Учет расчетов с подотчетными лицами

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать  следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

3. Третий вид – итоговая  документация. Работник, возвратившийся  из командировки обязан сделать  отметку о прибытии в командировочном  удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне  авансового отчета предусмотрены отдельные  графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

Рис 1. Схема первичной документации

 

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов  отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. 

Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

2.2 Анализ финансово-хозяйственной  деятельности ОАО «ГМС Насосы»

 

Финансовое состояние  ОАО «ГМС Насосы» характеризуется  системой показателей, отражающих наличие, размещение, использование финансовых ресурсов предприятия и всю производственно-хозяйственную деятельность предприятия.

Основной формой при  анализе финансовых ресурсов является бухгалтерский баланс и отчет  о прибылях и убытках за 2009-2011г.г.

Определим ликвидность  баланса ОАО «ГМС Насосы», под  которой понимается степень покрытия обязательств организации ее активами, срок превращения которых в деньги соответствует сроку погашения обязательств.

Для этого проведем анализ соотношения активов по степени  ликвидности и обязательств по сроку  погашения, результаты которого представим в таблице 1.[2]

Приведенные в таблице  данные свидетельствуют, что баланс ОАО «ГМС Насосы» по состоянию  на 31 декабря 2011 года нельзя считать ликвидным. Из четырех соотношений, характеризующих соотношение активов по степени ликвидности и обязательств по сроку погашения, выполняется два (А3>П3 и А4<П4). Выполнение последнего показателя позволяет признать баланс ОАО «ГМС Насосы» удовлетворительным. Высоколиквидные активы (А1) не покрывают наиболее срочные обязательства (П1) организации. В соответствии с принципами оптимальной структуры активов по степени ликвидности, краткосрочной дебиторской задолженности (А2) должно быть достаточно для покрытия среднесрочных обязательств (краткосрочных кредитов и займов, П2). В данном случае это соотношение не выполняется – у ОАО "ГМС Насосы" недостаточно краткосрочной дебиторской задолженности (93% от необходимого) для погашения среднесрочных обязательств..

На основе проведенного анализа ликвидности баланса  рассчитаем коэффициенты оценки ликвидности  и платежеспособности предприятия. Результаты расчетов занесем в таблицу 2.[7]

Из приведенных расчетов видно, что на начало периода (на 01.01.2011г.) предприятие могло оплатить 7,4 % своих краткосрочных обязательств. На 01.01.10 г. этот показатель возрос в 5,5 раз. Значение данного показателя к концу 2011 года находится в пределах допустимого уровня (0,2-0,7).

Таблица 1- Анализ соотношения активов по степени  ликвидности и обязательств по сроку  погашения

Активы по степени  ликвидности	На конец отчетного  периода, тыс. руб.	Прирост за анализ. период, %	Нормативное соотношение	Пассивы по сроку погашения	На конец отчетного  периода, тыс. руб.	Прирост за анализ. период, %	Излишек/ недостаток платеж. средств тыс. руб., (гр.2 - гр.6)
А1. Высоколиквидные активы (денежные средства + краткосрочные финансовые вложения)	193 556	+18,8 раза	А1>П1	П1. Наиболее срочные обязательства (привлеченные средства) (текущая кредиторская задолженность)	270 320	148,2	-76 764
А2. Быстрореализуемые  активы (краткосрочная дебиторская  задолженность)	193 417	+7,8 раза	А2>П2	П2. Среднесрочные обязательства (краткосрочные кредиты )	208 271	7 раз	-14 854
А3. Медленно реализуемые  активы (долгосрочная дебиторская задолженность + прочие оборотные активы)	328 831	51,8	А3>П3	П3. Долгосрочные обязательства	103 484	111	+225 347
А4. Труднореализуемые  активы (внеоборотные активы)	398 852	40,7	А4<П4	П4. Постоянные пассивы (собственный  капитал)	532 581	53,4	-133 729

 

Тот факт, что наиболее ликвидные средства течение 2011.г. составляли около 41 % от обязательств предприятия свидетельствует о достаточности свободных денежных средств. В этих условиях текущая платежеспособность предприятия не зависит от надежности дебиторов.

