Учет расчетов с подотчетными лицами

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ 

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ-УЧЕБНО-НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КОМПЛЕКС»

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

ФАКУЛЬТЕТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ

 

Кафедра «Бухгалтерский учет и налогообложение»

 

 

 

Курсовая работа

по бухгалтерскому учету

 

 

 

на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами»

по материалам ОАО «ГМС Насосы»

Студента 3 курса группы 3-1 Мн (д)

Специальности 080507 «Менеджмент организации»

Ф.И.О. Цильк Людмила Борисовна

Научный руководитель__________________________________________________________

 

 

Курсовая работа сдана на рецензию ________________________

Отметка о допуске к защите_______________________________

Курсовая работа защищена на оценку_______________________

 

 

 

 

Орел 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на  представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а так же на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности.

Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и расходы по командировкам.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с  подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

      -изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

     -проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

    -осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

    -выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет».

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет».

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что  бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ГМС Насосы» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретико-методические  основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1. Экономическое  обоснование понятия подотчетного  лица. Нормативно-правовое регулирование  расчетов с подотчетными лицами

 

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе  и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

представительские расходы.

Тема расчётов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической  прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Но в то же время  следует заметить, что большинство  публикаций на эту тему сводится, как  правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств  организация обязана:

определить сумму подотчетных  средств и срок, на который она  выдается;

получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

выдать денежные средства работнику под отчет при условии  полного отчета или по ранее выданным авансам;

запретить передачу подотчетных  денежных средств от одного работника другому;

определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время. При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством Российской Федерации Министерством  финансов Российской Федерации. Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.  В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде системы. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых регулирование осуществляется наделенными соответствующими полномочиями субъектами управления.

1-ый уровень (законодательный)  – определяет сущность бухгалтерского  учета, его задачи, основные понятия,  используемые в учете, порядок  регулирования, организации и  ведения бухгалтерского учета  и представления бухгалтерской отчетности. К документам первого уровня прежде всего относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в котором регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, нормы которого учитывают при оформлении командировочных расходов, а также в нем оговаривается перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку; Налоговый кодекс РФ и т.д. Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

2-ой уровень (нормативный)  – устанавливает базовые правила  формирования полной и достоверной  информации по отдельным разделам  бухгалтерского учета и представления  информации в бухгалтерской отчетности. Второй уровень системы нормативного регулирования – это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации».

3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.  Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций», утверждённом решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18). В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы.

4-ый уровень (организационный)  – организации, руководствуясь  законодательством РФ о бухгалтерском  учете, нормативными актами органов,  регулирующих бухгалтерский учет  самостоятельно формируют свою учетную политику. Согласно ПБУ 1/2008 под учётной политикой понимают совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учёта, определяемых самой организацией на основе предусмотренных требований и особенностей деятельности. Общее требование, сформулированное Минфином России, состоит в том, чтобы в учётной политике были раскрыты способы бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчётности. Учётная политика разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Утверждению подлежат: