполнявшего  эту работу, по решению государственной  инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК);

- признание работника  нетрудоспособным (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

- смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

- наступление чрезвычайных  обстоятельств, препятствующих осуществлению  трудовой деятельности (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

В случаях, когда удержания  излишне выплаченных отпускных  допускаются, необходимо учитывать  следующее. Во-первых, работодатель может, но не обязан принимать решение  об удержании из з/ платы, начисленной работнику в окончательный расчет, сумм, приходящихся на использованные, но не отработанные дни отпуска. Во-вторых, размер суммы излишне выплаченных отпускных определяется как произведение среднего дневного заработка, исходя из которого были оплачены дни отпуска (а не среднего дневного заработка, исчисленного на день увольнения), на количество неотработанных дней.

Количество дней неотработанного  отпуска определяется по формуле:

Кно = Котп – (ПРотп: 12 мес. х Мотр), где:

Кно – количество календарных дней неотработанного отпуска;

Котп – количество использованных календарных дней отпуска за время работы в организации (за последний рабочий год);

ПРотп – продолжительность (количество календарных дней) ежегодного оплачиваемого отпуска;

Мотр – количество месяцев, отработанных работником за время работы в организации (за последний рабочий год).

При определении значения Мотр учитывается время, включаемое в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии со ст. 121 ТК РФ. При этом излишки дней, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца. В-третьих, удерживаемая сумма не должна превышать 20% от суммы, выплачиваемой работнику при окончательном расчете (ст. 138 ТК РФ). При соблюдении указанных выше правил удержания излишне выплаченных отпускных производятся без согласия работника.

Пример 3. Работник имеет  право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных  дней. За последний рабочий год (с 23 сентября 2011 г. по 22 сентября 2012 г.) работник получил полный отпуск авансом в  мае 2012 г., 30 июня 2012 г. работник увольняется  по собственному желанию.

1. Определяется сумма  отпускных, приходящихся на использованные, но не отработанные ко дню  увольнения дни отпуска. За  последний рабочий год (с 23 сентября 2011 г. по 30 июня 2012 г.) работник  отработал 9 месяцев и 8 дней, которые  округляются до 9 месяцев. Количество  дней использованного, но неотработанного  отпуска составило: 28 дней - (28 дней/12 мес.* 9 мес.) = 7 дней. Средний дневной  заработок, исходя из которого  были оплачены дни отпуска,  предоставленного в мае, 715 руб.  Сумма, которая подлежит удержанию  из зар. платы работника: 715 руб.* 7 дней = 5 005 руб.

2. Определяется сумма  удержания, допустимого без согласия  работника.

За июнь работнику начислена  заработная плата 20 000 руб. За первую половину месяца работнику выплачено 8 000 руб. (аванс). НДФЛ удерживается в сумме 2 600 руб. (20 000 руб. * 13%).Из заработной платы, начисленной в окончательный  расчет, может быть удержано не более 20% суммы выплаты:(20 000 руб. – 2 600 руб. – 8 000 руб.) * 20% = 1 880 руб.

Если суммы заработной платы, начисленной в окончательный  расчет, недостаточно для того, чтобы  произвести удержание в полном размере, можно: либо получить письменное заявление  работника на удержание из его  з/ платы суммы, превышающей 20 % выплаты; либо договориться с работником о внесении им необходимой суммы в кассу организации; либо требовать от работника погасить задолженность перед работодателем в судебном порядке. При предоставлении работнику отпуска из начисленных отпускных удерживается НДФЛ. Если по распоряжению работодателя из заработной платы работника удерживается излишне начисленная сумма отпускных, то необходимо произвести возврат НДФЛ, приходящийся на удержанную сумму, в порядке, установленном ст. 231 НК РФ. В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражаются сторнированием суммы отпускных. В целях налогообложения прибыли удержанные из заработной платы работника сумма излишне начисленных отпускных, а также начисленные на нее суммы страховых взносов необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Если работодатель принял решение о том, что суммы, начисленные за использованные, но неотработанные дни отпуска, не будут взыскиваться с работника (полностью или частично), то на соответствующие суммы следует увеличить базу по налогу на прибыль в текущем периоде, т.е. расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям ст. 252 НК РФ. Что же касается страховых взносов, начисленных на удерживаемую из заработной платы работника сумму отпускных, то корректировка базы по взносам производится в месяце увольнения. В ситуации, рассмотренной в примере 3, в базу для начисления страховых взносов за июнь войдет сумма начисленной з/платы за минусом удержания: 20 000 руб. – 1 880 руб. =

18 120 руб. Однако, если работник  в добровольном порядке  возвращает  работодателю сумму, превышающую  начисленную в месяце увольнения, то базу для начисления страховых  взносов необходимо скорректировать.

     2.5. Удержания  для возмещения ущерба, причиненного  работником работодателю.

Порядок привлечения работника  к материальной ответственности  за ущерб, причиненный работодателю, установлен главой 39 ТК РФ.

Материальная ответственность  наступает, если одновременно выполняются  условия:

- ущерб причинен вследствие  противоправного поведения  работника; 

- существует непосредственная  причинная связь между противоправным  действием и материальным ущербом; 

- вина работника в совершении  противоправного действия (бездействия)  доказана (не оспаривается работником).

Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный  ему прямой действительный ущерб, под  которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость  для работодателя произвести затраты  либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим  лицам. Материальная ответственность  в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть возложена на работника  лишь в прямо определенных ст. 243 ТК РФ или иными федеральными законами случаях:

1) когда в соответствии  с ТК РФ или иными ФЗ на  работника возложена материальная  ответственность в полном размере  за ущерб, причиненный работодателю  при исполнении работником трудовых  обязанностей;

2) недостачи ценностей,  вверенных ему на основании  специального письменного договора  или полученных им по разовому  документу;

3) умышленного причинения  ущерба;

4) причинения ущерба в  состоянии алкогольного, наркотического  или иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в  результате преступных действий  работника, установленных приговором  суда;

6) причинения ущерба в  результате административного проступка,  если таковой установлен соответствующим  государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом  тайну (государственную, служебную,  коммерческую или иную), в случаях,  предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не  при исполнении работником трудовых  обязанностей.

Материальная ответственность (МО) в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором. Работодатель вправе требовать возмещения ущерба в полном размере независимо от того, содержится ли в трудовом договоре с этим лицом условие о полной материальной ответственности. Договоры о полной МО с работниками заключаются по правилам, установленным ст. 244 ТК РФ. В настоящее время письменные договоры о полной МО могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной МО за недостачу вверенного имущества, утвержденным Постановлением Минтруда России. В иных случаях работник за причиненный ущерб может быть привлечен только к ограниченной МО - в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Средний заработок определяется в соответствии с Положением об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.