 

Таблица 2 – Оценка ликвидности  и платежеспособности ОАО «ГМС Насосы»

Показатели	2009 г.	2010 г.	2011г.	Отклонение 2011 от 2009гг.		Темп роста,
				2010-2009	2011-2010	2010/2009	2011/2010
1	2	3	4	5	6	7	8
Коэффициент абсолютной ликвидности	0,001	0,074	0,411	0,073	0,337	7400	555,41
Коэффициент быстрой  ликвидности	0,21	0,39	0,822	0,18	0,432	185,71	210,77
Коэффициент текущей  ликвидности	1,48	1,34	1,52	-0,14	0,18	90,54	113,43

 

Коэффициент быстрой  ликвидности означает, что предприятие  могло погасить 82,2% своих краткосрочных  обязательств, если в качестве источников для их погашения (помимо денег и краткосрочных финансовых вложений) предприятие будет использовать и дебиторскую задолженность (в случае ее возврата). Значение данного показателя к концу 2011 года находится в пределах допустимого уровня (0,7:0,8-1,5).

Коэффициент текущей  ликвидности показывает, что ОАО «ГМС Насосы» располагает резервным запасом для компенсации убытков, которые может понести предприятие при размещении и ликвидации всех оборотных активов кроме наличности. Рост анализируемого показателя к концу 2011 года – результат влияния двух разнонаправленных факторов: увеличения оборотных активов на 44,9% при одновременном росте краткосрочных обязательств к концу отчетного периода на 22,5%.

Финансовое состояние  предприятия во многом зависит от оптимальности структуры источников капитала (соотношение собственных и заемных средств) и от оптимальности структуры активов предприятия и в первую очередь от соотношения основных и оборотных средств, а также от уравновешенности активов и пассивов предприятия по функциональному признаку.

Поэтому проанализируем структуру источников предприятия и оценим степень финансовой устойчивости и финансового риска. С этой целью рассчитаем следующие показатели (таблица 3) [8]

 

Таблица 3 - Анализ финансовой устойчивости ОАО «ГМС Насосы»

Показатели	2009 г.	2010 г.	2011г.	Отклонение 2011 от 2009гг.		Темп роста,
				2010-2009	2011-2010	2010/2009	2011/2010
Коэффициент финансового  левериджа или финансового риска	0,57	0,76	1,09	0,19	+0,33	133,3	143,4
Коэффициент обеспеченности собственными источниками финансирования (У2) (0,6-0,8)	0,30	0,23	0,19	-0,07	-0,04	76,6	82,6
Коэффициент финансовой независимости (У3)>=0,5	0,64	0,57	0,48	-0,07	-0,09	89,1	84,2
Коэффициент маневренности  собственных средств (У4) >=0,5	0,25	0,13	0,21	-0,12	+0,08	52,0	161,5
Коэффициент устойчивости финансирования (У5) (0,8-0,9)	0,64	0,58	0,57	-0,06	-0,01	90,6	98,3
Коэффициент финансовой независимости в части формирования запасов и затрат (У6)	1,40	1,48	1,79	0,08	+0,31	105,7	120,9
Коэффициент реальной стоимости  имущества производственного назначения	0,59	0,46	0,37	-0,13	-0,09	78,0	80,4
Коэффициент прогноза банкротств	0,16	0,13	0,21	-0,03	+0,08	81,3	161,5

 

В ходе проведенного анализа, финансовую устойчивость ОАО «ГМС Насосы»  можно охарактеризовать как нормальную. Значение всех коэффициентов близко к минимальному нормативному значению, но на протяжении 2010-2011г.г на предприятия наметилась отрицательная тенденция, направленная на снижение финансовой устойчивости.

Коэффициент финансового  левериджа в 2011г. по сравнению с 2010 годом возрос на 43,4%, Это свидетельствует о том, что на предприятии произошло снижение доли собственных средств, а заемных - выросла. На 1 рубль, вложенный в активы собственных средств, привлекают 1,09 руб. заемных средств.

Коэффициент обеспеченности собственными источниками показывает, что только 19% оборотных средств финансируется за счет собственных средств.

Коэффициент устойчивости финансирования показывает, что 48% активов  баланса сформировано за счет устойчивых источников.